Executive Search: So kriegen Sie die Besten der Besten

Wenn Unternehmen hochqualifizierte Spezialisten suchen, dann kommen sie mit dem Schalten von Anzeigen oft nicht weit. Denn die gesuchten Experten sind meist nicht nur rar, sie arbeiten in der Regel auch bereits für andere Unternehmen – und sind mit ihrem Job zufrieden. Entsprechend schwer sind sie zu einem Stellenwechsel zu bewegen.

Ein Autoproduzent sucht einen Steuerexperten, der zugleich topfit im internationalen Reporting ist. Eine Versicherung sucht einen Informatiker, der sich auch mit Industrieversicherungen auskennt. Ein Pharmaunternehmen sucht einen Chemiker, der mit der Produktion von Seren vertraut ist.

Immer wieder suchen Unternehmen hochqualifizierte Spezialisten, die über ein bestimmtes Expertenwissen und ganz spezielle Erfahrungen verfügen; hochqualifizierte Fachleute also, von denen die Verantwortlichen bereits im Voraus wissen: Personen mit einem solchen Profil sind rar.

Dann versagen zumeist die klassischen Wege der Personalsuche, wie zum Beispiel das Schalten von Anzeigen in Tageszeitungen, weil von den ohnehin raren Spezialisten aktuell nur ein Dutzend oder gar nur eine Handvoll aktiv auf Stellensuche sind. Entsprechend gering ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie gerade am Wochenende x den Stellenmarkt der Tageszeitung y durchforsten und auf die Stellenanzeige stoßen. Und noch geringer ist die Chance, dass sie sich anschließend bei dem inserierenden Unternehmen bewerben – insbesondere wenn dieses nicht zu den Giganten im Markt zählt.

Ein glasklares Anforderungsprofil formulieren

Wie sollte ein Unternehmen also in einer solchen Situation bei der Personalsuche vorgehen? Der erste Schritt ist, wie stets, wenn eine vakante Stelle zu besetzen ist: Das Unternehmen sollte ein Anforderungsprofil an den künftigen Stelleninhaber formulieren.

Das tun die Unternehmen in der Regel auch. Doch leider fehlt den Anforderungsprofilen für die gesuchten Spezialisten häufig die nötige Konkretion und Präzision – vor allem, weil die Personalabteilung, die den Experten sucht, und die Fachabteilung, die ihn braucht, zu wenig miteinander kommunizieren. Das wäre aber nötig. Denn die Personalabteilung allein weiß oft nicht, welche Fähigkeiten und Fertigkeiten der Neue in seinem Job genau braucht.

Und die Fachabteilung? Sie erachtet häufig das, was der bisherige Stelleninhaber tat, als so selbstverständlich, dass ihr gar nicht bewusst ist, dass hierfür spezielle Kenntnisse, Fähigkeiten und Persönlichkeitsmerkmale nötig sind – zum Beispiel ein fundiertes Know-how über den Umgang mit Gefahrenstoffen. Oder die Fähigkeit komplexe, technische Sachverhalte Laien verständlich zu erklären. Und wenn ihr dies bewusst ist? Dann fragt sie sich viel zu selten: Welche Eigenschaften und Fähigkeiten sollte der künftige Stelleninhaber im Gegensatz zum bisherigen haben, damit wir die Punkte a, b und c besser machen können?

Keine vorschnellen Antworten akzeptieren

Werden die Anforderungen an den künftigen Stelleninhaber nicht glasklar formuliert, dann können sie auch nicht in die Stellenausschreibung einfließen. Die Folge: Es bewerben sich, wenn überhaupt, die falschen Kandidaten. Außerdem kann im Personalauswahlverfahren die Eignung der Bewerber nur bedingt geprüft werden, weil geeignete Parameter hierfür fehlen. Also werden oft die falschen Kandidaten ausgewählt. Entsprechend häufig trennen sich bereits nach wenigen Monaten die Wege des Unternehmens und des neuen Mitarbeiters wieder – und die Personalsuche beginnt erneut.

