Zeit- und Selbstmanagement: So finden Sie die richtige Balance!

Wie bringt man Beruf und Privatleben effizient unter einen Hut? Was kann man tun, um nach Feierabend richtig abzuschalten? Unternehmer.de hat bei einem Experten für Zeit- und Selbstmanagement nachgehakt: Vier Fragen an Burkhard Heidenberger.

Herr Heidenberger, welche Fehler werden beim Zeit- und Selbstmanagement immer wieder begangen?

Burkhard Heidenberger: Der Mangel an einem effizienten Zeitmanagement resultiert in der Regel aus mehreren Fehlern. Wenn ich den Fehlern ein Ranking vergeben und die drei häufigsten aufzählen müsste, würde ich sie in folgender Reihenfolge auflisten, beginnend mit dem größten Fehler:

1. Nicht Nein sagen können
2. Es werden keine oder falsche Prioritäten gesetzt
3. Zeitdiebe zulassen.

Was sind die drei wichtigsten Aspekte eines effizienten Zeit- und Selbstmanagements?

Burkhard Heidenberger: Hierzu möchte ich gleich an die drei vorher genannten Fehler anknüpfen: Wer immer nur zu allem Ja und Amen sagt, dem werden immer mehr Aufgaben und damit Arbeit aufgehalst. Es bleibt weniger Zeit für die Erledigung der eigenen Aufgaben. Dadurch kommt man in Stress, macht mehr Fehler und gerät somit schnell in eine Negativspirale. Deshalb ist es so wichtig, Nein sagen zu lernen. Hier gilt es diplomatisch Nein zu sagen oder mindestens den Erledigungszeitraum selbst zu bestimmen.

Prioritäten sind das A und O beim Zeitmanagement. Wenn man nicht konsequent wichtige und dringende Aufgaben anderen vorzieht, wird man nie effizient arbeiten. Um Aufgaben entsprechend ihrer Priorität abarbeiten zu können, muss man die Priorität aber erst erkennen. Diese wird zwar häufig vorgegeben – beispielsweise durch Fristen. Ist diese Vorgabe nicht gegeben, muss man für sich selber Prioritäten-Kriterien festlegen.

Nun zu den Zeitdieben. Man kann noch so ein guter Zeitmanager sein, wenn man seine Zeitdiebe nicht in den Griff bekommt, bewegt man sich auf der Stelle. Auch hier muss man diese erst mal erkennen und sich bewusst machen. Ein paar Beispiele für typische Zeitdiebe: Unangemeldete Besucher, unorganisierte Ablage (lange Suchzeiten), bei jedem Maileingang die Nachricht lesen, Plaudern mit Kollegen, Telefonunterbrechungen etc.

Ist man den Zeitfressern erst mal auf die Spur gekommen, gilt es Strategien zu entwickeln, um diese auf ein Minimum zu reduzieren. Denn Zeitdiebe lassen sich nie ganz ausschalten. Darum geht es auch nicht. Ziel sollte sein, diese so weit wie möglich einzuschränken.

Ich merke, dass mir die zu erledigenden Aufgaben über den Kopf wachsen. Was mache ich?

Burkhard Heidenberger: Zuerst gilt es, alle offenen Aufgaben aufzulisten. Durch dieses Auflisten verlieren einige Aufgaben ihre Bedrohlichkeit. Der Kopf wird entlastet und man erhält einen besseren Überblick.

Im nächsten Schritt vergeben Sie den Aufgaben Prioritäten und Fälligkeitstermine, wobei die Prioritäten sich meist aus den Fälligkeitsterminen ergeben. Wenn möglich, unbedingt Aufgaben delegieren. Für die Aufgaben, die dann noch übrig bleiben, ziehen Sie sich zurück, schotten Sie sich ab, z.B. Telefon auf Anrufbeantworter oder umleiten. Arbeiten Sie dann die Aufgaben konsequent nach Prioritäten ab.

Möglichst jeden Tag für eine bestimmte Zeit abschotten – und wenn es nur eine Stunde ist. In dieser Zeit konsequent wichtige Aufgaben abarbeiten. Sollte die Anzahl der zu erledigenden Aufgaben weiter ansteigen, gibt es im Grunde nur drei Möglichkeiten: Keine bzw. weniger Aufgaben annehmen, Aufgaben delegieren bzw. auslagern, sich so zu organisieren, dass man in der gleichen Zeit mehr Aufgaben erledigen kann (beispielsweise auch durch eine neue Software).

Nach Feierabend gelingt es mir kaum, abzuschalten. Wie bekomme ich den Kopf wieder frei?

Burkhard Heidenberger: Diese Frage taucht auch in meinen Seminaren häufig auf. Dazu habe ich 5 Tipps:

1. Negative Emotionen abladen: Suchen Sie sich einen Platz auf Ihrem Nachhauseweg. Das sollte ein Platz sein, an dem Sie immer vorbeikommen. Das ist in Zukunft Ihr Müllplatz für die negativen Gedanken. Wenn Sie nun an diesem Platz vorbeikommen, werfen Sie ganz bewusst in Gedanken den Tagesballast ab. All die negativen Gedanken und Emotionen, den Stress, den Ärger. Machen Sie sich das zum Ritual.

2. Auspowern: Suchen Sie eine Möglichkeit, sich richtig „auszupowern“. Das geht am besten mit Bewegung. Und wenn Sie nur eine Rude Liegestützen machen, bis Sie nicht mehr können, oder vom Stand aus springen, so oft möglich – all das wird Sie wieder „runterbringen“ und Ihren Kopf frei machen.

3. Fünf Minuten Stille: Gönnen Sie sich danach mindestens fünf Minuten vollkommene Ruhe. Ziehen Sie sich an einem stillen Ort zurück, an dem Sie niemand stört – weder andere Personen, noch ein Handyläuten, Fernseher oder Radio. Fünf Minuten Stille, und Ihre Gedanken finden wieder Ruhe.

4. Gönnen Sie sich etwas Gutes: Tun Sie sich etwas Gutes. Gönnen Sie sich etwas Schönes, etwas was Ihnen Spaß macht. Das bringt Sie auf andere Gedanken und verdrängt die negativen.

5. Der positive Tagesrückblick: Auch wenn der Tag schrecklich war, es gibt immer etwas Positives. Kleine Freuden, das eine oder andere Erfolgserlebnis – etwas findet sich immer. Man muss nur danach suchen. Oft ganz kleine Erlebnisse, ein freundliches Lächeln, ein schöner Wolkenhimmel, was auch immer. Und negative Erlebnisse haben in der Regel auch etwas Lehrreiches an sich. Der Ärger lässt es uns aber nicht erkennen. Erst wenn man einen gewissen „emotionalen Abstand“ zu den Vorkommnissen des Tages hat, findet man auch Dinge, die gut waren.

Herr Heidenberger, wir bedanken uns für dieses Gespräch!

Burkhard Heidenberger ist Trainer für Ziel- und Zeitmanagement sowie Autor auf Unternehmer.de. Im Zeitblueten-Blog veröffentlicht er Tipps rund um die Themen Ziel- und Zeitmanagement.

(Bild: © Lai Leng Yiap – Fotolia.com)