Selbstmanagement: Weitermachen oder Wegwerfen?

Veröffentlicht am 7. Oktober 2009 in der Kategorie Management & People Skills von

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pdaEs gibt viele Zeitexperten, die sich mit der Frage beschäftigen, wie man den Alltag mit den einprasselnden Informationen und der zunehmenden Papierflut bewältigen soll. Die einen favorisieren die Strategie sich auf das Wichtigste in den Morgenstunden zu fokussieren, die anderen bevorzugen die Strategie bis um 10.00 Uhr morgens alles Unangenehme wegzuarbeiten.

Ja, die Meinungen gehen auseinander. Wenn wundert’s? Wichtig ist, dass Sie Ihren eigenen Arbeitsstil finden, der Ihnen wie auf den Leib zugeschnitten ist. Schauen Sie sich mal folgende Alltagssituationen im Business an. Wie würden Sie entscheiden: Weitermachen oder wegwerfen?

1. Situation

Wie wild suchen Sie ein Dokument, finden es aber nicht. Was folgt? Während der Suche verzetteln Sie sich, die herumliegende Notiz A erinnert Sie an einen wichtigen Anruf, die herumliegende Notiz B erinnert Sie an Ihr noch laufendes Projekt und die herumliegende Notiz C erinnert Sie ...

Die Gefahr ist groß, dass bei der Suche tausend andere Eingangsfächer aufgemacht werden. „Oh, da ist ja das Angebot von Herrn Meier – den könnte ich doch gleich mal anrufen.“ Gedacht, getan, und auch das Gespräch mit Herrn Meier löst weitere Aktivitäten aus. In Nullkommanichts haben Sie 10 andere Aufgaben eingesammelt und verlieren Ihr ursprüngliches Ziel aus den Augen: nämlich die Suche nach Dokument x.

Nach gut einer Stunde kommen Sie wieder auf Ihren Ursprungspfad zurück: „Ich brauche doch das Dokument x und ich habe es immer noch nicht. Gleich steht mein Chef auf der Matte und dann gibt es bestimmt Ärger.“ Wäre in diesem geschilderten Fall ein konsequentes Weitermachen bzw. Abarbeiten von Aufgabe A-Z nicht effektiver gewesen?

2. Situation

Innerlich sind Sie zerrüttet, total aufgebracht und außer Fassung. Sie schäumen über und können sich kaum zügeln. Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch. Statt sich auf Ihre eigentliche Aufgabe zu konzentrieren, frisst der Ärger mit dem Chef Ihre Gedanken auf. Die Gedanken springen von einer in die andere Hirnhälfte. Sie beruhigen sich nicht und es hat wohl auch keinen Sinn, verkrampft an Ihrer Aufgabe dranzubleiben.

Machen Sie an dieser Stelle einen Schnitt: Lassen Sie Ihre Gedanken mit dem symbolischen Wegwerfen los. Räumen Sie irgendetwas auf! Ihren Schreibtisch, eine Schublade, überquellende Ordner. Im Moment der größten Anspannung wirkt Aufräumen entspannend, entladend und geradezu befreiend. Es macht Ihren Kopf frei und lässt Sie nach einer Stunde wieder in eine bessere Stimmung zurückkehren.

Selbstmanagement: Stück für Stück zu einem klaren Kopf

Entscheiden Sie: Weitermachen oder Wegwerfen? Vom Grundsatz her ist das konzentrierte Weitermachen die klügere Lösung. Ausnahme: Störungen haben Vorrang. Will heißen, wenn Ärger und Wut überhand nehmen, dann ist die Störung ernst zu nehmen. Ein Weitermachen wäre kontraproduktiv. Hilfreich ist dann erstmal ein Lösen von der eigentlichen Aufgabe.

Ansonsten helfen die drei „Schnelltipps“, um den Alltag zielorientiert und effektiv zu begegnen:

  1. Bringen Sie Ihre Aufgaben schriftlich zu Papier. Und wenn es nur morgens ein benutzter Briefumschlag ist, auf dem Sie auf der Rückseite Ihre Aufgaben notieren. Mit diesem Gedankenkonstrukt bleiben Sie hauteng bei Ihren Tagesaufgaben. Werfen Sie immer wieder einen Blick auf diese Notizen. Einen fertigen Aufgabenpunkt streichen Sie genüsslich durch. Natürlich sollten Sie die Aufgabenliste nicht sklavisch sehen. Zwischendurch dürfen Sie gerne auch mal Ihre „Zeit wegwerfen“, einen kleinen Small-Talk halten – denn auch das ist „Seelenpflege“ pur.
  2. Stellen Sie Ihren Tages-Aufgabenplan nach Ihrem eigenen (Bio-)Rhythmus auf. So wie nicht jede Entspannungsübung zu jedem passt, so ist es auch mit vielen Zeitmanagement-Regeln. Nicht jede Regel ist adaptierbar. Ich beispielsweise fange jeden Morgen mit dem Öffnen von Outlook an. Auch wenn einige Zeit-Koryphäen behaupten, dass man die ersten Stunden für solchen unwichtigen Kram nicht verwendet, fühle ich mich wohler, wenn ich weiß, was in meinem Mail-Account frühmorgens los ist. Alles, was ich nicht brauche, lösche ich direkt und ratzfatz.
  3. Momente der Leere: Ein Kopf kann nicht unentwegt denken und im letzten Gang fahren. Ein Runterschalten zwischendurch ist nötig und wichtig. Wissen Sie, dass dieser Wechsel bereits nach 90 Minuten erfolgt? Wissenschaftler haben herausgefunden, dass unser Gehirn nach 90 Minuten hochgeistiger Anspannung auf eine kleinere Stufe herunterfährt. Beachten Sie diese Zyklen und legen Sie öfters mal eine Pause ein. Diese „leere“ Zeit können Sie dann sehr gut füllen, in dem Sie sich beispielsweise von Überflüssigem trennen. Werfen Sie weg und beweisen Sie Mut zur Lücke.

(Bild: © Phototom - Fotolia.com)