Deshalb sollten Unternehmen, gerade wenn sie hochqualifizierte Spezialisten suchen, die in ihrer Organisation eine Schlüsselfunktion haben, erwägen, einen Personalberater als Unterstützer beim Definieren des Anforderungsprofils hinzuzuziehen – und zwar einen Berater, der ebenfalls spezialisiert ist. Zum Beispiel auf ihre Branche oder die relevante Berufsgruppe.

Seine Aufgabe beim Formulieren des Anforderungsprofils besteht im Wesentlichen darin, zu fragen. Zum Beispiel: Was macht der Spezialist genau in Ihrem Unternehmen? Mit wem muss er kooperieren? Über welche persönlichen Eigenschaften sollte er verfügen? Alles scheinbar banale Fragen. Und genau hier liegt die Gefahr. Oft geben sich die Unternehmen vorschnell mit Worthülsen wie „umsetzungsstark“ oder „teamfähig“ zufrieden, statt zum Beispiel nachzufragen: Was bedeutet es konkret, dass der neue Controller „ein Stratege“ sein soll? Soll er das Controlling neu strukturieren? Oder soll er bei der Arbeit auch die langfristigen Ziele des Unternehmens im Auge haben? Oder sollen von ihm auch Veränderungsimpulse für das Gesamtunternehmen ausgehen. Oder soll er … ?

Oft können die Firmeninternen solche (Rück-)Fragen spontan nicht beantworten. Dann hilft zuweilen die Frage weiter: Können Sie mal Ihren Traumkandidaten beschreiben? Wie würde er sich in der Situation x oder y verhalten? Und beschreiben Sie mal den Kandidaten, den Sie keinesfalls einstellen würden? Wie würde er sich in denselben Situationen verhalten? Wenn man Firmeninterne dies fragt, dann fangen sie oft plötzlich an zu sprudeln und binnen weniger Minuten liegt das Rohmaterial auf dem Tisch, aus dem abgeleitet werden kann, über welche Fähigkeiten und Eigenschaften der künftige Stelleninhaber verfügen sollte.

Die Anforderungen gewichten

Sind die Anforderungen definiert, gilt es diese zu gewichten. Das heißt, nun sollten sich die Verantwortlichen fragen: Welche Merkmale sind unabdingbar und welche können bei der Auswahl eher eine untergeordnete Rolle spielen? Dies ist gerade beim Suchen von hochqualifizierten Spezialisten, von denen es nur wenige gibt, wichtig. Denn dann ist es meist unwahrscheinlich, dass das Unternehmen genau die Person findet, die ihren Traumvorstellungen entspricht.

Also muss das Unternehmen Abstriche machen und sich zum Beispiel fragen: Ist es wirklich unabdingbar, dass sich unser neuer Speditionsleiter mit dem chinesischen Zollrecht auskennt oder können wir dieses Wissen nicht auch von externen Spezialisten einkaufen? Oder: Ist es wirklich wichtig, dass unser neuer Controller bereits fit im Umgang mit dem Anwendungsprogramm xy ist, oder können wir ihm dieses Können nicht in wenigen Wochen vermitteln?

Auch bei diesem Entscheidungsprozess ist oft ein externer Unterstützer wichtig, der den Firmeninternen zum Beispiel sagt: „Die eierlegende Wollmilchsau, die ihr sucht, findet ihr zurzeit auf dem Arbeitsmarkt nicht. Denkt mal darüber nach, ob statt des gewünschten Diplom-Wirtschaftsingenieurs mit mindestens fünf Jahren Branchenerfahrung nicht auch ein Fachhochschul-Absolvent eure Anforderungen erfüllt, wenn er …“

Ein attraktives Angebot schnüren

Wenn das Anforderungsprofil steht, sollte das Unternehmen sich überlegen: Was können und wollen wir den Wunschkandidaten eigentlich bieten? Auch das fragen sich Firmen oft nicht in ausreichendem Maße. Häufig denken sie: Hauptsache, wir bieten den Leuten ein ordentliches Gehalt und die üblichen Sozialleistungen, dann kommen sie schon. Doch ein gutes Gehalt erhalten hochqualifizierte Spezialisten auch bei anderen Unternehmen und deren Sozialleistungen sind auch nicht ohne. Warum sollte ein Spezialist, der eine gute Stelle hat, diese wechseln, wenn ihm nicht mehr geboten wird?

