Meeting: Unproduktive Zeitverschwendung oder effizientes Management-Instrument?

Gut organisierte und straff durchgeführte Meetings sind in Unternehmen eher die Ausnahme als die Regel. Dies belegt Proudfoot Consulting in einer internationalen Produktivitätsstudie. Nur 27% der Meetings liegt demnach eine gut vorbereitete Tagesordnung zu Grunde und nur 42% beginnen und enden pünktlich. Gravierende Mängel gibt es bei der eindeutigen Festlegung von Maßnahmen und dem Follow-up.

Regelmäßige Besprechungen mit den Mitarbeitern sind dazu da, um Informationen weiterzugeben, die Mitarbeiter weiterzubilden, zu motivieren und um Missverständ­nisse zu klären.

Gut gestaltet können Meetings die Arbeits­effizienz steigern, schlecht durch­geführt führen sie zu Zeitver­schwendung und schaden mehr, als dass sie nutzen.

10 Grundregeln für ein effektives Meeting

Mit der Einhaltung dieser einfachen Grundregeln können Sie sicherstellen, dass weder Sie noch Ihre Mitarbeiter Ihre wertvolle Zeit vergeuden und dass Meetings in Ihrem Unternehmen ein wirksames Kommunikations- und Führungsinstrument darstellen.

1. Regelmäßigkeit(Ausnahme: Sonderthemen)

Mitarbeiter-Besprechungen sollten regelmäßig und immer zum gleichen Zeitpunkt stattfinden. Häufig wird der Montag Vormittag dazu genutzt, damit die Aufgaben der Woche besprochen werden können.

2. Schriftliche Einladung

Wenn Sie eine Besprechung zu einem Sonderthema außer der Reihe planen, sollten Sie dazu rechtzeitig schriftlich einladen.

3. Pünktlichkeit I

Beginnen Sie eine Besprechung immer pünktlich. Bestrafen Sie die Pünktlichen nicht, indem Sie auf die Verspäteten warten. Schließen Sie die Tür, und beginnen Sie die Besprechung. Jeder, der zu spät kommt, sollte an seinen Aufgaben weiterarbeiten und warten, bis Sie eine Pause machen oder die Besprechung beendet ist. Innerhalb kürzester Zeit werden Sie auf diese Weise die Unpünktlichkeit im Griff haben.

4. Maximal 90 Minuten

Eine Besprechung sollte nicht länger als 90 Minuten dauern, besser sind 45 Minuten. Denken Sie daran, weniger ist manchmal mehr!

5. Schriftliche Agenda

Sollten Sie mehrere Punkte auf der Tagesordnung haben, ist es sinnvoll, eine schriftliche Agenda vorzubereiten.

6. Diskussionen eingrenzen

Begrenzen Sie Diskussionen auf ein Minimum. Wenn ein Thema mehr Zeit erfordert, sollten Sie eine gesonderte Besprechung zu diesem Thema nur mit den betroffenen Mitarbeitern planen.

7. Keine Einzelkritik

Geben Sie Kritik an einzelnen Mitarbeitern niemals in einer Besprechung weiter. Dafür sollten Sie mit dem betroffenen Mitarbeiter in Ihr Büro gehen und ein Gespräch unter vier Augen führen.

8. Pünktlichkeit II

Übernehmen Sie Punkte, die nicht mehr angesprochen werden konnten, auf die Agenda der nächsten Besprechung oder vereinbaren Sie einen separaten Termin.

9. Maßnahmen schriftlich festhalten

Sorgen Sie dafür, dass am Ende des Meetings ein Maßnahmenplan erstellt wird, der die Aufgaben, Zuständigkeiten und Termine konkret festlegt. Jeder Teilnehmer muss wissen, dass die Erledigung der zugeteilten Aufgaben auch kontrolliert wird.

10. Positiv abrunden

Auch wenn die Inhalte des Meetings nicht unbedingt positiv sind, sollten Sie darauf achten, mit einer positiven Bemerkung zu beginnen und zu enden.

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(Bild: © endostock – Fotolia.de)