Prozessmanagement einfach verstehen: 5 Alltags-Beispiele!

Veröffentlicht am 17. Dezember 2014 in der Kategorie Management & People Skills von

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Prozessmanagement einfach verstehen:5 Alltags-Beispiele!Prozessmanagement? Da denken die Meisten an Kosteneinsparung und Personalabbau, an Schlagworte wie Prozessanalyse und Workflow-Management, oder an Berater in teuren Anzügen, die Vorstände beraten, viel Geld kassieren, um doch nichts zu bewegen. Dass wir aber alle – ohne Ausnahme - tagtäglich Prozessmanagement selbst betreiben oder damit in Berührung kommen, ist vielen nicht bewusst.

Die folgenden Beispiele zeigen, dass uns unsere täglichen Prozessmanagementaktivitäten durchaus hilfreiche Erkenntnisse für den Arbeitsalltag liefern können.

Prozessmanagement einfach verstehen: 5 Alltags-Beispiele!1. Zähne putzen – Routine kann blind machen

Jeder von uns macht es mehrmals täglich. Zahnbürste nehmen, Zahnpasta drauf, und nach einem bestimmten System 2-3min von vorne nach hinten und von oben nach unten putzen. Wir befolgen ständig einen definierten Ablauf, der uns irgendwann einmal von unseren Eltern oder dem Zahnarzt vorgegeben worden ist. Ein klassischer Prozess, für uns aber nur reine Routine.

1. Tipp: Prozessanalyse - Sind Ihre Methoden noch zeitgemäß?

Befolgt man einen Ablauf oft hintereinander, wird er zur Routine. Das ist einerseits förderlich, da das Zusammenspiel besser wird und wir für die Abläufe weniger Zeit brauchen. Allerdings birgt es auch Gefahren, zum Beispiel, dass man sich über den Ablauf keine Gedanken mehr macht.

Weil wir es schon immer so gemacht haben“ ist in der Prozessanalyse eine der meistgenannten Antworten auf die Frage, warum etwas eigentlich genauso getan wird. Dies führt unweigerlich dazu, dass man das Feingefühl verliert, ob etwas gut oder schlecht läuft, oder überhaupt noch zeitgemäß ist.

Oder wann haben Sie sich das letzte Mal gefragt, wieso Sie Ihre Zähne so putzen, wie Sie es tun, und ob das überhaupt noch der neueste Stand der Zahnmedizin ist?

Prozessmanagement einfach verstehen: 5 Alltags-Beispiele!2. Wäsche waschen – Warum die Dokumentation von Prozessen wichtig ist!

Kennen Sie folgende Situation?

Die Ehefrau oder Mutter bittet einen, die Wäsche auf 60 Grad zu waschen. „Kein Problem“ denkt der ahnungslose Waschlaie. Doch spätestens an der Maschine kommt der Schock!

  • „3 Kammern, wo kommt das Waschpulver denn rein?
  • Und wie viel davon?
  • Es gibt unzählige Waschprogramme, welches muss ich nehmen?
  • Wieviel Umdrehungen, und wie lange?“.

Ohne weitere Informationen riskiert man bei eigenmächtigem Handeln schnell ein schlechtes Waschergebnis, oder ruiniert sogar die Wäsche. Ein scheinbar simpler Auftrag kann zum großen Fiasko werden.

2. Tipp: Dokumentation von Unternehmensprozessen

Die Ehefrau (in unserem Beispiel), kennt ihre Abläufe in- und auswendig. Viele der Details, die sie regelmäßig anwendet, sind für sie eine Selbstverständlichkeit. Wie z.B. dass das Waschpulver in die linke Kammer kommt. Diese Selbstverständlichkeiten gibt sie als Anweisung nicht weiter, dem Mann aber fehlt diese wichtige Information, er kann seinen Auftrag gar nicht oder nur schlecht ausführen.

In vielen Unternehmen ist die Situation ähnlich. (Einzelne) Mitarbeiter haben Wissen über Abläufe oder Tätigkeiten in ihrem Kopf gespeichert. Für andere ist dieses Wissen nicht zugänglich. Problematisch wird es erst, wenn Mitarbeiter plötzlich krank werden oder aus dem Unternehmen ausscheiden, und das benötigte Wissen verloren geht. Im schlimmsten Fall entstehen dadurch erhebliche Zeitverluste und Kosten. Deswegen ist es besonders wichtig, dieses Wissen zu sichern, z.B. in Form professionell dokumentierter Prozesse, die keine Fragen übrig lassen.

Ca. einen halben Messbecher Waschpulver in die linke Kammer füllen. Dann die Wäsche auf 60 Grad im Programm ‚Pflegeleicht‘ für 120min mit 1200 Umdrehungen laufen lassen.“ Mit dieser klaren Anweisung wären wohl die meisten klar gekommen.

Prozessmanagement einfach verstehen: 5 Alltags-Beispiele!3. Auto fahren – Prozesse verhindern Chaos im Unternehmen

Die Straßenverkehrsordnung regelt das Miteinander der Verkehrsteilnehmer auf deutschen Straßen. Abläufe und Wenn-Dann-Situationen sind eindeutig beschrieben.

  • An einer Kreuzung gilt rechts vor links.
  • An einer Ampel gilt: bei Grün fahren und bei Rot stehen bleiben.

