Effizienter Einkaufsprozess für Einmalbedarf: Konzept, Einkauf & Umsetzung

Es geht im Einkauf häufig nicht nur darum, einen Routine- oder sich wiederholenden Bedarf effizient zu decken und Versorgungssicherheit zu gewährleisten. Oft liegen noch nicht viele Informationen vor, wenn ein Fachbereich den Einkauf eines mehr oder weniger neuen Bedarfs anfordert.

Dabei kann es sich beispielsweise um ein Produkt mit neuem Design, neuen Materialen oder neuer Technologie handeln oder um den Einkauf eines Services, wie die Dienstleistung einer Agentur für ein aktuell wenig bekanntes Marketingaufgabenfeld.

Aus Einkaufssicht besteht der wesentliche Unterschied zum Wiederholungsbedarf darin, dass es für den Einmal- oder Neubedarf anfangs noch keine Basis für einen Kostenvergleich gibt. Natürlich geht es in erster Linie darum, das Projekt mit dem vorgegebenen Budget umzusetzen. Aber:

• Wann ist ein Angebot marktgerecht?
• Kann die Idealvorstellung der Fachabteilung nicht auch mit einem geringeren Budget umgesetzt werden?
• Sind im Angebot überhaupt alle Komponenten enthalten, die der Fachbereich benötigt?

Nachfolgend finden Sie einige Tipps für den effizienten Einkauf von Einmalbedarf.

Der Einkaufsprozess für Einmalbedarf

Der Einkaufsprozess für Einmalbedarf kann in drei wesentliche Phasen unterteilt werden: Eine Konzept,- Einkaufs- und Umsetzungsphase. Bereits in der Konzeptphase sollten Sie entscheiden, ob Lieferanten jetzt oder erst später ab der Einkaufsphase involviert werden. Grundsätzlich aber müssen Sie überlegen, ob Sie gleiche oder unterschiedliche Lieferanten in diesen Phasen einbinden wollen.

I. Konzeptphase

Das Ziel der Konzeptphase ist es, möglichst klare Leistungs- und Spezifikationsanforderungen zu definieren. Dazu sind drei Punkte wichtig:

1. Ermittlung der Einkaufsinformationen

Die Leistungsanforderungen werden häufig in einem Lasten- und Pflichtenheft festgehalten. Es kommt vor, dass die Fachabteilung viel besser weiß, was das Resultat sein soll aber nicht so eindeutig, welche Teil-Komponenten dorthin führen, geschweige denn, wer die gewünschte Leistung erbringen kann. Daher ist es wichtig, dass der Fachbereich den Einkauf bereits zu Beginn der Konzeptphase hinzuzieht, um die wesentlichen Einkaufsinformationen wie Spezifikationen, Mengen, Budget und Lieferzeit zu ermitteln.

2. Identifikation von Kostentreibern und Vertragsinhalten

Mit dem Blick des Einkäufers können in dieser noch relativ freien Phase anfänglich schon große Kostentreiber identifiziert und zur Diskussion gestellt werden. Soll beispielsweise eine Armbanduhr als Give-Away konzipiert werden, ist die Verwendung von beschichtetem Metall, Lederimitaten oder Plastik möglicherweise ausreichend und es kann auf Edelmetalle und echtes Leder verzichtet werden.

Neben der Identifikation von Kostentreibern, sollten in dieser Phase außerdem Vertragsinhalte inklusive möglicher Risiken festgehalten werden, die in der Einkaufsphase direkt mit abgefragt werden können. Ein solches Risiko kann zum Beispiel die termingerechte Lieferung darstellen. Hier kann bereits der Schadenersatzanspruch definiert werden, falls der Lieferant vertraglich zugesicherte Termine nicht einhalten kann.

3. Modell der Lieferanteninvolvierung

Entweder entwickeln Sie das Konzept mit Hilfe des Einkaufs in der Fachabteilung und beziehen Lieferanten erst ab der Einkaufsphase mit ein oder Sie involvieren Lieferanten bereits in der Konzeptphase.

Abbildung 1: Drei Phasen des Einkaufsprozesses für Einmalbedarf

Prüfen Sie auch die Möglichkeit, ob Lieferanten als sogenannte Systemlieferanten in alle drei Phasen einbezogen werden können. Als Paradebeispiel für ein solches Vorgehen gilt die Automobilindustrie. Dort werden Lieferanten häufig schon ab der Konzeptionsphase von Autoteilen eingesetzt. Diese Art der Lieferanteninvolvierung ist auch unter den Begrifflichkeiten Forward Sourcing oder Simultaneous Engineering bekannt.

Systemlieferanten können auch im indirekten Einkauf eingesetzt werden, zum Beispiel bei der Konzipierung von POS-Material oder Verpackungen. Alternativ kann auch ein Konzeptwettbewerb durchgeführt werden. Dieser kann separat vergütet und das präferierte Konzept in der Einkaufsphase ausgeschrieben werden.

II. Einkaufsphase

Das Ziel der Einkaufsphase ist es, die Kosten für die, in der Konzeptphase definierten Leistungsanforderungen, zu ermitteln. Hierbei sind vier Punkte zu berücksichtigen:

1. Angebotsdesign

Mit dem richtigen Angebotsdesign sind Sie in der Lage, die tatsächlichen Kosten zu erfassen. Erstellen Sie das Angebotsdesign anhand der in der Konzeptphase definierten Leistungsanforderungen. Wenn kein Systemlieferant einbezogen oder ein Konzeptwettbewerb durchgeführt wurde, sind meist noch nicht viele Informationen über den Bedarf bekannt. In diesem Fall kann eine fokussierte Einkaufsmarktanalyse – in Fachzeitschriften, bei Verbänden, etc. – Indizien für ein mögliches Angebotsdesign liefern.

Alternativ können Sie auch bei einer Auswahl identifizierter Lieferanten eine erste Anfrage ohne Angebotsdesign durchführen, um die Angebote zu analysieren. Die nächste Anfrage kann dann mit einem vorgegeben Angebotsdesign bei einer größeren Anzahl von Lieferanten erfolgen. Je nach Komplexität und Budget besteht zudem die Möglichkeit, einen externen Experten heranzuziehen.

Lesen Sie auf der zweiten Seite des Artikels die verbleibenden Punkte zur Einkaufsphase, alles wissenswerte zur Umsetzungsphase und ein Fazit!

Zu den Autoren:

Vincent van Putten
Vincent van Putten arbeitet als Einkaufsmanagement-Berater für die HÖVELER HOLZMANN CONSULTING GmbH (Tel.: +49 (211) 56 38 75 – 30, E-mail: vincent.vanputten@hoeveler-holzmann.com).

Dr. Bernhard Höveler
Mehr Informationen zu Dr. Bernhard Höveler in untenstehender Autorenbox.

(Bild: © Vincent van Putten, Dr. Bernhard Höveler)