Abrechnung für Lohn und Gehalt – so geht’s!

Sobald Mitarbeiter beschäftigt werden, ist auch eine ordentliche Abrechnung für Lohn und/ oder Gehalt fällig. Nicht nur der Arbeitnehmer möchte eine korrekte und pünktliche Zahlung am Ende des Monats erhalten, sondern auch das Finanzamt und die Krankenkasse haben feststehende Zahlungstermine für die vom Arbeitgeber einbehaltenen Steuern und Beiträge.

Die hierfür erstellten Abrechnungsunterlagen fließen außerdem später in die Buchführung ein und dienen als Nachweis bei späteren Kontrollen durch betriebsexterne Prüfer.

Neben der einzubehaltenden und abzuführenden Lohn- und Kirchensteuer müssen außerdem auch die Beiträge der Sozialversicherung berechnet und an den Versicherer überwiesen werden.

Zur Sozialversicherung gehören:

•  Krankenversicherung
•  Rentenversicherung
• Arbeitslosenversicherung
• Solidaritätszuschlag
• Pflegeversicherung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt nach einheitlich geregelten Grundprinzipien:

Der Monatslohn

errechnet sich aus den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden multipliziert mit dem vereinbarten Stundenlohn. Dazu kommen eventuelle Überstunden, Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen sowie individuell geregelte Extraleistungen.

Das Monatsgehalt

ist ein feststehender Betrag, der bei Einstellung ausgehandelt worden ist. Auch beim Gehalt kommen Überstunden, Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen, Leistungszuschläge und Sondervereinbarungen hinzu.

Bei diesen Berechnungen handelt es sich im Ergebnis zunächst um den so genannten Bruttolohn beziehungsweise das Bruttogehalt. Die Bruttolöhne und Bruttogehälter stellen die Berechnungsbasis dar. Von diesen Bruttobeträgen sind folgende Steuern und Beiträge abzuziehen und an die entsprechenden Stellen abzuführen:

• Lohnsteuer
• Kirchensteuer
• Krankenversicherung
• Pflegeversicherung
• Rentenversicherung
• Arbeitslosenversicherung
• Solidaritätszuschlag

Nach Abzug aller Steuern und Sozialversicherungsbeiträge erhält man den tatsächlichen, an den Arbeitnehmer auszuzahlenden Nettolohn, beziehungsweise das Nettogehalt.

Die Höhe des Abzugs für Lohn- und Kirchensteuer richtet sich nach der Höhe des Einkommens, der Steuerklasse, dem Familienstand und nach Anzahl der Kinder. Für die manuelle Berechnung gibt es entsprechende Lohnsteuerabzugstabellen, die jährlich neu erscheinen (RNK-Steuer-Tabellen). Bei der Abrechnung per Computer ist die Anschaffung eines Lohn- und Gehaltsprogramms unumgänglich.

Die Höhe der abzuziehenden Krankenkassenbeiträge richtet sich ebenfalls zunächst nach der Höhe von Bruttolohn und Bruttogehalt und differiert zwischen den verschiedenen Krankenkassen. Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Solidaritätsabschlag werden einheitlich nach den allgemein gültigen Gesetzesvorgaben und auf der Basis des Bruttoeinkommens ermittelt. Jeweils bis zum 10. des folgenden Monats sind die einbehaltenen Steuern, also Lohn- und Kirchensteuer, an das zuständige Finanzamt abzuführen. Nach § 41a Einkommensteuergesetz ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet. Über die Abrechnung ist auch ein Beleg für den Arbeitnehmer anzufertigen, der Auskunft über die einzelnen aufgeschlüsselten Lohnabzüge gibt.

Die gesetzlichen Beiträge zur Sozialversicherung sind je zur Hälfte des Gesamtbetrages vom Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu tragen. Der Arbeitgeber führt den gesamten Betrag ebenfalls an den Versicherungsträger ab.

Abzüge für Vermögenswirksame Leistungen  werden ebenfalls vom Arbeitgeber einbehalten und mit dem von Arbeitgeber gezahlten Zuschuss an Banken, Versicherungsgesellschaften oder Bausparkassen abgeführt. Hierüber ist wiederum ein Nachweis zu führen.

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