Mitarbeiterführung: So delegieren Sie richtig!

Veröffentlicht am 20. Januar 2011 in der Kategorie Management & People Skills von

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Überwältigt von der Fülle des Tagesgeschäftes? Zu wenig Zeit für die unternehmerischen Aufgaben? Zeit für Delegation? Doch Vorsicht: Erfolgreiche Delegation braucht bestimmte Voraussetzungen.

Ohne diese schaffen Sie sich mehr Frust als Entlastung. Dieser Beitrag nennt sieben wichtige Voraussetzungen, die in der Praxis häufig vernachlässigt werden.

Tipp Nr. 1: Geben Sie dem anderen nicht das Gefühl, etwas Wertloses zu tun

Oftmals ist der Wunsch, sich von unangenehmen Aufgaben  zu befreien, das treibende Motiv für Delegation. Manches ist Ihnen vielleicht lästig. Oder Sie betrachten es nicht als wichtig.

Wenn Sie aus dieser Haltung heraus delegieren, besteht das Risiko, dass der andere sich lediglich ausgenutzt fühlt. Noch schlimmer ist es, wenn er sich durch ungeschickte Wortwahl Ihrerseits („Zahlenknecht“) persönlich abgewertet fühlt.

Machen Sie sich klar, warum die Aufgabe für den Unternehmenserfolg wichtig ist. Wenn sie es nicht ist, eliminieren Sie sie. Seien Sie respektvoll gegenüber dem anderen als Person.

Tipp Nr. 2: Verbinden Sie das Abgeben von Aufgaben mit Mitarbeiter-Förderung

Oft will man Aufgaben einfach nur los sein. Das bedeutet zwar schnelle Erleichterung, doch damit ist noch keine längerfristige Lösung erreicht.

Schaffen Sie stattdessen eine Win-Win-Situation, indem Sie das Abgeben eigener Aufgaben mit gezielter Mitarbeiter-Förderung verknüpfen. Der betreffende Mitarbeiter wird mit viel mehr Motivation arbeiten und seine Bindung an das Unternehmen wird steigen.

Tipp  Nr. 3: Fangen Sie nicht erst dann mit Delegation an, wenn es „brennt“

Der Wunsch nach Entlastung tritt meist auf, wenn es „brennt“. Doch dann ist es zu spät. Niemand kann aus dem Stand heraus Ihre Aufgaben übernehmen. Eine gewisse Einarbeitung ist immer nötig. Und wenn Sie selbst am Rand der Kapazitätsgrenze sind, haben Sie dafür weder Zeit noch Nerven.

Bereiten Sie Delegation daher antizyklisch vor, das heißt wenn noch die Chance besteht, eine vernünftige Einarbeitung zu gewährleisten.

Tipp Nr. 4: Erfolgreiche Delegation braucht Arbeitsvoraussetzungen

Demjenigen, an den delegiert wird, einfach nur die Aufgabe zu übertragen, reicht nicht. In der Regel sind Arbeitsvoraussetzungen nötig. Je pro-aktiver Sie diese schaffen, desto reibungsloser erfolgt der Übergang.

Denken Sie dabei nicht nur an sachliche Arbeitsvoraussetzungen (Arbeitsplatz, PC-Zugang, weitere Software-Lizenzen u.ä.), sondern auch an Hilfestellungen für den Mitarbeiter, zum Beispiel durch Klärung Ihrer Erwartungen, Muster früherer Vorgänge u.ä.

Tipp Nr. 5: Erfolgreiche Delegation braucht Rückkopplung

Gerade in der Anfangszeit ist enge Kommunikation mit dem Mitarbeiter nötig. Im Zweifel haben Sie Hintergrundinformationen, die nirgendwo niedergeschrieben sind. Oder bestimmte Wünsche an die Form der Arbeitsergebnisse, zum Beispiel die Gestaltung eines Angebotes. Oder bestimmte Vorgehensweisen sind in Ihrem Betrieb tabu.

Diese Dinge zeigen sich erst bei der Arbeit. Durch zeitnahes Feedback helfen Sie dem Mitarbeiter, sich auf Sie einzustellen.

Tipp Nr. 6: Nutzen Sie die frei gewordene Zeit für strategisch wichtige Aufgaben

Trotz der Delegation bestimmter Aufgaben gibt es immer noch mehr als genug für Sie zu tun. Nutzen Sie die frei gewordene Zeit in einer Weise, die Ihrem Unternehmen zugutekommt.

Idealerweise kümmern Sie sich um strategisch wichtige Unternehmeraufgaben, zum Beispiel um Kundenkontakte. Wenn Sie in der Zeit mehr Geld verdienen, als sie an den Mitarbeiter zahlen, lohnt sich die Delegation auch finanziell.

Tipp Nr. 7:  Fangen Sie nicht jedes Mal wieder bei null an

Auch wenn alles gut läuft, rechnen Sie mit Fluktuation. Damit Sie nicht immer wieder bei null anfangen müssen, empfiehlt sich eine gute Dokumentation. Ergänzen Sie die anfänglichen Unterlagen regelmäßig. Beispielsweise können Ihnen Fragen, Fehler und Missverständnisse aus dem Einarbeitungsprozess Hinweise für künftige Verbesserungen geben.

Halten Sie auch Ihren Mitarbeiter zur Dokumentation an, zum Beispiel über Gesprächsergebnisse, Vorgehensweisen u.ä, so dass ein möglicher Nachfolger daran mühelos anknüpfen kann.

Wenn Sie diese Tipps beherzigen, haben Sie eine gute Chance, dass die Delegation eine echte Entlastung bringt, statt Ihren Stresspegel zu erhöhen.

(Bild: © Sebastian Kaulitzki - Fotolia.com)