Schluss mit der E-Mail-Flut: 7 Regeln für den Überblick

Veröffentlicht am 5. Mai 2016 in der Kategorie Management & People Skills von

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Schluss mit der E-Mail-Flut: 7 Regeln für den Überblick

Stöhnen Sie auch, wenn Sie den Eingangsordner Ihres Mail-Systems öffnen und eine Flut an neuen E-Mails feststellen? Lassen Sie sich davon nicht entmutigen, sondern bewahren Sie die Kontrolle.

Was leistet eine E-Mail?

Schluss mit der E-Mail-Flut: 7 Regeln für den Überblick

E-Mails sind eine unkomplizierte Art der schriftlichen Kommunikation ohne aufwendige Formatierungen wie bei Briefen. Erleichterungen bringen E-Mails aber in erster Linie für den Ersteller, weniger für den Empfänger, der sich einer Flut von oft spontan und unstrukturiert geschriebenen Nachrichten ausgeliefert fühlt.

Wann und wie sollte eine E-Mail als Kommunikationsmittel benutzt werden?

E-Mails sind das richtige Kommunikationsmittel, wenn es um Fakten geht, die nicht emotionsbehaftet sind. Telefonate oder noch besser persönliche Gespräche sind im Falle von kritischen Themen wesentlich effektiver und nachhaltiger, weil man Reaktionen des Kommunikationspartners wahrnehmen und darauf unmittelbar gezielt antworten kann.

In Ausnahmefällen kann man eine E-Mail auch dazu nutzen, um gleichzeitig eine Vielzahl von Personen zu informieren. Hier ist aber ganz besondere Sorgfalt anzuwenden. Sehr leicht können sich Flüchtigkeitsfehler einschleichen, die dann in großer Zahl vervielfältigt werden. Nachträgliche Korrekturen sind immer peinlich.

Wie sollten E-Mails verfasst werden?

Schon wenn der Ersteller seinen Text nur ein wenig strukturiert, macht er dem Empfänger und sich einen großen Gefallen, also zum Beispiel:

  1. Hintergrund / Sachverhalt
  2. Empfehlung / Anliegen
  3. Begründung / Nutzen

Auf diese Weise kann der Angeschriebene das Anliegen des Absenders leichter und zeitsparender nachvollziehen und es macht ihn gewogener, sich dafür einzusetzen.

So können E-Mails übersichtlicher werden:

Effiziente E-Mails enthalten nur ein Thema, um sie eindeutig archivieren zu können, selbstsprechende Stichworte in der Betreffzeile, die auf Dringlichkeit und Wichtigkeit hinweisen, und den vorangehenden Schriftverkehr für den Kontext. Nur ganz wichtige Punkte sollten durch Aufzählung und Fettschrift hervorgehoben werden. Am Schluss steht eine höfliche Grußformel ohne Abkürzung wie „MfG“, was ja nicht wirklich Zeit spart.

Eigentlich sollte, von Ausnahmen abgesehen, nur ein Adressat der Empfänger sein. Werden mehrere Empfänger zugleich angeschrieben, fühlt sich keiner von ihnen verantwortlich. Stehen im „cc“-Verteiler zu viele Personen, kann sich der Empfänger unter Druck gesetzt fühlen, und das ist für das Anliegen eher schädlich.

Wie sollten E-Mails bearbeitet werden?

Jeder sollte für sich entscheiden, welche Rolle E-Mails für die Erfüllung seiner Aufgaben spielen und wie viel Zeit er dafür aufwenden möchte. Eins ist sicher, wenn man seine E-Mails bearbeitet: Man wird nie fertig damit, es kommen immer wieder Neue nach. Das mag einen freuen oder ärgern. Am Besten ist es, sich darauf einzustellen und sich Techniken zulegen, wie man mit der E-Mail-Flut souverän umgeht.

