Mitarbeiter-Arbeitszeiterfassung: Excel vs. Online vs. Software

Veröffentlicht am 11. April 2014 in der Kategorie IT & Technik von

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Zeiterfassung für Mitarbeiter inkl. Vorlage in ExcelSie machen Überstunden? Haben Sie Ihre Zeiterfassung und Arbeitszeiten genau im Blick? Wie errechnen Sie den Zeitaufwand für Ihre verschiedenen Projekte?

Egal ob Start-up, Freelancer oder KMU – Zeiterfassung für Mitarbeiter ist für alle Unternehmensformen und -größen unerlässlich. Dabei geht es nicht nur darum, die Anwesenheit der Mitarbeiter zu dokumentieren, sondern vor allem deren aufgaben- und projektbezogene Arbeitszeiten zu erfassen. Denn sie bilden die Basis, um Budgets und Aufwände zu kontrollieren, abgeschlossene Projekt abzurechnen, Kalkulationen für zukünftige Aufgaben zu erstellen oder Kapazitäten zu verplanen.

Mitarbeiter, die bestimmte Aufgaben besonders effizient erledigen, werden identifiziert, ebenso wie Schulungsbedarf aufgedeckt wird. So kann die Personalentwicklung im Unternehmen vorangetrieben werden. Und auch Ansätze für die Prozessoptimierung lassen sich aus den erfassten Zeiten ableiten. Im folgenden werden verschiedene Möglichkeiten der Zeiterfassung für Mitarbeiter vorgestellt. Sowie deren Einsatzgebiete und Vor- & Nachteile.

1. Excel vs. Online-Zeiterfassung

Weit verbreitet ist nach wie vor die manuelle Zeiterfassung mit Excel-Vorlagen. Denn die Zeiterfassung mit Excel stellt eine einfache Methode dar, weil keine Einarbeitung in ein neues System stattfinden muss. Zudem ist Excel fast immer kostengünstig bzw. kostenlos, da die Software überwiegend sowieso schon im Unternehmen vorhanden ist.

Komfortabler ist meist die Nutzung einer Online-Zeiterfassung. Sie bieten den Vorteil, dass Arbeitszeiten jederzeit, an jedem Ort und in der Regel auch von jedem Endgerät aus protokolliert werden können – die Mitarbeiter müssen sich einfach mit ihrem individuellen Nutzerzugang einloggen. Diese Lösung ist z.B. geeignet für Freelancer, aber auch für Unternehmen, die Mitarbeiter auf der ganzen Welt beschäftigen.

2. Zeiterfassung mit Stoppuhr-Funktion

Viele Anbieter von Online-Zeiterfassungen stellen eine Stoppuhr-Funktion bereit. Diese wird vom Mitarbeiter aktiviert, wenn er beginnt für ein bestimmtes Projekt oder einen Kunden zu arbeiten, und wieder deaktiviert, wenn er die Aufgabe wechselt. Durch die Protokollierung in Echtzeit besteht nicht die Gefahr, dass am Ende des Arbeitstages vergessen wird, die Zeiten zu erfassen. Zudem ist die Erfassung und damit auch die Abrechnung sekundengenau möglich.

Der Nachteil: Wenn es jedoch hektisch wird und der Mitarbeiter häufig zwischen Projekten wechseln muss, kann die Arbeit mit der Stoppuhr schnell lästig werden. Klingelt beispielsweise während einer laufenden Aufgabe das Telefon, muss unmittelbar umgestempelt werden. Nicht immer ist dies direkt möglich, sodass Zeiten nachträglich korrigiert werden müssen.

3. Manuelle Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten

Eine Alternative zur Stoppuhr ist das manuelle Eintragen der Arbeits- und Projektzeiten in eine Zeiterfassungssoftware: Möglichst zeitnah beim Wechsel der Aufgaben, spätestens jedoch am Ende des Arbeitstages protokolliert der Mitarbeiter alle seine Zeiten. Viele Unternehmen verzichten dabei auf die minuten- oder gar sekundengenaue Erfassung und lassen nur Mindestzeiten von einer Viertelstunde oder halben Stunde eintragen.

Wie die Protokollierung der Arbeitszeiten vorgenommen wird, kann also von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich gehandhabt werden. Mittlerweile gibt es auch eine Vielzahl an Freeware oder kostenfreien und kostenpflichtigen Apps, die für eine manuelle Zeiterfassung geeignet sind. Voraussetzung hierfür ist natürlich ein Smartphone.

Zeiterfassung als Teil der Unternehmenskultur

So wichtig sie auch ist, von vielen Mitarbeiter wird Zeiterfasssung nach wie vor als lästig empfunden, manche fühlen sich dadurch sogar überwacht. Eine Folge ist häufig, dass Arbeitszeiten unvollständig oder falsch erfasst werden. Deshalb muss die Zeiterfassung als fester Bestandteil der Unternehmenskultur etabliert werden, im Idealfall von Beginn an. Zudem muss den Mitarbeitern klar sein, welche Vorteile eine korrekte und vollständige Arbeitszeiterfassung für das Unternehmen hat, und dass ihnen daraus kein Nachteil entsteht. Beispielsweise kann man den Mitarbeitern die Möglichkeit geben ihre Überstunden in freien Tagen "einzulösen".