Die Notfallakte: Ein Must-have für Unternehmer [+Checkliste]

Veröffentlicht am 30. Januar 2017 in der Kategorie Versicherungen & Banken von

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Die Notfallakte: Ein Must-have für Unternehmer [+ Checkliste]

Stirbt der Chef unerwartet, bricht in vielen Firmen Chaos aus. Der Zugriff auf Bankkonten ist gesperrt, Kennwörter fehlen und Geschäftsunterlagen sind nicht auffindbar. Hinterbliebene und Mitarbeiter bangen um ihre Existenz. Mit einem Notfallordner können Unternehmer vorsorgen. Welche Dokumente hinein gehören, erfährst du hier.

Beispielszenario für einen unternehmerischen Notfall

An einem Samstagmorgen kippt Ilka Milter beim Bäcker plötzlich um und stirbt. Todesursache: Aneurysma Ruptur. Niemand wusste von der tickenden Zeitbombe im Kopf der Grafikdesignerin. Zurück bleiben ihr Mann und der zweijährige Sohn. Der Witwer ist verzweifelt. Gleichzeitig muss er sich fragen, wie es mit der Kreativagentur der Verstorbenen weitergehen soll.

Mitten im Gefühlschaos stellt Ehemann Andreas Milter fest, dass er keinen Zugriff auf die Geschäftskonten seiner Frau hat. Was fehlt ist eine Bankvollmacht. Die Folge: Er kann weder Löhne für die vier Angestellten auszahlen noch die Agenturmiete überweisen. Der Mann ist zahlungsunfähig – trotz Geld auf dem Konto. Das, was der Witwer erlebt, teilen viele Hinterbliebene von Unternehmern oder Geschäftsführern. Die Macher zu Lebzeiten hinterlassen ein Chaos, wenn sie plötzlich tödlich verunglücken.

Um Angehörige und das eigene Lebenswerk zu schützen, sollten Unternehmer einen Notfallordner anlegen, in dem Vollmachten und Verfügungen gesammelt sind. Diese bestimmen etwa, wann lebenserhaltende Maßnahmen eingestellt werden oder wer unter welchen Bedingungen auf Geschäftskonten zugreifen darf. Bestenfalls sind auch Ehevertrag und Testament darin abgelegt. So sind Erben schnell aufgespürt und sofort handlungsfähig.

Wichtig: Für Inhaber ist zusätzlich eine Unternehmer-Vollmacht Pflicht. Mit ihr ermächtigen sie Nachkommen oder Ehepartner im Falle eines unerwarteten Ereignisses, einen Stellvertreter als Geschäftsführer einzusetzen. Liegt der Chef nach einem Unfall im Koma, laufen die Geschäfte so weiter und sichern die Existenz.

Fehlt das Dokument, können Angehörige erst nach der Testamentsvollstreckung, die sich oft monatelang hinauszögert, handeln. Zu spät für viele Unternehmen.

Diese Dokumente gehören in die Notfallakte

  • Patienten- und Betreuungsverfügung
  • Vorsorgevollmachten
  • Unternehmervollmacht
  • Aufstellung Vollmachten (auch geschäftliche Notprokura)
  • Ehevertrag
  • Testament oder Erbvertrag
  • Telefonliste wichtiger Geschäftspartner: Lieferanten, Berater, Banken, …
  • Aufstellung Kapitalvermögen
  • Liste Passwörter, PIN-Nummern, Bankschließfächer
  • Liste der Patente und Lizenzen
  • Liste aller Bankenkredite, Leasingverträge und Privatdarlehen
  • Liste aller Versicherungen
  • Liste aller Grundstücke mit Grundbuchauszügen
  • Gesellschaftsverträge und -beschlüsse
  • Geschäftsführervertrag
  • Jahresabschlüsse der rückliegenden drei Jahre
  • Miet-, Pacht- und Arbeitsverträge
  • Schlüsselverzeichnis für General-, Tresor- und Ersatzschlüssel
  • Mitgliedschaften in Vereinen
  • Überlegungen für die Zukunft des Unternehmens und der Familie

Rechtzeitig für die Zukunft vorsorgen

Und, hast du bereits alle wichtigen Unterlagen zusammengetragen? Oder hast du dir bisher noch keine Gedanken über derlei Notfälle gemacht? Dann geht es dir wie dem Großteil der Unternehmer. Denn Studien zufolge kümmern sich 90 Prozent der Unternehmer erst im Vorrentenalter um das Sammeln von Notfalldokumenten. Doch leider sind Krankheiten und Unfälle nicht kalkulierbar. Der DIHK geht davon aus, dass bundesweit in den kommenden Jahren allein mehr als 200.000 Arbeitsplätze vernichtet werden, weil Inhaber sich nicht mit der eigenen Endlichkeit auseinandersetzen.

Natürlich muss die Notfallakte nicht zwingend in Papier vorliegen. Eine Digitalversion auf einem Stick, den Sie Ihrer Vertrauensperson (Notar, Ehepartner) übergeben, ist genauso sinnvoll und durch Updates leichter aktuell zu halten.

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Buchtipp Notfallakte: Must-have für UnternehmerDas Vorsorge-Set: Patientenverfügung, Testament, Betreuungsverfügung, Vorsorgevollmacht

Taschenbuch: 144 Seiten
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