Fahrtenbuch: Welche Vorteile haben Sie als Unternehmer?

Veröffentlicht am 5. Mai 2010 in der Kategorie Recht & Gesetze von

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Car glossy iconWird ein Firmenwagen auch für Privatfahrten verwendet, hat man als Nicht-Arbeitnehmer die Wahl, ob man den Dienstwagen bei der Einkommensteuer pauschal über die sog. 1%-Regel veranschlagen lässt oder ein Fahrtenbuch führt und so beim Finanzamt mit weiteren Einzelbelegen die tatsächliche private Nutzung nachweist. Das gilt auch für Nicht-Arbeitnehmer, wenn der Dienstwagen zu mehr als 50% für betriebliche Fahrten genutzt wird.

Die Lösung mit dem Fahrtenbuch dürfte infolge einer aktuellen Entscheidung des Bundesfinanzhofs für Unternehmer mit Fuhrpark an Attraktivität zunehmen. Warum dem so ist, welche Vorteile ein Fahrtenbuch bietet und wie man es am besten führt, erklärt die Redaktion von anwalt.de.

Was gilt für Fuhrparks?

Das Urteil des Bundesfinanzhofs bezieht sich auf die Anwendung der 1%-Methode, wenn von einer Person mehrere Fahrzeuge für Privatfahrten genutzt werden, die zum Betriebsvermögen gehören. So handhabte es auch ein Unternehmensberater. Aus seinem Fuhrpark nutzte er mehrere Fahrzeuge für Privatfahrten. Daraufhin wendete das Finanzamt mehrfach auf alle zu seinem Betriebsvermögen zählenden Fahrzeuge, die er auch privat nutzte, die 1%-Regel an (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG). Sie veranschlagten also für die private Nutzung pauschal 1 % des inländischen Brutto-Listenpreises des Kfz, und zwar jeweils für jedes Fahrzeug einzeln, das privat genutzt wurde, zuzüglich 0,03% für jeden Kilometer Strecke von der Wohnung zum Arbeitsplatz. Das Pikante an der Angelegenheit war: Die Finanzbeamten handelten dabei entgegen einer Verwaltungsanweisung.

Auf den Geldbeutel des Unternehmers hatte das erhebliche Auswirkungen: Deshalb erhob er gegen den Steuerbescheid Einspruch und zog bis vor den Bundesfinanzhof. Allerdings ohne Erfolg. Denn die Münchener Richter betrachteten die mehrfache Anwendung der 1%-Methode als zulässig. In Hinblick auf die Rechtmäßigkeit hatten sie keine Bedenken. Schließlich könne der Steuerpflichtige durch Führen eines Fahrtenbuchs die mehrfache Anwendung der 1%-Methode auf die Fuhrparkfahrzeuge vermeiden (Urteil v. 09.03.2010, Az.: VIII R 24/08).

Welche Methode rechnet sich?

Wegen des Urteils wird sich der Unternehmer in Zukunft wohl eher für ein Fahrtenbuch entscheiden (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 3 EStG). Es zu führen, ist oft umständlich. Allerdings kann es sich im Vergleich zur 1%-Pauschale durchaus rechnen. Welche Variante die profitabelste ist, hängt vom Fahrzeugwert und auch vom Umfang seiner privaten Benutzung ab. Handelt es sich um ein besonders teures Fahrzeug und wird es eher selten privat genutzt, ist das Fahrtenbuch oftmals die glücklichere Wahl. Denn in diesen Fällen schlägt die 1%-Regelung enorm zu Buche. Sie rechnet sich wiederum, wenn das Fahrzeug häufig für Privatfahrten genutzt wird.

Da man meist nur schwer vorhersehen kann, wie oft man das Fahrzeug im Laufe eines Jahres für private Fahrten tatsächlich nutzt, hat man die Möglichkeit, auch nach Einreichung der Steuererklärung die Veranlagung der privaten Fahrzeugnutzung zu ändern. Das geht jedenfalls, solange der Steuerbescheid noch nicht bestandskräftig geworden ist (Finanzgericht Rheinland-Pfalz, Urteil v. 30.05.2008, Az.: 5 K 2268/06). Achtung: Allerdings kann man den Einzelnachweis nur beantragen, wenn man auch tatsächlich über den gesamten Veranlagungszeitraum ein lückenloses Fahrtenbuch für das Fahrzeug geführt hat. Entsprechendes gilt für Fuhrparks, bei denen für jedes Firmenfahrzeug dann ein Fahrtenbuch geführt werden muss.

Wie führe ich ein Fahrtenbuch?

Ein gewisses Maß an Akribie wird einem für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch abverlangt, jedenfalls wenn man zu Buch und Stift greift. Denn hier muss jeder einzelne beruflich gefahrene Kilometer einzeln, minutiös und zeitnah notiert werden. Eine Zettelwirtschaft ist nicht zulässig (BFH, Urteil v. 09.11.05, Az.: VI R 27/05), da ein Fahrtenbuch nur in geschlossener Form vom Finanzamt akzeptiert wird.

Anzugeben ist mindestens: Datum, Kilometerstand, Beginn und Ende der beruflichen oder betrieblichen Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und Geschäftspartner, den man aufgesucht hat. Entspricht ein Fahrtenbuch nicht den formellen Anforderungen, wird das Finanzamt es nicht anerkennen und stattdessen die 1%-Regel für die Privatnutzung veranlagen. Mittlerweile zeigt sich der Bundesfinanzhof immerhin bei kleineren Mängeln etwas kulanter. Sie führen nach seiner Meinung nicht mehr zur Ungültigkeit des gesamten Fahrtenbuchs, wenn die übrigen Angaben ansonsten plausibel sind (Urteil v. 10.04.2010, Az.: VI R 38/06).

Was kann ein elektronisches Fahrtenbuch?

Um den manuellen Aufwand zu minimieren, hat inzwischen auch bei den Fahrtenbüchern die elektronische Datenerfassung Einzug gehalten. Viele Dienstwagennutzer greifen mittlerweile auf sog. elektronische Fahrtenbücher zurück, die als Mobil- oder Einbaugeräte angeboten werden. Jedoch könnten auch hier Probleme auftauchen und das Finanzamt die Aufzeichnungen nicht als ausreichenden Beleg anerkennen. Ein elektronisches Fahrtenbuch wird nur akzeptiert, wenn die Angaben nach der Aufzeichnung nicht mehr geändert werden können.

Die Daten werden direkt im Gerät gespeichert und können dann über einen Computer ausgelesen werden. Mithilfe spezieller Internetdienste ist es darüber hinaus möglich, die Fahrtenbuchdaten extern über das Internet zu erfassen. So sollen Manipulationsmöglichkeiten eingeschränkt und eine stichhaltigere Beweisführung beim Finanzamt erzielt werden. Aber Vorsicht: Bei der letzten Variante können datenschutzrechtliche Probleme hinzukommen. Denn bei der Aufzeichnung über das Internet erstellt man Bewegungsprofile und erfasst auch die Daten von Geschäftspartnern. (WEL)

(Bild: © Vanessa – Fotolia.com)