Solche Regeln und entsprechende Hilfsmittel wie Schilder oder Ampeln sind notwendig, um die zahlreichen verschiedene Abläufe zu beschreiben. Jeder Verkehrsteilnehmer weiß, wann was zu tun ist. Anders würde es schnell zum Chaos auf den Straßen kommen. Und mit dem Chaos zu mehr oder weniger schweren Schäden.

3. Tipp: Geeignete Maßnahmen für die Prozessoptimierung finden

Auch in einem Unternehmen ist es notwendig, Chaos durch entsprechende Maßnahmen zu vermeiden. Dokumentierte Prozesse sind die „Verkehrsregeln des Unternehmens“ und bestens geeignet, die Unternehmensabläufe zu lenken. Durch transparente und eindeutige Prozesse sowie die Beschreibung von Zuständigkeiten und Abhängigkeiten können reibungslose Prozesse umgesetzt werden. Jedoch wird dazu geschultes Personal benötigt, welches für die Dokumentation und Steuerung der Prozesse zuständig ist.

Oder dürfen Sie ohne Führerschein auf der Straße fahren?

Prozessmanagement einfach verstehen: 5 Alltags-Beispiele! 4. Rasen mähen – Prozessmanagement macht die Arbeit einfacher

Als es noch keine Technik gab, hat der Mensch den Rasen per Hand gemäht, z.B. mit einer Sense. Da dies recht mühsam und zeitaufwendig ist, hat man zuerst mechanische, später dann elektrische Rasenmäher entwickelt, die nur noch von Hand gesteuert werden mussten. Und heutzutage erobern schon autonome Mähroboter die Baumärkte, die quasi die Arbeit von alleine erledigen.

4. Tipp: Stetige Weiterentwicklung ist gefordert

Das Prinzip bei der Weiterentwicklung des Ablaufs „Rasenmähen“ ist immer das Gleiche: ein mehr oder weniger manueller Ablauf wird optimiert und automatisiert, um Menschen zu entlasten. Basis dafür ist

  1. die Beobachtung des aktuellen Ablaufs (Prozessanalyse, Prozessaufnahme),
  2. die Dokumentation des Ist-Zustandes und
  3. die anschließende Überlegung, wie man den Prozess besser gestalten kann (Prozessgestaltung, Prozessdesign).

Vor allem automatische Prozesse sparen dabei Zeit und Kosten. Wichtig ist die Erkenntnis, dass es einen optimalen Zustand nur temporär gibt, und man Prozesse regelmäßig weiterentwickeln muss. Sonst würden wir heute noch von Hand mähen.

Prozessmanagement einfach verstehen:5 Alltags-Beispiele!5. Blumen gießen – auch Prozesse müssen regelmäßig gepflegt werden

Jeder Hobbygärtner weiß: Pflanzen brauchen regelmäßig Wasser zum Leben! Ansonsten wird die Pflanze früher oder später vertrocknen. Eine Notwendigkeit, die wir kennen und auch nicht in Frage stellen. Und dennoch: nicht selten verkümmern Pflanzen - aus ganz verschiedenen Gründen:

  • Man unterschätzt den Wasserbedarf,
  • Man denkt, der Pflanze geht es gut und sie braucht kein Wasser oder
  • Man vergisst das Gießen, weil man andere Dinge zu tun hat.

Manche Leute beugen dagegen vor, in dem sie Hilfsmittel wie Feuchtigkeitsmesser oder Wasserspender nutzen.

5. Tipp: Regelmäßige Kontrolle der Prozesse!

Was für Pflanzen gut ist, kann auch für unsere Abläufe nichts schaden. Prozesse müssen regelmäßig überprüft werden, damit sie nicht irgendwann verwelken. Oft liegen zwischen den dokumentierten oder erwarteten Abläufen und den tatsächlich gelebten Prozessen in der Praxis Welten. Dies ist meist ein Zeichen dafür, dass die Prozesse nicht optimal funktionieren, oder sich mittlerweile schon bessere Prozesse gebildet haben, die allerdings noch nicht dokumentiert wurden. Es ist deshalb ratsam, für seine Prozesse / Prozessdokumente eine regelmäßige Überprüfung vorzunehmen, z.B. durch ein fixes (halb)jährliches Review.

Oder verlassen Sie sich bei Ihren Pflanzen lieber auf Ihr Gefühl anstatt auf einen Feuchtigkeitsmesser?

Theorie einfach dargestellt & leicht zu verstehen!

„Das Leben ist der beste Lehrmeister“.

Dieses altbekannte Sprichwort trifft auch auf das Prozessmanagement zu, welches fest in unseren persönlichen Alltag verankert ist. Parallelen zwischen Alltag und Arbeitswelt können uns nützliche Erkenntnisse liefern, und die graue Theorie anschaulich und verständlich machen.

Oder welche Aussage finden Sie einfacher?

  1. „Eine Prozessdokumentation ist die graphische oder textliche Beschreibung von Geschäftsprozessen im Rahmen der Geschäftsprozessmodellierung“

  2. „Prozessdokumentation ist wie ein Rezept für Unternehmen. Sie beschreibt, welche Zutaten ein Unternehmen braucht, und wie und in welcher Abfolge die Zutaten zu einem optimalen Gericht miteinander verwendet werden.“