Produktivität steigern: 7 Tipps für ein besseres Zeitmanagement!

Veröffentlicht am 10. April 2013 in der Kategorie Management & People Skills von

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Man and ventilatorUnsere To-do-Listen überwachen wir in einem ausgeklügelten Zeitmanagementsystem, lassen Termine regelmäßig auf dem Laptop updaten, haben alle Kontaktdaten auf dem Smartphone und sind fast rund um die Uhr erreichbar. Die Anzahl der Tools, die uns dank sich rasant verändernder Kommunikationstechnik eine Zeitersparnis versprechen, nimmt kontinuierlich zu.

Doch hat dies zu mehr frei verfügbarer Zeit geführt? Konnte dadurch unsere Lebensqualität gesteigert werden? Im Gegenteil: Inzwischen könnte unser Tag auch 48 Stunden umfassen, ohne dass wir es schaffen würden, alles zu erledigen.

Lang ist es her, als der Arbeitstag eines Unternehmers um 8 Uhr begann und um 18 Uhr endete, als man am Werktag arbeitete und am Wochenende frei hatte. Heute stehen zwischen Geschäftsfrühstück und Business-Dinner unzählige Meetings auf der Agenda. Hin- und Rückfahrten werden für Telefonate oder den Abruf von E-Mails genutzt, das Wochenende für das Lesen von wichtigen Informationen und die Nächte für die Kommunikation mit Geschäftspartnern aus anderen Zeitzonen. Unsere Verfügbarkeit dehnt sich unaufhaltsam aus, die Grenzen zwischen Privat- und Geschäftsleben sind längst verschwunden. Nachfolgende sieben Erfolgsgeheimnisse helfen dabei, die Macht über unsere Zeit und unser Leben zurückzugewinnen.

1. GOAL – Motivierende Zielsetzung

Bevor wir uns wirklich erfolgreich mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigen können, müssen wir uns zunächst einem anderen Bereich zuwenden: der Zielsetzung. Woran sollten Sie sonst messen, ob Sie Ihre Zeit gerade richtig, also zielorientiert einsetzen? Es ist leicht, sehr beschäftigt zu sein, ohne am Ende die wichtigen Dinge im Leben zu erreichen. Die wichtigste Frage, die Sie sich stellen müssen, lautet deshalb: Was ist Ihre rote Fahne in den Bereichen Persönlichkeit, Gesundheit, Beruf, Vermögen, Beziehungen, Freizeit? Die Antwort auf diese Frage wird entscheidend sein für Ihre Motivation, Ihre Produktivität, Ihre Effizienz und damit natürlich für Ihre Ergebnisse.

2. FOCUS – Maximale Konzentration

Wer seine Zeit optimal planen will, muss wissen, dass 20 Prozent der Aufgaben und Aktivitäten so wichtig sind, dass sich damit 80 Prozent des Arbeitserfolges erzielen lassen. Die restlichen 80 Prozent der Zeit tragen dagegen nur noch zu 20 Prozent des Ergebnisses bei. Die Effektivität einer Arbeit liegt also nicht unbedingt an der Zeit, die man zur Bewältigung benötigt, sondern stattdessen am Verhältnis vom Aufwand zum Ergebnis. Um wirklich erfolgreich zu sein, müssen wir also unsere Energie bündeln und unsere ganze Aufmerksamkeit einer einzigen Tätigkeit widmen. Sich zu konzentrieren, fällt vielen schwer. Gefühlte 99,9 Prozent (wenigstens aber 80 Prozent) der Menschen beklagen sich über einen Mangel an Zeit. Dabei handelt es ist gar nicht um einen Mangel an Zeit, sondern um einen Mangel an konzentrierter Zielorientierung. Erfolgreiche Unternehmer haben den Drang, hochwertige Aufgaben zu erledigen, aktiv zu sein und kontinuierlich auf ihr Ziel zuzusteuern. Durch diese Handlungsorientierung nutzt man den Schwung, den man zu Beginn einer neuen Aufgabe hat, um sie schnell und effektiv zu Ende zu führen.

3. LIMIT – Zuverlässige Filter

Die Schwierigkeit, sich zu fokusieren liegt in unserer Ablenkung. Klar macht es vielleicht mehr Spaß, im Internet zu surfen und natürlich kann man seine Zeit auch mit dem Sortieren der Schreibtischschublade totschlagen oder alle paar Minuten nachsehen, ob neue Nachrichten eingetroffen sind. Nur ist das eben kaum produktiv. Nichts hat Büroarbeit so verändert wie E-Mails. Ursprünglich waren sie einmal dazu gedacht, Kommunikationsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Doch was ist daraus geworden? E-Mails bedingen die häufigsten Unterbrechungen des modernen Lebens. Wo bleibt die Zeit zum Arbeiten?

Eine Studie der Universität London fand heraus, dass unser Intelligenzquotient im Durchschnitt um zehn Punkte abnimmt, wenn wir durch ein klingelndes Telefon oder eingehende E-Mails abgelenkt werden (das ist übrigens mehr als doppelt so viel, als die Verringerung um vier Punkte, die das Rauchen eines Joints verursacht). Die Produktivität in unserer digitalen Welt ist abhängig vom Verringern der Ablenkungen. Es gilt, die E-Mail-Flut zu bändigen. Wenn Ihnen dies gelingt, werden Sie durch einen signifikanten Gewinn an Konzentration belohnt.

4. RESULT – Unternehmerische Produktivität

Was ist das: Viele gehen hinein und nur wenig kommt dabei heraus? Der Blick auf die anstehenden Termine zeigt – es ist wieder Meeting-Zeit. Fast täglich erinnert uns der Kalender an zeitraubenden Arbeitsbesprechungen. Meetings gehören zu den größten Zeitfressern. Aber nicht nur das: Sie sind häufig alles andere als produktiv und motivierend. Diese Erkenntnis haben interessanterweise selten diejenigen, die die Besprechungen leiten, sondern zumeist nur die Teilnehmer. Dabei können Besprechungen durchaus nützlich sein – aber nur dann, wenn sie richtig vorbereitet und effizient abgehalten werden. Aber genau das gestaltet sich häufig ausgesprochen schwierig. Entscheiden Sie selbst, ob Sie diesen Zustand weiterhin akzeptieren oder etwas grundlegend ändern wollen.

(Bild: © Tomas Skopal - Fotolia.de)