Doch was kann dieses Mehr sein? Ob sie 10.000 Euro mehr oder weniger pro Jahr verdienen, das ist vielen Top-Leuten egal. Zumindest nehmen sie hierfür allein keinen Stellenwechsel in Kauf, der eventuell sogar mit einem Ortswechsel verbunden ist. Bliebe die Aussicht auf die Übernahme einer gehobenen Führungsposition. Diese können und wollen Unternehmen den begehrten Spezialisten meist nicht bieten. Schließlich sind diese ja gerade wegen ihres Spezialwissens und nicht wegen ihrer Führungsqualitäten für sie interessant.

Was bleibt also, um die Spezialisten zu ködern? Oft reizen Spezialisten die fachlichen Entwicklungsperspektiven, die ihnen ein Job bietet. Ein weiterer Trumpf können die personellen und technischen Ressourcen sein, die ihnen zur Verfügung gestellt werden. So wechselte zum Beispiel schon manch Biochemiker die Stelle, weil der neue Arbeitgeber besser ausgestattete Laboratorien hatte. Oder weil ihm für die Forschung ein größeres Budget zur freien Verfügung stand.

Ein weiteres As im Ärmel kann der Zugang zu fachlicher Weiterbildung sein. Dies ist gerade für Spezialisten, deren Fachwissen schnell veraltet, oft ein Wechselmotiv. Als Beispiele seien hier Fachjuristen und Steuerexperten genannt. Aber auch viele Naturwissenschaftler, Ingenieure und IT-Fachleute plagt (zurecht) latent die Angst: Wenn ich mich nicht weiterbilde, entwickle ich mich in den Augen der Unternehmen allmählich vom Spezialisten zum „Fachidioten“. Das heißt, mein Marktwert sinkt. Entsprechend froh sind sie, wenn ihnen die Möglichkeit geboten wird, ihr Wissen up-to-date zu halten oder sogar zu erweitern.

Und keinesfalls sollte man unterschätzen, wie hoch die Bedeutung der weichen Standortfaktoren für die Jobwahl hochqualifizierter Spezialisten ist. Schließlich sind sie in der Regel keine „Greenhorns“, die gerade die Hochschule verlassen haben. Sie blicken vielmehr auf einige Jahre Berufserfahrung zurück. Also sind sie oft in einer Lebensphase, in der die Familienplanung beginnt, sofern sie noch keine Familie haben. Deshalb fragen sie (und ihre Lebenspartner) sich, bevor sie sich für einen Stellenwechsel entscheiden, auch: Welches Schul-, Freizeitangebot usw. bietet mir/uns der neue Wohnort?

Das Vorgehen bei der Mitarbeitersuche definieren

Ist neben dem Anforderungsprofil das Angebot an den potenziellen Mitarbeiter formuliert, kann der Weg definiert werden, über den die Wunschkandidaten gesucht werden. Zuweilen ist das Schalten von Anzeigen in Fachzeitschriften und Branchenmagazinen erfolgversprechend. Je spezieller das Profil des neuen Mitarbeiters ist und je rarer die potenziellen Kandidaten sind, um so seltener führt jedoch dieser Weg zum Ziel. Also bleibt nur die Direktansprache.

Bevor ein direktes Ansprechen der potenziellen Kandidaten möglich ist, muss das Unternehmen jedoch deren Namen kennen. Hilfreich kann hierbei in Einzelfällen das Durchforsten solcher Online-Portale wie Xing sein. Doch dieser Weg führt immer seltener zum Ziel – unter anderem, weil die wenigen wirklich guten Leute, die sich dort präsentieren, mit Anfragen überschüttet werden. Erfolgsversprechender ist oft das Durchforsten der Teilnehmerlisten von Fachkongressen, die Spezialisten zur Weiterbildung besuchen. Doch auch dies führt, wenn überhaupt, meist nur mit viel Detektivarbeit zum Ziel – unter anderem, weil auf diesen Listen, sofern sie den Kongressunterlagen beiliegen, meist nur die Namen der Teilnehmer und die ihrer Arbeitgeber stehen.

