Einkaufsoptimierung: Einsparungen erfassen und transparent machen

Veröffentlicht am 31. Januar 2012 in der Kategorie Marketing & Vertrieb von

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Frage 4: Welche Messlatte nutzen wir für die Einsparmessung?

Für das Messen von Einsparungen gibt es vier Typen von Messlatten (= „Baselines“). Einkäufer sollten beim Auswählen eines Typs unbedingt die hier aufgezeigte Reihenfolge beachten – unter anderem, weil die erste Messlatte zwar die genaueste und objektivste ist, aber nicht immer anwendbar ist. Die darauf folgenden Messlatten werden zunehmend manipulierbarer und damit weniger objektiv.

Fixe historische Baseline: Das Messen an einem fixen historischen Ausgangswert ist die objektivste Messmethode. Hier wird immer gegen die zuletzt gezahlten Konditionen aus einer Total Cost of Ownership-Perspektive (Gesamtkosten einer Materialgruppe) gemessen. Daher gibt es keinen Spielraum für ein „Frisieren“ der berechneten Sparerfolge, wie dies zum Beispiel beim Zugrundelegen von Budget- werten möglich ist.

Variable historische Baseline: Wenn der Preis eines Produktes oder Services zum Beispiel aufgrund der Abhängigkeit der Preisentwicklung beim Rohmaterial stark schwankt, sollten Unternehmen pro Materialgruppe bestimmte Regeln zum Festlegen der Vergleichsbasis anwenden. Dies ist zum Beispiel beim Benzin der Fall. Hier zieht man zum Messen einen variablen historischen Ausgangswert heran – beispielsweise den Ölpreisindex. Dann wird der zuletzt gezahlte Preis durch den Ölpreisindex angepasst. Gegen diesen angepassten Preis verhandelt der Einkauf dann, um Kosten zu reduzieren oder zu vermeiden.

Budget als Baseline: Eine weitere Methode zum Feststellen von Einsparungen ist das Messen mithilfe eines festgelegten Budgets. Das Budget als Ausgangswert stellt in der Regel einen Schätz- oder Erfahrungswert dar. Das Abschätzen des Budgets kann auf Basis von Daten aus der Vergangenheit oder der Gegenwart, beispielsweise Lieferantenangebote, erfolgen. Diese Methode zum Berechnen von Einsparungen sollte nur herangezogen werden, wenn ein historischer Ausgangswert nicht verfügbar ist. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Produkte oder Services erstmals eingekauft werden.

Neue Baseline: Wenn der Einkauf keinen der vorgenannten Ausgangswerte erstellen kann, besteht die Möglichkeit des Messens gegen einen neuen Wert. Dieser kann zum Beispiel das beste Angebot aus der Ausschreibung sein. Diese Methode ist mit Abstand die schlechteste Methode zum Messen des Einkaufserfolgs, weil sie manipulierbar ist. Unternehmen sollten sie nur anwenden, wenn ein Messen auf Basis der drei vorher genannten Methoden nicht möglich ist.

Frage 5: Welche Einsparhebel gibt es?

Für das Erzielen von Einsparungen gibt es zwei verschiedene Arten von Hebeln: die Preis- sowie Prozesskostenhebel und die Mengenhebel.

Die Preis- und Prozesskostenhebel lassen sich unterteilen in Hebel zum aggressiven Kostenoptimieren und Hebel für ein „intelligentes“ Einkaufen. Beispiele für Hebel zum aggressiven Kostenoptimieren sind die Volumenkonzentration, das Preisbenchmarking und das Global Sourcing. Das Optimieren von Spezifikationen oder der Supply Chain sind Hebel zum „intelligenten“ Einkaufen.

Die Mengenhebel lassen sich in konservative und aggressive Hebel unterteilen. Vom konservativen Mengenreduzieren spricht man zum Beispiel bei einer verschärften Bedarfskontrolle oder verschärften Bedarfsrichtlinien. Das Eliminieren von Bedarf zum Beispiel durch ein Verändern der Nutzungsdauer stellt eine aggressive Mengenreduktion dar.

Einsparmessung


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