Fit für die neue Arbeitswelt (Teil I)

Veröffentlicht am 5. September 2008 in der Kategorie Management & People Skills von

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© imageteam #11686406Ein Beispiel, wie die Zukunft des Arbeitens heute schon bei Ihnen Einzug halten und die Effizienz steigern kann.

Teil 1: Ein Beispiel, das auch bei Ihnen Schule machen kann

Wir erleben es täglich am eigenen Leib: Unsere Arbeitsinhalte haben sich in den letzten Jahren stark verändert. Typische, an den Schreibtisch gebundene Sachbearbeitung nimmt ab, wir arbeiten mehr in Projekten, kommunizieren und koordinieren mehr und die Ansprechpartner sind nicht mehr so oft im gleichen Gebäude zu finden.

Auf der anderen Seite stehen die Büros, die diese Veränderung noch nicht nachvollzogen und sich in den letzten Jahren kaum verändert haben. Wie sieht nun eine moderne, effiziente und flexible Arbeitswelt heute aus?

Sehen wir uns ein Beispiel an: Ein mittelständisches Unternehmen, 50 Mitarbeiter, die Produkte werden überregional vertrieben, in Entwicklung und Produktion wird mit externen Partnern und ausgewählten Kunden zusammengearbeitet. Die Kommunikation spielt eine zentrale Rolle, genauso wie das Entwickeln von Lösungen und die Koordination der Umsetzung in knappen Zeitbudgets.

Man arbeitet standort- und oft auch firmenübergreifend. Teammitglieder sind über die Republik verstreut, einige im benachbarten Ausland. Wie es bei agilen Mittelständlern so ist, ist ein Teil der Mitarbeiter immer noch viel auf Reisen, wobei das durch den gezielten Einsatz von Technologien wie Web-Conferencing und virtuelle Projekträume spürbar weniger wurde. Andere arbeiten hauptsächlich in der Zentrale, auch das Home-Office ist wieder in Mode gekommen, besonders bei den jungen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Immer häufiger wird die Zurückgezogenheit des Home-Office auch fallweise aufgabenbezogen genutzt.

Trotz der Vielfalt der Arbeitsorte muss natürlich auch unterwegs an Konzepten gearbeitet werden. Manchmal trifft man sich dazu in der Firma. Im Unternehmen sind dafür verschiedenste Besprechungsmöglichkeiten eingerichtet: vom hoch technisierten Konferenzraum bis hin zur Lounge für spontane und zufällige Treffen. Überhaupt gibt es deutlich mehr Besprechungsräume als gewohnt. Das liegt schlicht daran, dass sich herausgestellt hat, dass Besprechungsräume Mangelware sind, wohingegen die festen, persönlich zugeordneten Schreibtische die meiste Zeit leer stehen. Konsequente Schlussfolgerung: Der Platz für die überzähligen Schreibtische kann viel besser für Arbeitsplatzmodule genutzt werden, die für die unterschiedlichen Arbeitsinhalte deutlich besser geeignet sind.

Wer sich für ein vertrauliches Gespräch, eine Videokonferenz oder für ein paar Stunden hoch konzentriertes Arbeiten zurückziehen will, der findet in einem der Think Tanks den idealen Platz. Wer alleine oder mit Kollegen Ideen spinnen will, der geht in die Kreativitätsecke, die eher an einen Urwald erinnert. Ansonsten sitzt man, wenn man nicht außer Haus arbeitet, in der offenen Teamzone, vorzugsweise gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen, die an der gleichen oder ähnlichen Aufgaben arbeiten. Neben dem quasi nebenher stattfindenden Wissensaustausch wird es nach einer Umgewöhnungsphase durchaus als angenehm empfunden, mal einem anderen Kollegen gegenüber zu sitzen.

Oder zu stehen, denn jeder Arbeitsplatz ist mit Steh-/Sitz-Schreibtischen ausgestattet. Neben den ergonomischen Vorteilen hat das schlicht praktische Gründe: So kann die 1,94 Meter große Kollegin problemlos am gleichen Platz arbeiten wie der 1,68 Meter große Geschäftsführer.

An den Wänden der Besprechungsräume, auch der kleinen, hängen digitale Whiteboards an der Wand. Jeder Nutzer kann sich über sein Notebook direkt damit verbinden, gemeinsam im Plenum kann direkt an den digitalen Excel-Sheets, Präsentationen, Skizzen und Texten gearbeitet werden. Per Mausklick wird das Ergebnis auf der internetbasierten Projektplattform in einer neuen Version gespeichert und steht sofort allen Projektmitgliedern am richtigen Platz zur Verfügung. Fast überflüssig zu erwähnen, dass die Dokumente über leistungsfähige Suchfunktionen auch von anderen Projekten gefunden werden können und so ein effizienter Wissensaustausch entsteht.

Über UTMS kann man Kollegen, wo auch immer sie sich aufhalten, über eine Videokonferenz dazu schalten. Einschränkungen in den Möglichkeiten gibt es dabei kaum. Inzwischen ist die UMTS-Abdeckung gut genug. Natürlich klappt das auch aus dem Home-Office oder aus dem Straßencafé mit WLAN-Angebot.

Durchgängig wird Instant Messaging genutzt. Damit sieht jeder auf einen Blick, ob ein Kollege online ist oder wie er am besten erreichbar ist. Notebook, Webcam, kabelloses Headset und vielleicht auch ein Smartphone mit E-Mail- und Instant Messaging-Zugang sind Standard, manche Mitarbeiter nutzen auch einen Tablet-PC oder einen digitalen Stift für Skizzen und Notizen. Selbstredend, dass diese automatisch synchronisiert werden.

Zu futuristisch?

Alles, was in diesem Beispiel beschrieben ist, funktioniert heute. Im zweiten Teil zeigt Alexander Greisle, wie diese Arbeitswelt auch bei Ihnen Realität werden kann.

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