Also bleibt den Unternehmen häufig nichts anderes übrig, als selbst eine Liste der Firmen zu erstellen, in denen mit hoher Wahrscheinlichkeit Kandidaten für die vakante Stelle arbeiten – um diese abzuwerben. Auch hierbei benötigen sie in der Regel externe Unterstützung, weil in den wenigsten Firmen die Kapazitäten und Kompetenzen für diese Form der Rekrutierung vorhanden sind. Außerdem fallen ihren Mitarbeitern als Antwort auf die Frage, in welchen Firmen Spezialisten mit dem gesuchten Profil arbeiten könnten, meist nur die unmittelbaren Mitbewerber und die Giganten der Branchen ein. Nur selten sind auf ihrem Monitor die Nischenanbieter in ihrer Branche. Entsprechendes gilt für die Unternehmen außerhalb ihrer Branche, in denen Spezialisten mit einem ähnlichen Profil arbeiten. Genau dort findet man aber oft die wirklich heißen Kandidaten.

Steht die Liste der Betriebe, in denen Mitarbeiter mit dem gesuchten Profil arbeiten, sollte diese nochmals gecheckt werden – zum Beispiel daraufhin, ob auf ihr (Schlüssel-)Kunden des mitarbeitersuchenden Unternehmens stehen. Oder Firmen, mit denen eine strategische Zusammenarbeit vereinbart wurde – zum Beispiel im Vertrieb. Sie müssen in der Regel von der Liste gestrichen werden.

Die Namen der potenziellen Kandidaten ermitteln

Sind die Zielfirmen definiert, gilt es, die Namen der Personen zu ermitteln, die in ihnen die betreffende Funktion innehaben. Dieser Prozess gleicht einer Detektivarbeit. Denn wenig zielführend ist es, wenn ein Firmenvertreter bei besagten Unternehmen anruft und sagt: „Guten Tag, unser Betrieb sucht einen Spezialisten für … Arbeitet ein solcher bei Ihnen? Würden Sie mir bitte dessen Namen sagen. Wir würden ihn gerne abwerben.“ Also müssen beim Ermitteln der Zielpersonen meist zeitintensive Umwege gegangen werden. Deshalb übertragen Unternehmen diesen Job zumeist Personalberatern – auch weil diese oft über Netzwerke verfügen, die das Ermitteln der Namen erleichtern.

Sind die Namen bekannt, gilt es die Kandidaten zu kontaktieren. Auch hierbei ist Spezialwissen nötig. Denn gerade Kandidaten, die eigentlich einen guten Job haben, muss die vakante Stelle in der Regel zunächst schmackhaft gemacht werden, damit sie einen Stellenwechsel überhaupt erwägen. Dies gelingt nur einer Person, bei der der kontaktierte Kandidat das Gefühl hat: Mein Gesprächspartner kennt mein Tätigkeitsfeld und kann den Wert meines Know-hows einschätzen. Hat der Kandidat hingegen das Gefühl, am anderen Ende der Leitung ist ein Headhunter, der primär an seine Provision denkt, dann blockt er ab.

Die Fachabteilung zur Kandidatenkür hinzuziehen

Sind die Kandidaten mit ernsthaftem Interesse ermittelt, beginnt ein normales Personalauswahlverfahren. In dieses sollte das suchende Unternehmen Experten aus der betreffenden Fachabteilung integrieren, denn die Kandidaten haben meist auch fachliche Fragen. Zuweilen empfiehlt es sich auch, wenn möglich, den bisherigen Stelleninhaber in das Auswahlverfahren einzubeziehen. Denn er kann oft am besten einschätzen, ob der Kandidat über die erforderliche Kompetenz verfügt. Anders ist dies selbstverständlich, wenn das Unternehmen möchte, dass künftig vieles anders als bisher geregelt und gemanagt wird. Dann sollte das Unternehmen dies dem Kandidaten offen sagen. Denn gerade dies kann für Spezialisten das entscheidende Motiv zum Stellenwechsel sein. Denn wenn ein Unternehmen die Weichen neu stellen möchte, dann bedeutet dies für den Bewerber: Ich kann hier etwas neu gestalten.

(Bild: © Gerhard Führing – Fotolia.de)