Systematisch durchgeführte Mitarbeitergespräche sind ein ideales Führungsinstrument, um die tatsächlichen Leistungspotenziale der Mitarbeiter zu erkennen, zu fördern und für das Unternehmen nutzbar zu machen. Was es bei der Einführung und Umsetzung von Mitarbeitergesprächen zu beachten gilt.
Mitarbeitergespräche gelten in etlichen Firmen als Zeitfresser, doch richtig angepackt ermöglichen sie, Personalressourcen kontinuierlich zu beobachten und zu bewerten, die Personalentwicklung bedarfsgerechter zu gestalten, wertvolle Mitarbeiter zu motivieren, aber auch „Low-Performern“ begründbare Rückmeldungen zu geben.
Um diese Ziele – mit wenig Aufwand – zu erreichen, ist es notwendig, ein systematisch aufgebautes Mitarbeitergesprächssystem zu entwickeln, das die Mitarbeiter einerseits fordert (durch Zielvereinbarungen und Leistungsbeurteilungen) und andererseits fördert (durch Entwicklungschancen). Bewährt hat es sich, die Ergebnisse der Leistungsbeurteilungen mit Prämiensystemen zu verknüpfen und gezielte Mitarbeiterförderprogramme aufzulegen. Zudem wird die Personalentwicklung bedarfsgerechter und senkt damit erheblich die Kosten.
Das erste Mitarbeitergespräch sollte im vierten Quartal eines Jahres erfolgen. Gemeinsam legen Vorgesetzter und Mitarbeiter quantitative und qualitative Ziele für das folgende Jahr fest. Beim Zwischencheck, idealerweise in der Mitte des Jahres, analysieren beide, inwieweit die gesetzten Ziele erreicht wurden, welche Stärken bzw. Schwächen der Mitarbeiter zeigt und welche Personalentwicklungsmaßnahmen sinnvoll sind. Ein detailliertes Feedback hinsichtlich Zielerreichung, Leistungs- und Entwicklungsfortschritte erhält der Mitarbeiter gegen Ende des Jahres. Anschließend werden neue Ziele und Entwicklungsmaßnahmen vereinbart – gegebenenfalls eine Bonuszahlung.
Qualifikation und Information
Der Erfolg von Mitarbeitergesprächen hängt sehr davon ab, wie gründlich die Vorgesetzten auf ihre neue Aufgabe vorbereitet werden. Erfahrungsgemäß fühlen sich die Führungskräfte sicherer, wenn sie nicht nur einen Gesprächsleitfaden erhalten, sondern wenn sie auch mit den erforderlichen Gesprächsführungskompetenzen ausgestattet werden. Schließlich verläuft nicht jedes Gespräch harmonisch. Vor allem in Kritikgesprächen kommt es sehr auf die Fähigkeiten eines Vorgesetzten an, wie geschickt er Gespräche steuern und in die richtige Richtung bringen kann. Er muss etwa mit Emotionen angemessen umgehen können, damit der Gesprächsverlauf konstruktiv bleibt und am Ende das Ergebnis stimmt.
Erfolgt die Leistungsbeurteilung im Unternehmen nach einheitlichen Kriterien, lassen sich die Leistungen der Mitarbeiter miteinander vergleichen, selbst über Standorte hinweg. Wichtig ist es, alle mit dem Mitarbeiter getroffenen Vereinbarungen, etwa neue Ziele und Weiterbildungsmaßnahmen, schriftlich zu dokumentieren.
Um die Akzeptanz dieses Führungsinstruments auch bei den Mitarbeitern sicher zu stellen, ist es wichtig, diese ausführlich über die Ziele und den Nutzen der Mitarbeitergespräche sowie der Art der Umsetzung zu informieren. Dies kann in Informationsschreiben oder im Rahmen einer Betriebsversammlung geschehen.
Checkliste: Was Sie bei der Einführung von Mitarbeitergesprächen beachten sollten
- Legen Sie Ziele und Grundsätze Ihres Mitarbeitergesprächssystems fest.
- Definieren Sie Aufgaben und Rollen von Führungskraft, Personalwesen und Mitarbeiter.
- Verknüpfen Sie die Mitarbeitergespräche mit Zielvereinbarungen und der Personalentwicklung, um zu motivieren und die Mitarbeiterpotenziale zu fördern.
- Bestimmen Sie, wie und in welcher Form Vereinbarungen aus dem Mitarbeitergespräch eingehalten werden.
- Erarbeiten Sie einen Leitfaden, der die Modalitäten der Mitarbeitergespräche enthält.
- Qualifizieren Sie Ihre Führungskräfte in Trainings für die Umsetzung.
- Achten Sie darauf, dass die Gesprächsergebnisse systematisch ausgewertet werden.
- Legen Sie Kriterien fest, um den Erfolg der Mitarbeitergespräche zu überprüfen.
Die Unternehmer.de-Leserfrage:
Wie verlaufen Ihre Mitarbeitergespräche? Wie gehen Sie mit Konfliktgesprächen um?
(Bild: © velusariot – fotalia.com)
Der Artikel greift ein paar wichtige Punkte auf und gibt eine gute Übersicht über das Thema des Mitarbeitergesprächs. Ich finde es super, dass auch der motivierende Aspekt von solchen Gesprächen hervorgehoben wird. Dass man ein Mitarbeitergespräch auch als Motivator nutzen kann, geht nämlich gerne vergessen. Meiner Meinung nach kann man in diesem Punkt aber noch einen Schritt weiter gehen. Ich finde, dass die jährlichen Gespräche wichtig sind, aber man der Leistung der Mitarbeiter so nicht gerecht wird. Es passiert so viel in einem Jahr und oft arbeiten Mitarbeiter heute auch in verschiedenen Projektgruppen und unterstehen nicht nur einer Person. Darum macht es Sinn den Team-Aspekt beim Feedback zu berücksichtigen und Feedback genau dann zu geben, wenn es aktuell ist – nicht beispielsweise neun Monate später. Dadurch gibt man dem Mitarbeiter die Möglichkeit frühzeitig darauf zu reagieren und seine Prioritäten anzupassen. Wenn Feedback kurz, prägnant und situationsgerecht gegeben wird, entsteht ein ständiger Dialog von dem beide Partien, Feedbackgeber und –Nehmer, profitieren. Je nach Firmenkultur kann (gerade positives) Feedback auch öffentlich gegeben werden und Teammitglieder können Feedback beurteilen und ergänzen. So kann Mitarbeiterbeurteilung von einer subjektiven Einzelansicht zu einer Teamorientierten und weitgehend objektiven Feedbackkultur werden.
Matthias Kappeler
Marketing Small Improvements