7 Regeln für einen qualitativen Forecast

Veröffentlicht am 13. August 2010 in der Kategorie Marketing & Vertrieb von

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Sie kennen das: Regelmäßig versuchen Sie, mit Ihrem Forecast in die Zukunft zu blicken und Ihrem Unternehmen eine Umsatzplanung zu ermöglichen. Da diese Planung sehr wichtig für die Entwicklung Ihres Unternehmens ist, setzen Sie hier oft moderne, computergestützte Werkzeuge ein, wie z.B. CRM Systeme. Das Sammeln möglichst großer Datenmengen in diesen Systemen soll bessere Ergebnisse bei der akkuraten Aussage über die zukünftigen Abschlüsse ermöglichen.

„Prognosen sind besonders schwierig, wenn diese in die Zukunft gerichtet sind“. Dieses Zitat wird oft Winston Churchill zugeschrieben, der ja auch gesagt haben soll: „Ich traue keiner Statistik, die ich nicht selbst gefälscht habe“. Aber das gehört nicht zum Thema Forecast, oder doch?

Wie auch immer, egal ob Sie als Vertriebsbeauftragter das CRM System füttern, als Channel Manager die Erfolge Ihrer Partner unterstützen wollen oder als Vertriebsmanager die Zahlen Ihrer Teams konsolidieren; oft stellt sich der erhoffte Erfolg nicht ein. Die erreichten Umsätze weichen von den Vorhersagen ab – meist nach unten!Dieses Phänomen ist gefährlich. Gefährlich sowohl für Ihre Karriere als auch für Ihr gesamtes Unternehmen. Was können Sie hier tun, um Ihre Planung zu verbessern und Ihre Karriere zu fördern?

Führen Sie einen systematischen Vertriebsprozess ein und unterstützen Sie Ihre Partner und Teams bei dessen Einhaltung!

Wie sollte Ihr Planungsprozess aussehen?

UMSATZ: EINFACHER PROZESS

Die Umsätze, die Sie im Forecast prognostizieren, entstehen nicht durch den Eintrag im System. Die Umsätze entstehen durch systematische Vertriebsarbeit beim Kunden. Daher darf die Planung den Verkäufer nicht von Kundenbesuchen abhalten.

EHRLICHE PLANUNG

Ein guter Forecast sollte wie ein Kompass sein. Eine Hilfe zur Kurskorrektur. Hier sollten Sie nicht nur erkennen können, wohin Sie steuern wollen (Ihre Umsatzziele), sondern auch ob Sie „auf Kurs“ sind. So wie ein Kompass nutzlos ist, der dahin zeigt, wo Sie Norden vermuten anstatt dahin, wo Norden ist, so nutzlos ist ein Forecast der „Top Down“ aufgebaut wird. Wenn Sie vom Ziel her arbeiten, und den Forecast so lange aufblasen bis das gewünschte Ergebnis erreicht ist, werden Sie am Anfang des Berichtszeitraumes gut dastehen, aber am Ende Ihren Forecast (und Ihr Umsatzziel) weit verfehlen.

Ehrlichkeit erfordert Mut! Wenn nicht genügend Projekte vorhanden sind, so muss der Forecast das auch zeigen, sonst taugt er nicht als Kontrollinstrument. Sie müssen Probleme früh aufdecken und gründlich analysieren.
Stellen Sie Projekte, die gemäß der von Ihnen angewandten Vertriebsmethode ausqualifiziert werden müssen, erst gar nicht in den Forecast ein und verfolgen diese nicht weiter.
Suchen Sie nach erfolgversprechenderen Umsatzchancen. Bauen Sie Ihren Forecast „Bottom up“ auf.

SYSTEMATISCH (das kann man gar nicht groß genug schreiben)

Zum Kompass gehört auch eine Karte und ein Kurs. Für den erfolgreichen Vertrieb bedeutet das, eine einheitliche Methode zu verwenden, mit deren Hilfe alle Beteiligten am Prozess folgendes erkennen können:

  • wo im Vertriebszyklus befindet sich ein Projekt?
  • was wurde bereits erreicht?
  • welche nächsten Schritte müssen von wem getan werden?

Das eventuell wichtigste Element dieser Methode ist ein sauberer Qualifizierungsprozess zu Beginn.
So lässt sich in Vertriebsmeetings ein objektives Bild der Situation gewinnen, und ein nahe an der Wirklichkeit liegender Forecast entwickeln. An diesem System sollte auch abgeleitet werden, welche Informationen für den Forecast wirklich notwendig und welche im Interesse einer Konzentration der Kräfte auf den Kunden entbehrlich sind.

EINHEITLICHE FORECASTS

Ein gemeinsames Bewertungssystem mit einheitlicher Begriffsdefinition und klaren Regeln für die Qualifikation von Projekten sowie für die Wahrscheinlichkeitsbewertung sind unabdingbare Voraussetzung, um auf Managementebene die Einzelforecasts der Vertriebsbeauftragten sinnvoll konsolidieren zu können. Ein einheitliches System erleichtert auch eine Plausibilitätsprüfung durch das Management im Rahmen der Vertriebsmeetings.

RICHTUNGSWEISEND FÜR DAS CRM

Eine qualitative Umsatzplanung liefert mehr als Zahlen. Sie müssen auch Handlungen ableiten können.

  • Was haben wir bereits getan, mit welchen Erfolg?
  • Was müssen wir noch tun?
  • Wer muss es tun?
  • Wo befinden wir uns im Vertriebszyklus?

Nur so können Sie Erfolge sicherstellen. Es ist die aktive, systematische Arbeit an den Projekten, die die Abschlusswahrscheinlichkeit erhöht; und damit auch die Genauigkeit der Vorhersage steigert.

REGELMÄßIG

Regelmäßige Vertriebsmeetings zur Nachverfolgung der geplanten Aktionen und deren Erfolg lassen Korrekturbedarf frühzeitig erkennen und ermöglichen so ein frühes Eingreifen. Dadurch kann der Aufwand zur Kurskorrektur klein gehalten werden und die Chancen auf Einhaltung des Forecast bleiben erhalten. Regelmäßigkeit erlaubt dem Vertriebsmanagement auch, eng an den Schlüsselprojekten zu bleiben und den Teams die notwendige Unterstützung geben zu können.

Was Sie auch regelmäßig tun müssen, ist die Pipeline füllen. Über der konkreten Arbeit zum Abschluss der vorhandenen Projekte darf die Akquisition neuer Projekte nicht zum Stillstand kommen. Nur ein regelmäßiger Zustrom neuer, qualifizierter Projekte erzeugt langfristigen Erfolg.

REALISTISCH

Realistisch bedeutet nicht nur ehrlich, diesen Punkt haben wir seiner Bedeutung entsprechend gleich zu Beginn erläutert. Es bedeutet darüber hinaus, „an der Realität orientiert“. Verabschieden Sie sich von der Illusion, eine exakte Vorhersage treffen zu können! Geschäfte werden mit lebenden Menschen gemacht und auch Ihr Forecast muss leben dürfen. Der qualitative Wert und Nutzen des Forecast liegt in seiner Funktion als Steuerungshilfe. Als Steuerungshilfe für das einzelne Projekt sowie für die gesamte Unternehmensplanung. Dieser Funktion wird der Forecast bereits durch einen Genauigkeitsgrad gerecht, den die Techniker „erste Näherung“ nennen.

(Bild: © Mike Kiev - fotolia.com)