Beschaffungsmanagement: Intelligent und preiswert einkaufen! (Teil I)

Veröffentlicht am 8. Juli 2010 in der Kategorie Marketing & Vertrieb von

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Preiswert einkaufen – das ist bei Produkten und Dienstleistungen, die für Unternehmen eine hohe Bedeutung haben, oft nicht leicht. Unter anderem, weil bei der Kaufentscheidung dann meist viele Faktoren zu berücksichtigen sind, um die beste Kosten-Nutzen-Relation zu erzielen.

„Vom Sparen allein wurde noch niemand reich.“

Diese Aussage gilt nicht nur für Privatpersonen. Sie gilt in abgewandelter Form auch für Unternehmen. Denn wenn ein Unternehmen aufgrund eines zu rigiden Sparkurses seinen Leistungen nicht mehr in der gewünschten Qualität erbringen kann, dann verliert es Kunden.

Deshalb kann die oberste Maxime beim Einkauf der meisten Unternehmen nicht lauten: „möglichst billig einkaufen“. Sie müssen vielmehr intelligent beziehungsweise preiswert einkaufen – also die zur Verfügung stehenden (Finanz-)Mittel so nutzen, dass die beste Kosten-Nutzen-Relation entsteht.

Doch was ist die beste Kosten-Nutzen-Relation? Diese Frage zu beantworten, ist im betrieblichen Alltag oft nicht leicht. Denn hierbei spielt unter anderem eine Rolle, welche Bedeutung das einzukaufende Produkt oder die einkaufende Leistung für die Leistungserbringung und Zielerreichung des Unternehmens hat. Dies sei an Beispielen illustriert.

Der Preis ist eine relative Größe

Nehmen wir an, ein Produktionsunternehmen braucht eine Stanze. Und diese muss pannenfrei funktionieren, da bei einem Ausfall die gesamte Produktion still steht. Dann kann der Preis nicht das alleinige Kaufentscheidungskriterium sein. Denn wenn die Stanze ausfällt, sind nicht nur alle Produktionsmitarbeiter zum Nichts-tun verdammt – das heißt das Unternehmen hat hohe Ausfallzeiten. Es kann auch seine Lieferzusagen nicht mehr einhalten. Unzufriedene Kunden und Konventionalstrafen sind also vorprogrammiert.

Ebenso verhält es sich, wenn ein Unternehmen Anzeigen schalten möchte, um seine Produkte zu promoten. Dann bringt es ihm wenig, in den Zeitungen mit den billigsten Anzeigentarifen zu inserieren. Denn was nutzt dem Unternehmen eine Anzeige in Zeitungen, die von seinen Zielkunden nicht gelesen wird? Wenig! Also kann auch hier der Preis zumindest nicht das alleinige Entscheidungskriterium sein.

Anders verhält es sich, wenn ein Unternehmen zum Beispiel Notizblöcke für seine Mitarbeiter kauft. Oder wenn es einen Malerbetrieb zum Streichen seiner Lagerräume sucht. Bei solchen Produkten und Dienstleistungen, die für die Leistungserbringung des Unternehmens eine geringe Relevanz haben, kann der Preis wenn nicht das einzige, so doch zumindest das oberste Entscheidungskriterium sein.

Kernziel: Kosten-Nutzen-Relation verbessern

Weil die verschiedenen Produkte und Dienstleistungen für deren Käufer eine unterschiedliche Relevanz haben, ist es, wenn es um das Optimieren des Einkaufs geht, sehr wichtig, zunächst zu analysieren:
Welche Bedeutung hat das betreffende Produkt beziehungsweise die betreffende Dienstleistung für unsere Leistungserbringung beziehungsweise das Erreichen unserer Unternehmensziele? Und:
Welche Anforderungen ergeben sich hieraus an das Produkt beziehungsweise die Dienstleistung?

Dabei lassen sich entsprechend der TASK-Formel vier Anforderungsbereiche unterscheiden:

  • technische,
  • ablauf-organisatorische,
  • sozial-menschliche und
  • kaufmännisch-wirtschaftliche Anforderungen.

Unter den technischen Anforderungen werden nicht nur alle Bedingungen subsummiert, die zum Beispiel eine Computeranlage oder Maschine erfüllen muss, damit sie ihre Funktion in einer Organisation erfüllt. Hierzu zählen auch Aspekte wie: Über welche fachliche Qualifikation und Vorerfahrung muss beispielsweise ein Computer- oder Marketingfachmann verfügen, den wir engagieren?

Zu den ablauf-organisatorischen Anforderungen zählen alle Faktoren, die damit zusammenhängen, wie ein Lieferant eine Leistung erbringen soll. Zum Beispiel: Wie und wann werden die georderten Teile geliefert? Oder: Welche Unterstützung bietet der Lieferant bei der Inbetriebnahme der Maschine oder deren Wartung?

Bei den sozial-menschlichen Anforderungen hingegen handelt es sich um alle Erwartungen, die ein Unternehmen bezüglich der alltäglichen Zusammenarbeit hat. Zum Beispiel: Wie verschwiegen müssen die Mitarbeiter des Lieferanten sein? Oder: Wie sollen sie auf Beschwerden und Extra-Wünsche reagieren?

Und bei den kaufmännisch-wirtschaftlichen Anforderungen? Hiermit sind neben dem Anschaffungspreis zum Beispiel Aspekte gemeint wie: Welche Folgekosten/Einsparungen sind mit der Investition verbunden (Lifecycle Costs, Total Costs of Ownership?) Wie sehen die Zahlungs-, Finanzierungs- und Lieferbedingungen aus?

Autoren: Dr. Bernhard Höveler, Dirk Nold

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Beschaffungsmanagement: Intelligent und preiswert einkaufen! (Teil III)

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