Einkaufsoptimierung: Einsparungen erfassen und transparent machen

Veröffentlicht am 31. Januar 2012 in der Kategorie Marketing & Vertrieb von

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Um die optimale Kosten-Nutzen-Relation zu erzielen, entfalten Einkaufsabteilungen viele Aktivitäten. Sie wechseln zum Beispiel Lieferanten und handeln Verträge neu aus. Entsprechend frustrierend ist es, wenn am Jahresende die Unternehmensführung bei den Einkäufern kritisch nachfragt: Welchen Beitrag haben Sie zum Erfolg geleistet? Das geschieht oft. Denn die Einsparungen sind häufig in der Gewinn- und Verlustrechnung nicht sichtbar.

In den meisten Unternehmen gilt: Wer seinen Beitrag zum Unternehmenserfolg am besten dokumentieren kann, ist beim Top-Management gut angesehen. Deshalb hat zum Beispiel der Vertrieb in fast allen Betrieben ein sehr gutes Standing. Denn er kann seinen Beitrag mit Zahlen, Daten, Fakten belegen. Also sollte auch der Einkauf darauf hinarbeiten, dass er seinen Beitrag zum Unternehmenserfolg in Form von Einsparungen in der Gewinn- und Verlust-Rechnung (GuV) gut dokumentieren kann. Dies setzt ein nachvollziehbares Messen der Einsparungen voraus.

Einkäufer, die die erzielten Einsparungen messen und dokumentieren wollen, sollten sechs Schlüsselfragen beantworten. Von diesen Fragen beziehen sich drei auf den strategischen Einkaufsprozess (= materialgruppenunabhängige Fragen) und drei müssen in Zusammenhang mit der jeweiligen Materialgruppe beantwortet werden:

Frage 1: Was wird unter Einsparungen verstanden?

Grundsätzlich setzt sich der Einkaufserfolg aus der Kostenreduzierung und Kostenvermeidung zusammen. Das Reduzieren von Kosten (= Einsparungen) führt zu einem Senken der Ausgaben gegenüber der Vorperiode. Dieses Senken der Ausgaben ist, sofern es korrekt gemessen wird, sichtbar in der GuV. Ein Vermeiden von Kosten führt zwar auch zu einer Kostenoptimierung. Diese ist aber nicht unmittelbar in der GuV sichtbar.

In der Regel wird eine Kostenreduzierung vom Vorstand oder der Geschäftsführung mehr geschätzt als eine Kostenvermeidung. Deshalb gilt es zu klären: Was erwartet die Unternehmensführung?