Machen statt Meeten! 3 Tipps zur Umsetzungssteigerung!

Veröffentlicht am 18. Februar 2015 in der Kategorie Management & People Skills von

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Machen statt Meeten! 3 Tipps zur Umsetzungssteigerung!Die Besprechung neigt sich dem Ende zu, die Beteiligten stellen einen Maßnahmenplan auf, vorschriftsgemäß, mit Verantwortlichkeiten und Timeline. – Alles gut? Mit nichten! Bis jetzt wurden nur Worte produziert: akustisch, visualisiert, strukturiert, aber eben nur Worte. – „Ja, die Umsetzung kommt ja danach erst noch!“ Aber: Kommt sie wirklich?

Oft verschwinden die Ergebnis-PDFs oder -Flipcharts darüber hinaus unbeachtet auf Laufwerken oder in Schränken. Und hier beginnt etwas Wundersames: es hat keine Konsequenz. Nichts passiert. Keine Umsetzung, kein Nachhalten der Nicht-Umsetzung. Unausgesprochen scheinen alle einig: die getroffene Vereinbarung ist unverbindlich. Kein Thema mehr. Und keiner stört sich am Auseinanderfallen von Wort und Tat.

Unternehmern kann das kaum egal sein, denn erhebliche Ressourcen sind durch folgenlose Kommunikation nutzlos gebunden. Und: Wie wollen Sie Kräfte und Handlungen auf Ziele und Strategien hin koordinieren, wenn die Umsetzung von Entscheidungen beliebig und unverbindlich ist?

Grund genug, sich damit zu befassen! - In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Umsetzungsstärke evaluieren und den Umsetzungsgrad erhöhen können.

A. Wie umsetzungsstark sind wir?

1. Diagnose

Fokussieren Sie zwei Wochen Ihre Aufmerksamkeit auf die Umsetzung. Notieren Sie dazu jede Umsetzungsvereinbarung (auch „action item“), die Sie mit anderen bzw. die anderen mit Ihnen treffen, und halten Sie den Umsetzungsgrad („action“) am Ende der 2 Wochen nach.

umsatzvereinbarung-rechnung

Lassen Sie das Diagnose-Tool in Ihrem Alltag „einfach mitlaufen“. Welche Methode liegt Ihnen dafür? Einige Anregungen:

  • Karteikarte oder Blatt Papier: links Vereinbarung, später rechts Umsetzungsgrad hinzufügen,
  • im elektronischen Kalender besonders markierte Aufgaben, später jeweils Umsetzungsgrad ergänzen.

WICHTIG: Selbstmanagement vor Fremdmanagement! Wie halten Sie es selbst mit der Umsetzung von Vereinbarungen?

2. Awareness

Wenn Sie dann Handlungsbedarf sehen, geht es zunächst – wie bei jedem Change Prozess – darum, bei den Beteiligten ein Bewusstsein für die Notwendigkeit der Veränderung zu schaffen.

Sprechen Sie also Ihre Beobachtung mit den konkreten Beispielen im relevanten Kreis an, schildern Sie die Wirkung auf Sie und erkundigen Sie sich nach der Sicht der Kollegen auf die Unverbindlichkeit. Vielleicht wollen Sie ein oder zwei Vertraute bereits im Vorfeld für Ihr Anliegen gewinnen.

Leitfragen zur Awareness für Umsetzungs-Stärke:

  • War es schon immer so? Wann hat es angefangen? Was war da anders?
  • Wo sind wir umsetzungsstark, wo umsetzungsschwach? Was ist jeweils anders? (Thema, Rahmenbedingungen, Beteiligte, eigener Anteil, etc.)
  • Was hindert uns daran, umsetzungsstark zu sein? Wem nutzt die Umsetzungs-Schwäche? Wofür ist sie gut?
  • Was bräuchten wir, um den Fuß von der Bremse nehmen zu können?
  • Wenn wir umsetzungsstark würden: wer würde was verlieren, was gewinnen?

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B. Wie erhöhen wir den Umsetzungsgrad?

Ganz einfach: Machen! Mehr machen, weniger reden. ACTIONS SPEAK LOUDER THAN WORDS!

Hier drei entscheidende Tipps für unternehmerische Umsetzungsstärke:

  1. Anders, statt more of the same
  2. Der PDCA-Zyklus
  3. Nachhalten mit der Drittel-Regel

1. Anders, statt more of the same

Verzichten Sie auf die zeitraubenden Protokolle und Maßnahmenpläne – sie haben bisher nicht zur gewünschten Umsetzung geführt. Bauen Sie auf andere Methoden, die dann auch anderes (Umsetzung?!) ermöglichen. Hier einige Anregungen:

  • installieren Sie Umsetzungs-Tandems (zwei Personen, die sich an die Umsetzung erinnern, gemeinsam für die Umsetzung gerade stehen und sich gegenseitig in die Pflicht nehmen),
  • notieren Sie gleich die Agenda des Folge-Meetings, mit „Umsetzungsgrad“ als einem Agendapunkt,
  • halten Sie das nächste Meeting am Ort der Umsetzung ab und reden Sie nicht über die Umsetzung, sondern erleben Sie diese live.

Mit allem, was Sie anders machen, nehmen Sie den Fuß von der Bremse und helfen anderen Verhaltensweisen auf die Sprünge.

2. Der PDCA-Zyklus

Plan-Do-Check-Act, der Schwerpunkt einer Maßnahmen liegt nach

  1. der Vereinbarung (Plan),
  2. nämlich beim Tun (Do),
  3. Validieren (Check) und
  4. endgültig Implementieren (Act).

Vergewissern Sie sich zu jeder Maßnahme: in welcher Phase ist sie? Solange „Act“ nicht erreicht ist, war jeder Aufwand bis dorthin verschwendet – sunk cost.

Der "PDCA"-Zyklus

3. Nachhalten mit der Drittel-Regel

Entscheidend ist, dass Nicht-Umsetzung Konsequenzen hat. Als Erstes z.B. im Rahmen von „Check“ im PDCA-Zyklus anhand der Drittel-Regel innerhalb von 6 Minuten:

  • 1/3 der Zeit: Umsetzungsgrad benennen + Wirkung beschreiben (Jeder, der an der Vereinbarung beteiligt war oder den sie betrifft, kann und soll den Umsetzungsgrad thematisieren, denn jeder wird durch eine nicht-umgesetzte Vereinbarung nicht ernst genommen.)
  • 1/3 der Zeit: Sicht des Verantwortlichen hören
  • 1/3 der Zeit: Was wird der Verantwortliche diesmal anders machen?

Falls dieses kollegiale Nachhalten nicht wirkt, greift kollegiales kritisches Feedback bzw. Mitarbeitergespräch. Nicht-Umsetzung muss Konsequenzen haben, andernfalls demotiviert sie umsetzungsstarke Kollegen.

WICHTIG: Thematisieren Sie auch erfolgreiche Umsetzungen! Das macht stolz und löst Sog aus auf Mitglieder, die bislang noch nichts umgesetzt haben.

C. Lohnt sich der Aufwand?

Ja, er lohnt sich, für folgenden Nutzen: nach einer Umgewöhnungsphase sind alle Beteiligten für gewöhnlich erleichtert, da Kongruenz von Wort und Tat Orientierung gibt und die Wirksamkeit eigenen Handelns zufrieden macht.

Das Unternehmen profitiert von schlanker Entscheidungsfindung und konkretem Output in Taten und Ereignissen, die letztlich das Ergebnis beeinflussen. Einzige Voraussetzung: Sie wollen es wirklich.