Selbstmanagement: „Morgen, morgen, nur nicht heute,…“ – Nie mehr Aufschieben!

Veröffentlicht am 28. Mai 2009 in der Kategorie Management & People Skills von

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Man hatte sich so viel für den Tag vorgenommen und alles fein säuberlich auf einer To-Do Liste festgehalten. Abends fragt man sich dann öfters, wo der ganze Tag geblieben ist. Wie konnte das Schreiben zweier E-Mails, einige Telefongespräche und kurz einkaufen gehen sechs Stunden dauern?

Das wichtige Projekt, für das die Deadline immer näher rückt, ist wieder kein Stück vorangekommen. Wenigstens ist man nun bestens über den Facebook-Status aller seiner Freunde und die neuesten Youtube-Videos informiert…

In diesem Artikel möchte ich einige Tipps geben, wie man Prokrastination vermeidet und somit produktiver mit seiner Zeit umgeht.

Selbstmanagement: Warum schieben wir Arbeit auf?

Es stellt sich die Frage, warum wir uns überhaupt in dieser schädlichen Art und Weise verhalten. Wir sind weder produktiv, noch lässt uns das schlechte Gewissen diese Zeit wirklich genießen.

Das Verhalten des Aufschiebens hat in den seltensten Fällen etwas mit Faulheit zu tun, sondern lässt sich im Großen und Ganzen auf die zwei Faktoren Angst und Belohnung zurückführen.

Wir stellen oft hohe Anforderungen an uns selbst und haben Angst diesen angestrebten Perfektionismus nicht zu erreichen. Um dieses potenzielle Versagen zu vermeiden, fangen wir mit der Arbeit gar nicht erst an.

Genauso kann Angst vor Erfolg uns hemmen. Erfolg führt oft dazu, dass mehr Aufgaben nachfolgen, die dazu noch schwieriger sind.  Diese Angst geht oft mit einer jahrelangen Konditionierung durch Eltern, Lehrer oder Vorgesetzte einher, für die Arbeit nie gut genug sein kann. Wir finden uns in einem Kreislauf von Aufschieben und größer werdender Angst zu versagen wieder.

Der zweite Hauptgrund für das Aufschieben ist, dass wir zunächst belohnt werden. Oft werden wir unglaublich kreativ im "Erfinden" von Arbeiten, um uns vor wirklich wichtigen Dingen zu drücken.

Mir kam in meinen Prüfungsphasen zum Beispiel immer urplötzlich das Bedürfnis, noch kurz den Müll runterzubringen, die Wohnung zu putzen oder meinen Desktop auszumisten. Diese „angenehmeren“ Aufgaben schaffen uns kurzfristig Entlastung und lenken uns von der unangenehmen Aufgabe ab.

Selbstmanagement: Ändern Sie Ihr Vokabular

Um das Aufschieben erfolgreich in den Griff zu bekommen, müssen Sie, wie bereits angedeutet, Ihre Einstellung zu Arbeit und zu sich selbst ändern.

Beobachten Sie einmal, wie Sie mit sich selbst reden:

  • „Ich muss!“,
  • „Ich sollte unbedingt noch etwas arbeiten“,
  • „Ich muss unbedingt damit fertig werden.“,
  • „Es ist noch so viel Arbeit…“,
  • „Ich muss das perfekt erledigen.“ oder
  • „Ich kann es mir jetzt nicht erlauben, frei zu machen“.

Kommt Ihnen das so oder in ähnlicher Form bekannt vor? Diese Aussagen implizieren, dass wir gegen unseren Willen handeln und dass wir uns gegen die Arbeit wehren.

Streichen Sie „muss“ und „sollte“ aus Ihrem Vokabular. Ersetzen Sie die Aussagen durch

  • „Ich entscheide mich dafür“,
  • „Wann und wie kann ich mit der Arbeit loslegen?“,
  • „Ich kann mit einem kleinen Schritt anfangen“,
  • „Ich werde ein menschliches Ergebnis erzielen - nothing is perfect! “ oder
  • „Ich muss mir Freizeit gönnen!“.

Mehr Freizeit = Mehr Produktivität?

Die schlimmste Form der Prokrastination ist die Prokrastination am Leben. Die schönen Dinge des Lebens werden auf unbestimmte Zeit aufgeschoben, wenn es mal nicht so viel zu tun gibt. Dieser Fall tritt leider sehr selten ein.

Während meines letzten Trips habe ich in Honduras einen Vulkan bestiegen. Der Weg nach oben kam mir vom Fuß des Vulkans unendlich lang vor. Ich konnte mir nicht vorstellen, jemals den Weg hoch zu schaffen. Der Guide hat uns jedoch ständig damit motiviert, dass die nächste Rast bald anstehe.

Die Aussage, dass es noch 10 Minuten bis zur nächsten Pause sind, ist natürlich viel motivierender als „Nur noch 6 Stunden bis zum Gipfel“. Genauso sollte ein großes Projekt angegangen werden. In kleinen Schritten mit regelmäßiger Zeit für Erholung. Dies gibt uns ein Gefühl der Kontrolle. Außerdem gewinnen wir Selbstwertgefühl zurück, da wir nicht mehr nur für die Arbeit leben.

Genauso wie es unmöglich ist, einen Berg am Stück zu besteigen, ist es unmöglich, produktiv zu arbeiten, ohne ab und an die Batterien aufzuladen und neue Energie und Motivation zu tanken.

