„Kontinuierliche Verbesserung“: Niedrige Kosten und hohe Qualität!

Veröffentlicht am 29. Dezember 2010 in der Kategorie Management & People Skills von

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Unternehmen müssen einen schwierigen Spagat meistern: Einerseits gilt es, die Kosten so niedrig wie möglich zu halten. Andererseits darf nicht zu Lasten der Qualität gespart werden.

Das Zauberwort, das beides sicher stellen soll, heißt „Kontinuierliche Verbesserung“. Michael Wittmann von der Rosenheimer Steinbeis Beratung GmbH erklärt, wie die KVP-Potenziale nachhaltig entfaltet werden.

Am Anfang waren die Erwartungen hoch. KVP-Programme würden schnell die aktuellen Probleme lösen, dachte man. Doch die Ergebnisse blieben oft hinter den Erwartungen zurück. Für viele Unternehmen ist KVP daher längst ein alter Hut, und Abnutzungserscheinungen sind nicht zu übersehen. Doch zugleich ist kontinuierliche Verbesserung weiterhin ein Gebot der Stunde, denn an der Notwendigkeit, die an sich gegensätzlichen Ziele, die Qualität und Produktivität bei möglichst niedrigen Kosten zu erhöhen, tatsächlich zu erreichen, hat sich nichts geändert.

Wie aber lässt sich der Erfolg betrieblicher Erneuerungsvorhaben sicherstellen? Die Erfahrungen zeigen, dass es einige wichtige Stellschrauben und Bedingungen gibt, die über das Wohl oder Wehe von KVP-Maßnahmen entscheiden.

1. Betroffene zu Beteiligten machen

Veränderung muss von den Mitarbeitern ausgehen und direkt am Arbeitsplatz stattfinden. Die Mitarbeiter wissen nämlich sehr genau, wo der Schuh drückt und wie man diese Probleme lösen kann, wo Potenziale stecken und wie man sie nutzen kann. Die Mitarbeiter müssen daher motiviert werden, sich einzubringen, Ideen zu entwickeln und diese umzusetzen. Dazu benötigen sie natürlich die Unterstützung durch die Führungskräfte.

Die Mitarbeiter müssen ihren Vorgesetzten vertrauen, dass sie ihren Ideen die nötige Aufmerksamkeit schenken und sich für sie einsetzen. Umgekehrt müssen die Vorgesetzten ihren Mitarbeitern die Kompetenzen zubilligen, Problemlösungen umzusetzen. Vertrauen, Transparenz und Kommunikation sind daher zentrale Erfolgsfaktoren.

2. KVP-Programm: Klare Ziele

KVP funktioniert nach dem Prinzip der kleinen Schritte. Langfristige Strategien und Ziele wie Kostenminimierung und Qualitätssicherung sind zu komplex, um sie in kürzester Zeit wirksam umzusetzen. Besser ist es, das Hauptziel in viele kleine und konkrete Teilziele zu zerlegen und Teilziel für Teilziel umzusetzen. Auf diese Weise wird ein abstraktes Ziel für die Mitarbeiter greifbar und realisierbar.

Wenn die Mitarbeiter erkennen, dass ihre Ideen und Vorschläge umgesetzt werden, bleiben sie motiviert, was dazu beiträgt, auch die mittel- und langfristigen Ziele zu erreichen. Die Nachhaltigkeit der KVP-Programme wird auf diese Weise gewährleistet.

3. Bezug zum Alltag sichern

Nicht nur die Themen, die das Management vorgibt, sollten in den KVP-Workshops bearbeitet werden. Auch die Mitarbeiter sollten Fragen und Probleme in die Meetings einbringen können. Die Motivation, sich zu engagieren, erhöht sich, da der Bezug zum Alltag stark ist und die Mitarbeiter spüren, dass ihr Wissen und ihre Ideen wertgeschätzt werden. Auch eher passive Mitarbeiter werden spätestens dann mitgerissen, wenn sie feststellen, dass sie nicht mehr nur einen Produktionsprozess begleiten, sondern eigene Ideen im Team generieren und umsetzen können.

4. Schnelle Effekte

Die Ideensammlung sollte in moderierten Kurzworkshops stattfinden. Interne Moderatoren, die im Vorfeld für diese Aufgabe ausgebildet werden, ermöglichen es, in kurzer Zeit genügend kreative Ideen zu sammeln, diese nach Erfolgsaussichten zu gewichten und zu vereinbaren, wer bis wann die Lösungen umsetzt. Vorhandenes Wissen der Mitarbeiter wird auf diese Weise zielgerichtet aktiviert und sofort in konkretes Handeln übersetzt.

Die Lösungen sollten in eine Intranet-Datenbank eingepflegt werden, sodass alle Mitarbeiter, auch an anderen Standorten, darauf zugreifen können. Das erhöht zusätzlich die Synergieeffekte. Während Ausschuss, Reklamationen, Fehlzeiten und Kosten sinken, verbessern sich die Produktivität und Werkskennzahlen überproportional stark.

5. Auswertung des KVP-Programms

Bewährt hat es sich, wenn ein externer Berater den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung bis zur Auswertung nach etwa einem Jahr unterstützt. Dann steht das KVP-Programm auf den Prüfstand: Wurde das Hauptziel erreicht? Stehen Aufwand und Nutzen im angemessenen Verhältnis?

Die Ergebnisse werden mit Hilfe von Kennzahlen verglichen. Beeindruckend ist es immer wieder zu erleben, wie engagiert Geschäftsführung, Führungskräfte und Mitarbeiter an einem Strang ziehen, wenn Veränderung tatsächlich stattfindet, sodass sukzessive eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung entsteht. Eine solche Kultur ist geprägt von intensiver Kommunikation, regelmäßigem Erfahrungsaustausch und fruchtbaren Synergieeffekten. Vor allem aber sind schnelle, messbare Erfolge Nährboden für kreative Ideenentwicklung, engagierten Teamgeist und Umsatzwachstum.

6. Interne Treiber

Der Erfolg liegt in der Kontinuität. KVP braucht daher einen Treiber. Neue anstrebenswerte und erreichbare Ziele müssen immer wieder formuliert, Verbesserungen erkannt, erprobt und konsequent umgesetzt werden. Vor allem in kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) ist es wichtig zu berücksichtigen, dass die KVP-Verantwortlichen diese Aufgabe neben ihren eigentlichen Tätigkeiten erledigen müssen. Das muss die KVP-Planung berücksichtigen, sonst sind negative Auswirkungen unvermeidbar.

7. Qualifizierung sichern

Ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg sind Projektmanagement- und Führungstrainings, vor allem für Meister und Schichtführer. Denn als zentrale Schnittstelle zwischen „oben“ und „unten“ müssen sie die KVP-Methoden kennen und anwenden können. Zudem: Wenn die Meister es verstehen, ihre Mitarbeiter zielgerichtet zu motivieren, werden diese auch dauerhaft ihre Verbesserungsvorschläge einbringen. Und darauf kommt es an: nachhaltig dran bleiben!

(Bild: © Catty – Fotolia.com)