7-Punkte-Checkliste für Ihre wirkungsvolle Präsentation (Teil I)

Veröffentlicht am 18. Januar 2011 in der Kategorie Management & People Skills von

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So hinterlassen Sie bei Ihren Zuhörern Spuren, bleiben im Gedächtnis und erzeugen Begeisterung, statt Langeweile!

1. Ziel und Thema erarbeiten und festlegen

Das Thema ist meistens schnell gefunden: Firmenpräsentation, Umsatzzahlen präsentieren, Marketingaktivitäten darstellen, etc.. Das Ziel der Präsentation kann jedoch ein ganz anderes sein, z. B. neues Vertrauen aufbauen oder die Mitarbeitermotivation fördern. Die Informationen und Argumentationen werden dann stets auf dieses Ziel abgestimmt.

Überlegen Sie genau, welches Ziel Sie mit Ihrer Präsentation verfolgen. Was wollen Sie mit Ihrer Präsentation aussagen und erreichen? Was genau soll der Zuhörer am Ende wissen, fühlen, machen oder denken? Überprüfen Sie Ihre Ziele immer mit Ihren nächsten Schritten: Erwartungen der Zuhörer, Stoffsammlung, Themenauswahl, Einleitung, Hauptteil, Schluss. Wenn Sie Ihr Ziel immer im Blick haben, dann wird es sich auch in der Präsentation widerspiegeln.

Die meisten Präsentationen haben als Ziel:

  • Kunden/Gruppe überzeugen
  • Wissen weitergeben
  • Angebot/Vorschlag machen
  • Entscheidungen vorbereiten
  • Verständnis erwirken
  • Begeistern und positive Einstellung entwickeln

2. Zielgruppe und Zuhörerkreis

Falls Sie zu Ihrer Präsentation selbst einladen, ist das ein entscheidender Vorteil. Sie können dann den Teilnehmerkreis so wählen, dass Ihr Publikum Sie bei der Realisierung Ihrer Ziele unterstützt. Möchten Sie also für Ihr Produkt werben, dann laden Sie neben den Entscheidungsträgern auch die Personen ein, die bereits von Ihrem Produkt überzeugt sind. Diese Personen sind dann Ihre Verbündeten vor Ort und können auch nach der Präsentation bei den Entscheidungsträgern für Ihr Produkt werben. Sie wirken also als eine Art Multiplikator vor Ort.

In jedem Fall sollten Sie sich über Ihre Zuhörer informieren. Es ist ein entscheidender Unterschied, ob Sie als Gesundheitsexperte vor Ärzten, Patienten oder vor einer gemischten Gruppe präsentieren. Es ist auch von Bedeutung, ob Sie in diesem Fall vor jungen Patienten oder Senioren präsentieren. Diese Zuhörergruppen haben sicherlich ganz unterschiedliche Interessen und diese müssen Sie berücksichtigen.

Um Ihre Zielgruppe eindeutig zu definieren, machen Sie sich Gedanken über Ihr Publikum (Name, Abteilung, Zusammensetzung), deren Handlungsspielraum (Hierarchie, Verantwortlichkeit, Entscheidungskompetenz), Erwartungen, Interessen, Wissensstand und den Nutzen für Ihre Zuhörer.

3. Inhalts- und Stoffsammlung

Bringen Sie Ihre Gedanken auf Papier. Hierzu eignet sich eine vorerst unstrukturierte MindMap, die Sie zu einem ersten Brainstorming nutzen können. Schreiben Sie auch vorerst Unsinniges auf. Nicht selten ergeben sich daraus neue Sichtweisen und Ideen. Dadurch, dass Sie eine MindMap nutzen, sind die Ideen und Gedanken bereits teilweise strukturiert. In einer zweiten MindMap können Sie dies noch verstärken und eine eindeutige Struktur festlegen. Es ergeben sich Haupt- und Unterpunkte, die Ihnen einen roten Faden für Ihre Präsentation liefern. Die graphische Darstellung des MindMaps unterstützt Sie dabei die Haupt- und Unterpunkte besser im Gedächtnis zu verankern.

