Alexa for Business: Wie Alexa den Büroalltag erobert

Amazon hat Alexa for Business eingeführt und bringt den Sprachassistenten somit jetzt auch ins Büro. Alexa-Geräte haben zwar schon früher bei geschäftlichen Angelegenheiten geholfen, aber das Unternehmen konzentrierte sich bis jetzt weitgehend auf den persönlichen Gebrauch durch die Verbraucher.

Alexa for Business kann jetzt in den Büroräumen genutzt werden. Ermöglicht werden soll eine einfache Kommunikation am Arbeitsplatz und die Übernahme alltäglicher Unternehmensaufgaben:

• Bestellung von neuem Druckerpapier
• Einschalten von Videokonferenzgeräten
• Einstellen von Erinnerungen & Terminen
• Beitreten von Videoanrufen
• Melden defekter Geräte
• Büroanweisungen geben

Alexa erledigt diese Dinge laut Amazon in halb so kurzer Zeit als es Mitarbeiter tun würden.

Vor dieser neuen Version von Alexa konnten Mitarbeiter zwar schon ihr persönliches Alexa-Gerät problemlos in ihren Büroablauf integrieren, indem sie sich ihre E-Mails oder den Kalender einrichteten oder Aufgabenlisten verwalteten, aber jetzt können Mitarbeiter auf noch mehr Vorteile zugreifen.

Doch ob Alexa für ein Unternehmen geeignet ist oder nicht, hängt von mehreren Faktoren ab:

• Wer sind die Mitarbeiter?
• Welche Prozesse können mit Sprachbefehlen effizienter gestaltet werden?
• Ist das Unternehmen bereit, Geld dafür auszugeben?

So funktioniert Alexa for Business

Amazon hat Alexa for Business in zwei Kategorien an Geräten unterteilt:

1. Gemeinsame Geräte

Gemeinsame Geräte können im Büro an für alle zugänglichen Orte platziert und von jedem genutzt werden. Das sind die Geräte, die in Konferenzräumen, Lobbys, Druckerräumen, Küchen oder anderen unternehmensweiten Räumen eingesetzt werden.

2. Persönliche Geräte

Persönliche Geräte sind Geräte für einzelne Mitarbeiter. Diese Geräte haben „registrierte Benutzer“ mit Alexa-Konten, sodass Alexa persönliche Aufgaben wie die Verwaltung von To-Do-Listen und das Setzen von Erinnerungen erledigen kann. Persönliche Geräte können:

• Nachrichten senden
• Anrufe tätigen
• auf Kalender zugreifen
• Meetings planen
• Informationen in gängigen Programmen wie z.B. Salesforce finden

Was kostet Alexa for Business?

Die Geräte von Amazon kosten zwischen 29,99 und 229,99 US-Dollar (plus ein monatliches Abonnement von 7 US-Dollar pro gemeinsam genutztem Gerät und 3 US-Dollar pro registriertem Benutzer). Hier eine kleine Auswahl an Geäten:

Videokonferenzen starten

Auch Videokonferenzen per Spracheingabe zu starten gehört zu den Funktionen von Alexa for Business.

Alexa kann mit einem Unternehmenskalender synchronisiert werden, sodass nicht einmal eine Meeting-ID oder Telefonkonferenznummer benötigt wird, um Konferenzen einzurichten. Stattdessen muss einfach nur „Alexa, starte das Meeting“ gesagt werden, Alexa schaltet daraufhin alles, was zur Videokonferenz benötigt wird ein, und man nimmt am jeweiligen Meeting teil. Hier gibt es ein Video, das die Funktion erklärt:

Die Verwaltung von Alexa for Business

Das Dashboard ist sozusagen die Befehlszentrale für alle Alexa for Business Anwendungen in einem Unternehmen. Von dort aus wird alles gelenkt:

• Benutzer oder Geräte können verwaltet werden
• Skills können auf Geräten hinzugefügt oder entfernt werden
• Videokonferenz-Optionen werden verwaltet
• Neue Benutzer können eingeladen werden
• Unternehmenskalender wird verwaltet
• Gemeinsame Geräte werden angezeigt

Eine weitere Möglichkeit, Alexa for Business über das Dashboard zu verwalten, besteht darin, die Raumprofile anzuzeigen. Jedes Gerät, das gemeinsam genutzt wird, kann einem Raum zugewiesen werden. Auch der Standort des Geräts kann dort markiert werden. Verschiedene Gruppen können dann je nach Raum, in welchem sie sich befinden, zu den Geräten hinzugefügt oder entfernt werden.

Auch wer auf was, welchen Zugriff hat, kann benutzerdefiniert im Dashboard eingestellt werden. Das Dashboard ist einfach zu verwalten und Einstellungen lassen sich leicht anpassen, wenn sich die Nutzung von Alexa in einem Unternehmen ändert.

Lohnt sich Alexa for Business?

Alexa for Business kann bestimmte Tätigkeiten vereinfachen, aber es darf den Arbeitsalltag nicht komplett beeinflussen.

Wenn deine Mitarbeiter bereits über persönliche Geräte verfügen und mit diesen gut klar kommen, kann es sich lohnen, einige registrierte Benutzer hinzuzufügen, damit sie ihre Geräte am Arbeitsplatz nutzen können. Das Hinzufügen von ein oder zwei gemeinsamen Geräten kann dein Büro schnell effizienter machen.

Amazon wirbt für diese neue Software als etwas, das Unternehmen in eine High-Tech-Ära führen wird, aber das muss sich erst noch zeigen.

Dieser Artikel wurde von Matt D’Angelo auf Englisch verfasst und am 22.05.2018 auf businessnewsdaily.com veröffentlicht. Wir haben ihn für euch übersetzt, damit wir uns mit unseren Lesern zu relevanten Themen austauschen können!