7 wichtige Regeln, um die Kontrolle über die E-Mail-Flut zu behalten:

Schluss mit der E-Mail-Flut: 7 Regeln für den Überblick

1. Unerwünschte Newsletter abbestellen

2. Feste Zeiten für die Bearbeitung festlegen

Ein bis maximal drei Mal pro Tag je eine halbe Stunde und die Eingangsbenachrichtigung (z.B. Signalton) abschalten.

3. Sich mit jeder E-Mail nur einmal befassen

4. Wichtige Anfragen innerhalb von 24 Stunden beantworten

5. Gegebenenfalls automatisch filtern und sortieren

Die Suchfunktion in einem unsortierten Eingangsordner kann aber schneller sein, um etwas wiederzufinden.

6. E-Mails überfliegen und priorisieren

Die E-Mails nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren.

  • Erstellungsdatum,
  • Terminsituation,
  • Thema,
  • Informationsgehalt,
  • Absender,

nach dem Eisenhower-Prinzip bearbeiten und in Ordner verschieben:

  • Nicht dringlich und unwichtig: Löschen
  • Nur wichtige E-Mails ganz lesen
  • Wichtig: Bei wenig Aufwand sofort bearbeiten, bei größerem Aufwand abhängig von der Dringlichkeit zur späteren Bearbeitung terminieren
  • Wichtig für andere: Zur Information an Betroffene weiterleiten und löschen
  • Dringlich und weniger wichtig: Weiterleiten oder delegieren
  • Nicht dringlich und könnte später mal wichtig werden: Ungelesen archivieren
Schluss mit der E-Mail-Flut: 7 Regeln für den Überblick

Eisenhower-Prinzip nach Dwight D. Eisenhower, US-General, 1890 bis 1969

7. Eingangsordner am Ende des Tages leeren, auch wenn das Mut zum Loslassen erfordert.

Nach längerer Nichterreichbarkeit ist eine Sichtung der E-Mails in zeitlich umgekehrter Reihenfolge hilfreich, also „Last In – First Out“, da sich viele ältere Angelegenheiten oft schon überholt haben.

Mit diesen sieben Regeln gelingt es, die tägliche E-Mail-Flut souverän abzuarbeiten. Zuvor sollte man aber einmal geklärt haben, was für einen persönlich wichtig ist.

E-Mails sind Fluch & Segen zugleich

Schluss mit der E-Mail-Flut: 7 Regeln für den Überblick

E-Mails zu lesen kann sogar zur Sucht werden. Dan Ariely beschreibt diese Sucht als „variable Verstärkung“. Wenn nach einer bestimmten Handlung eine Belohnung folgt, ist das eine Verstärkung. Tritt die Belohnung nicht nach jeder Handlung ein, ist das eine variable Verstärkung.

Roulette, Poker & Co.: Das Checken von Mails

Bei Glücksspielen kann man erleben, wie das funktioniert. Viele schauen auch ohne das akustische Eingangssignal „Pling“ immer mal wieder nach, ob neue E-Mails eingegangen sind. Wie bei einem Glücksspiel ist vielleicht auch mal eine erfreuliche Nachricht dabei.

Dennoch können wir ohne E-Mails heute nicht mehr leben, sie sind ein schnelles und unkompliziertes Kommunikationsmittel. Wir sollten uns durch E-Mails nur nicht von den wirklich wichtigen Themen ablenken lassen und unsere Arbeitszeit lieber für die Umsetzung unserer Ziele nutzen.

Quintessenz: Bewusste Zeiteinteilung, mehr Zufriedenheit

Eine eingegangene E-Mail ist nicht schuld, wenn wir unsere Zeit mit ihr vertan haben. Wir haben unsere Zeit nur nicht gut genutzt. Oder: Wenn Sie souverän mit E-Mails umgehen, stellt sich Erfolg und Zufriedenheit ein.

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Schluss mit der E-Mail-Flut: 7 Regeln für den Überblick

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Gebundene Ausgabe: 128 Seiten
ISBN-10: 3869365617
ISBN-13: 978-3869365619

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