Jetzt kommt der schwierigste Teil, die Themenauswahl für Ihre Präsentation. Weniger ist mehr! Achten Sie auf Ihre Zeit: wie viel können Sie in dieser Zeit wirklich so präsentieren, dass Sie Ihre Ziele erreichen? Überlegen Sie, für welche Themenschwerpunkte sich die Zuhörer interessieren. Eine junge Patientengruppe interessiert sich sicherlich nicht für Inkontinenz oder Demenz, sondern eher für Vorsorgeuntersuchungen oder Fitnesskurse. Stimmen Sie die Inhalte auf Ihre Ziele und Ihre Zielgruppe ab.

4. Präsentationsablauf

Haben Sie auch hier wieder Ihre Zielgruppe im Auge:

Eröffnung: 1/10 der Zeit

  1. Begrüßung und eigene Vorstellung
  2. Anlass, Thema, Problem, Nutzen darstellen
  3. Orientierung geben – Spielregeln festlegen falls nötig
  4. Interesse wecken – durch Fragetechniken
  5. Ziel der Einleitung: positiver Eindruck, positive Grundstimmung, sammeln Sie Sympathie-Punkte durch eine offene Körperhaltung, lächeln Sie, halten Sie Blickkontakt und passen Sie Ihre Kleidung dem Publikum an.

Holen Sie Ihre Zuhörer gedanklich ab. Sprechen Sie Vorerfahrungen an, in einem Telefontraining könnte dies zum Beispiel sein:

„Vielleicht haben Sie sich gefragt, warum Sie ein Telefontraining besuchen sollen, wo Sie doch bereits seit Jahren telefonieren. War Ihr Telefonverhalten falsch? Doch es geht uns heute nicht um richtig oder falsch, sondern wir wollen schauen, was es für Techniken gibt, um das Telefon noch professioneller zu nutzen.“

Hauptteil: 6/10 der Zeit
Hier präsentieren Sie Inhalte und Argumente, systematisch in Haupt- und Unterpunkten. Nach längeren Ausführungen fassen Sie das Gesagte kurz zusammen. Ihr Publikum hört Ihren Vortrag zum ersten Mal und ist froh noch mal eine Orientierung zu bekommen. Pro Kapitel sollten Sie nicht mehr als 7 Detailinformationen einfügen. Die Präsentation des Hauptteils orientiert sich ebenfalls an Ihrer Zielsetzung und Zuhörerkreis. Überlegen Sie genau, was, wie viel und wie Sie Ihre Informationen präsentieren wollen.

Abschluss: 2/10 der Zeit
Der erste Eindruck entscheidet über Sympathie und Vertrauen, der letzte Eindruck bleibt im Gedächtnis. Fokussieren Sie hier noch mal Ihr Ziel. Wenn Sie die Teilnehmer zu einer Handlung motivieren wollen, sollten Sie jetzt noch einmal einen Appell an Ihre Zuhörer richten. Wiederholen Sie hier noch mal das Wichtigste und fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen. Bedanken Sie sich für die Teilnahme oder Aufmerksamkeit.

Beispiel: Ich habe Ihnen unsere neuen Marketingstrategien präsentiert. Unser Ziel ist es, unseren Umsatz auf 10% zu steigern. Dafür benötigen wir Ihre Unterstützung und freuen uns auf eine konstruktive Zusammenarbeit. Vielen Dank für Ihre aktive Teilnahme.

Schluss-Einleitungen könnten lauten:

  • Was bedeutet das alles für uns? …
  • Ich fasse zusammen: …
  • Was bringt uns das? …
  • Unser Ziel ist es…

Verabschieden Sie Ihre Zuhörer mit einem positiven Gefühl.

Die restliche Zeit (1/10) ist Ihr Zeitpuffer.

Lesen Sie im zweiten Teil weitere Tipps zum Medieneinsatz, zur Durchführung und zur Nachbereitung Ihres Vortrags.

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7-Punkte-Checkliste für Ihre wirkungsvolle Präsentation (Teil II)

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