Werfen Sie Ihre To-Do Liste weg

Meistens planen wir unsere Zeit völlig unrealistisch. Ein Wochenende hat keine 48 Stunden. Wir vergessen oft, dass wir manchmal auch schlafen, essen und noch weitere schöne Dinge tun müssen dürfen!

Dr. Neil Fiore empfiehlt in seinem Buch „The Now Habit“ (unbedingt empfehlenswert, wenn man ernsthaft gegen Prokrastination vorgehen will!)  eine Technik, die mir besonders weitergeholfen hat. Er nennt sie „The Unschedule“.

Es handelt sich um einen Wochenkalender, der 24 Stunden pro Tag hat. Diesen erstellt man sich am einfachsten mit Excel und druckt ihn aus. In diesen Kalender tragen wir nun zunächst fest eingeplante Aktivitäten ein: Schlaf, Mahlzeiten und fixe Termine (z.B. Meetings).

Im nächsten Schritt werden Freizeit- und Sportaktivitäten eingetragen. Abschließend noch Dinge, die immer wieder Zeit benötigen, wie z.B. das morgendliche Pendeln. Sonst tragen wir nichts in den Kalender ein.

Wo bleibt die Arbeit? Der Kalender verfolgt folgenden Effekt: Er zeigt uns, wie viel Zeit tatsächlich für wichtige Projekte vorhanden ist und gibt uns einen realistischeren Blick. Zusätzlich motiviert er uns, da wir zunächst nur angenehme Dinge sehen (und gerade keine fünf Meter lange To-Do-Liste!).

Die Zeit, die jetzt noch offen ist, verwenden wir darauf, an wichtigen Projekten zu arbeiten. Wir nehmen uns vor, genau eine halbe Stunde an unserem wichtigsten Projekt zu arbeiten. Nicht länger. Eine halbe Stunde tut nicht weh, ist aber lang genug, um ein gutes Stück voranzukommen.

Wenn wir es geschafft haben, dürfen wir diese halbe Stunde produktive Arbeit in unseren „Unschedule“ eintragen. Diese produktiven halben Stunden tracken wir über den Tag und über die Woche.

Dies vermeidet das uns allen bestens bekannte Gefühl: „Wo ist der Tag denn wieder geblieben?“ und macht uns natürlich auch stolz, was wir über den Tag/die Woche geschafft haben.

10 weitere Tipps gegen das Aufschieben

  1. Halten Sie einen Schreibblock bereit, während Sie produktiv arbeiten. Schreiben Sie alle Aufgaben auf, die Ihnen momentan so unglaublich wichtig vorkommen, dass Sie unbedingt Ihre Arbeit unterbrechen wollen. Erledigen sie diese Aufgaben später oder gar nicht.
  2. Fokussieren Sie sich immer nur auf das, was Sie jetzt tun können.
  3. Verabschieden Sie sich von dem Gedanken, dass Arbeit sofort perfekt sein muss. Beginnen Sie erstmal mit einem Entwurf.
  4. Erlauben Sie es sich, Fehler zu machen. Die erfolgreichsten Personen haben auch die meisten Fehler gemacht und daraus gelernt.
  5. Beginnen Sie klein. Auch ein Marathon beginnt mit einem ersten Schritt.
  6. Denken Sie nicht: „Wie soll ich das nur fertig bekommen?“. Fokussieren Sie sich darauf, immer wieder anzufangen. So erledigt sich das Fertigwerden von allein.
  7. Nehmen Sie sich nur eine halbe Stunde produktive Arbeit am Stück vor. Kontrollieren Sie diese Zeit mit einer Stoppuhr. Notieren Sie sich die Anzahl der halben Stunden, die Sie pro Tag schaffen. In einer halben Stunde (ohne jede Art von Unterbrechung, kein Telefon, keine Mails lesen usw.) können Sie schon sehr viel erreichen.
  8. Gönnen Sie sich einen freien Tag in der Woche.
  9. Wenn Sie die Angst vor einer Aufgabe lähmt, schreiben Sie sich das Worst-Case-Szenario auf. Was kann im allerschlimmsten Fall passieren? Was würde ich dann tun? Welche Alternativen stehen mir offen? Was kann ich jetzt, in genau diesem Moment tun, dass es gar nicht soweit kommt?
  10. Hören Sie nicht auf zu arbeiten, wenn Sie ein Tief haben. Zwingen Sie sich, weitere fünf Minuten durchzuhalten und an dem Problem dranzubleiben und noch ein Stückchen voranzukommen. So wir es Ihnen am nächsten Tag viel leichter fallen, wieder zu beginnen.

Fazit

Wenn Sie Aufgaben aufschieben, heißt das nicht, dass Sie disziplinlos und faul sind. Vielmehr sollten Sie Ihre Einstellung zu Arbeit ändern.

Arbeit sollte nicht als bedrohend, lähmend und niemals endend wahrgenommen werden. Erledigte Arbeit muss durch Freizeit belohnt werden. So stellt sich nach und nach eine positive Einstellung zu Arbeit ein.

Obwohl Sie mehr Freizeit genießen, werden Sie weitaus produktiver sein. Gleichzeitig können Sie diese Freizeit ohne jedes schlechte Gewissen genießen.

(Bild: © aldegonde le compte - Fotolia.de)