Ballast über Bord befördern: Der Frühling schreit nach Ordnung!

Veröffentlicht am 1. April 2009 in der Kategorie Management & People Skills von

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Winterverbrennung und Zeitumstellung läuteten kürzlich den Frühling ein. Die Tage werden länger, die Sonne strahlt, alles blüht. Wir sind im Allgemeinen aktiver. Die Motivation für den altbekannten Frühjahrsputz steigt um ein Vielfaches. Und so nebenbei wird es Zeit, in manchen Büro- und Wohnräumen endlich mal wieder Ordnung zu schaffen. Der Frühling ist wieder da und schreit regelrecht nach Ordnung!

Es ist sehr klug den Frühlingsschwung mitzunehmen, um sich vom Ballast des Alltags systematisch zu trennen.

Für mich leitet sich aus den Anfangsbuchstaben des Wortes Ballast sehr schön ab, wofür der Begriff steht und worum es im Kern beim Aufräumen geht: Die Belastungen des Alltags loslassen und anfangen systematisch zu trennen.

Jeder kennt es, der Alltag, der rasant an einem wie ein E-Zug vorbeizischt, fordert seinen Tribut: Wir schaffen es häufig nicht mehr, alle Informationen und Anforderungen unter einen Hut zu bringen. Häufig passiert dann eines: Man verliert den Überblick, driftet ab, schiebt unendlich auf, das Chaos beherrscht uns statt umgekehrt. Trotz Einsicht und Kenntnis dessen, dass äußere Ordnung zu innerer Klarheit führt, ist das Halten von Ordnung eines der hartnäckigsten Probleme unserer Gegenwart.

Und es trifft fast jeden. ´Oh nee, heute habe dazu keine Lust´ oder ´jetzt habe ich dafür wirklich keine Zeit´ - und so wächst die Unordnung immer mehr an. Papierstapel türmen sich, Kisten lagern stapelweise im Keller oder auf dem Dachboden, Dreck sammelt sich an - Stress pur!

Vier Kisten versus Getting-Things-Done

Meines Erachtens ist Ordnung dauerhaft nur durch ein regelmäßiges System zu halten. Jeder sollte sich dafür sein eigenes System suchen. Ein System, das zu seinem Typ, zu seiner Arbeitsweise passt. Und das findet man am Besten, wenn man über eine gewisse Zeit eine bestimmte Methode praktiziert.

Hier die Auswahl von 2 Methoden:

  • Die 4-Kisten-Methode (oder auch 4-Felder-Methode)
  • Getting-Things-Done.

Die 4-Kisten-Methode

Diese Methode kann man auf alle Lebensbereiche anwenden, sowohl auf Büro- als auch Privatthemen. Will man beispielsweise seinen Kleiderschrank oder einen Bürostapel ausmisten, so nimmt man 4 Kisten zur Hand oder teilt seinen Fußboden/Arbeitstisch in 4 Felder. Wichtige Grundsatzregel: Jedes Teil, also jedes Kleidungsstück sowie jedes Papier, nur einmal in die Hand nehmen.

  • In die 1.Kiste kommt alles, was man wegwerfen möchte. Das ist die Müll- oder Entsorgungskiste.
  • In die 2.Kiste kommt alles, wovon man sich augenblicklich nicht so recht trennen kann. Man weiß hier nicht so recht, was damit geschehen soll. Das ist die Fragezeichen-Kiste. Häufig neigt man dazu, sehr viel in diese Kiste zu räumen. Falls das der Fall sein sollte, empfehle ich Ihnen mit einer gewissen Zeitdistanz diese Kiste einfach nochmals durchzugehen und das 4-Kisten-Prinzip erneut anzuwenden.
  • In die 3.Kiste kommt alles, was man verschenken, weggeben oder veräußern möchte. Diese Kiste ist die ´Aktionen-Kiste´. Sie erfordert anschließende Aktionen, die recht schnell folgen sollten.
  • Und in die 4.Kiste kommt alles, was man behalten möchte. Das ist die ´Bleiben-Kiste´. Aber Vorsicht: Als Ziel sollte diese Kiste die kleinste von allen sein. Und das ist gar nicht so einfach. Bei den ersten Ausmistaktionen ist man häufig noch sehr vorsichtig. Je öfter Sie ausmisten, desto mutiger werden Sie! Folgende Ausmist-Fragen helfen Ihnen: Brauche ich das unbedingt noch? Habe ich das Kleidungs- bzw. Papierstück in den letzten 6 Monaten überhaupt in den Händen gehabt? Habe ich überhaupt noch gewusst, dass ich dieses Teil besitze? Beim Papierstück: Bekomme ich diese Information noch auf andere Weise?

Entrümpeln hat immer was mit Entscheiden zu tun. Ein Tag, an dem Sie nicht so gut drauf sind, eignet sich manchmal nicht so gut: Die Wahrscheinlichkeit, sich von Altem zu trennen, ist meistens nicht so hoch. Allerdings kann Wut auch helfen, sich von Unnötigem zu trennen. Außerdem hilft es beim Klären!

Die Getting-Things-Done-Methode

Diese Methode geht auf David Allen zurück. Sie erobert gegenwärtig vor allem gestresste Manager, weil sie ein Werkzeug an die Hand gibt, das regelt, mit allen einprasselnden Informationen zurechtzukommen.

Stellen Sie sich vor, Sie bekommen täglich mehrere 100 Mails, Sie telefonieren mit 10 Personen, Sie haben 10 persönliche Gespräche, Sie erhalten 10 Briefe. Daneben erreichen Sie noch unzählige SMS oder sogar Twitter-Nachrichten. Nach Allen sind das Posteingänge am laufenden Band. Stellen Sie sich weiter vor, diese Informationseingänge würden bei Ihnen in Form eines Briefboten auftauchen. Ein Horrorszenario: Jede Minute klingelt es an Ihrer Haustür und Sie pendeln zwischen Haustür und Briefe öffnen.

Nach Allen ist dieser Informationsfülle mit einem 5-Stufen-System stressfrei zu begegnen:

  • Erfassen – Durchgehen – Organisieren – Durchsehen – Durchführen

Das sind die 5 Zauberschritte. Und jeder der einzelnen Schritte ist für sich gesehen wichtig. Erfasst wird alles, was reinkommt. Sofort entscheiden, was gebraucht/nicht gebraucht/oder vielleicht irgendwann gebraucht wird, das ist der wichtige Folgeschritt.

Das regelmäßige Durchsehen der Listen ist Pflicht, um Alles im Griff zu haben. Punkte, die sich erledigt haben, werden immer wieder durch diese „lose Enden“ in Erinnerung gebracht. Das Gehirn wird automatisch entlastet und es geht keine Information mehr verloren.

Und last but not least: Alles ist nichts, wenn es nicht gemacht wird, und machen, das kann nur jeder selbst. Also: Ran an die Buletten!

(Bild: © momanuma - Fotolia.de)