Top Tagung! – So finden Sie die richtige Umgebung für Ihre Veranstaltung

Veröffentlicht am 3. Mai 2010 in der Kategorie Management & People Skills von

Themen: , , ,

LearningOb eine Veranstaltung topt oder zum Flop wird, entscheidet auch die Auswahl des Tagungshotels. Daher sollten die Häuser bevorzugt werden, die sich durch Kundenorientierung und optimale Lernumfeldbedingungen auszeichnen.

Ein einsames Flipchart in der Ecke, ein etwas größerer Raum – schon meinen manche Hoteliers, sie könnten als Tagungshotel zu reüssieren. Häufig muss dort der ungeliebte Gast zum Seminar ins Halbdunkel hinabsteigen. Es erwarten ihn dort zu kleine Räume, zu wenig Tageslicht - die Unzulänglichkeiten lassen sich beliebig fortsetzen.

Zum Beispiel, wenn Seminarteilnehmer ein kaltes Essen serviert bekommen, weil sie sich später als geplant im Restaurant einfinden. Dann entsteht sehr schnell eine „Erwartungslücke“, die viele Hotels mangels Professionalität nicht wieder schließen können.

Nicht allein auf Werbeaussagen vertrauen

Es empfiehlt sich daher, ein Hotel im Vorfeld einer Veranstaltung sehr sorgfältig auf Herz und Nieren zu prüfen! Der Aufwand ist insofern gerechtfertigt, weil die richtige Wahl des Hotels für den Veranstaltungserfolg mitentscheidend ist. Durchgestylte Prospekte geben meist nicht die volle Wirklichkeit wieder. Und Hochglanzbroschüren vermitteln auch nicht, wie kompetent und freundlich das Personal ist. Kurzum: Werbeaussagen sind oftmals zu vollmundig, um sich allein darauf zu verlassen.

Unabhängig von Veranstaltungsform und -größe ist auf einige allgemeine Kriterien zu achten, die für das Gelingen von Events, Trainings oder Workshops unerlässlich sind. Hierzu gehören neben einer guten Lage, eine ansprechende Architektur, eine gute Medien-Ausstattung und eine nach ergonomischen Prinzipien ausgewählte Raumausstattung:

  • ein lernzielförderndes Umfeld
  • ein exzellenter Service
  • eine hohe Fachkompetenz des für die Tagungsorganisation verantwortlichen Hotelpersonals
  • eine an die Bedürfnisse der Teilnehmer angepasste Verpflegung sowie
  • der allgemeine Hotelstandard.

Raumfarben wandeln sich

Ein lernzielförderndes Umfeld garantiert zum Beispiel eine gute Akustik. Legen Sie auch Wert auf ausreichend Tageslicht. Kunstlicht sollte mindestens 300 Lux betragen. Vermeiden Sie mit Leuchtstoffröhren beleuchtete Räume, sie wirken kalt und haben keine gute Atmosphäre. Auch einer kommunikationsfördernden Farbgestaltung wird in guten Tagungshotels große Beachtung geschenkt.

So lassen sich beispielsweise im Stadt Hotel Margarethenhöhe je nach Tageszeit die Farben eines Raumes im biologischen Rhythmus wechseln. Morgens erhöht blau den Blutdruck in sanfter Weise und fördert die Konzentration. Das Grün am Vormittag wirkt ausgleichend und assoziiert neues Leben. Am späten Vormittag erscheint Gelb und steigert sich zum Mittag in Orange. Beide Farben wirken anregend, kommunikationsfördernd, freundlich und warm. Nach dem Mittagessen erreicht der Mensch sein biologisches Tief. Die Farbe Rot, die jetzt erstrahlt, erhöht den Blutdruck und beschleunigt den Puls. Am Nachmittag, das Tief ist überwunden, wechseln die Farben von Orange zum abgeschwächten Gelb. Gelb wird als freundlich, leicht und heiter empfunden, es charakterisiert die intellektuelle Kraft und das weise Denken. Gegen Abend macht sich eine Konzentrationsschwäche bemerkbar. Hier wirkt Rot anregend und stimuliert, gemäß der Tageszeit, in der die untergehende Sonne die Natur in ein warmes Licht taucht.

Veranstaltungsdramaturgie unterstützen

Gute Hotels unterstützen die Dramaturgie einer Veranstaltung, indem sie das Equipment sowie die Rahmenbedingungen für lernzielfördernde Aktivitäten zur Verfügung stellen und mitunter den Prozess der Lernförderung aktiv mitgestalten und unterstützen, auch im Sinne des erlebnisorientierten Lernens. Den Zusammenhalt von Teams kann man beispielsweise beim Schlosshotel Eyba im hoteleigenen Outdoor-Parcours optimieren. Die Möglichkeit zum Floßbau als Projektmanagementübung bietet das Seminarhotel Gut Gremmelin. Und Gesundheitsseminare-Anbieter finden in Mintrops Land Hotel das optimale Umfeld und fachkompetente Unterstützung.

Menschen, die in Veranstaltungen etwas leisten/lernen sollen, müssen ein Gefühl der Geborgenheit verspüren. Jede Form einer Störung unterbricht den Lernprozess und verhindert ihn gänzlich, bis sämtliche Störungen beseitigt sind. Zum Lernen gehört daher Entspannung. Nichts darf ablenken und irritieren. Lernende müssen sich in ihrem sozialen und ästhetischen Umfeld wohl fühlen. Dann sind sie motiviert und handeln engagiert. Außerdem steigert eine positive Stimmung die Kreativität. Im Schloss Marbach sind daher alle Elemente, von den Gebäuden bis zum Park, räumlich und optisch miteinander verbunden. Dadurch entsteht eine ideale kommunikative Atmosphäre - Voraussetzung für erfolgreiche Tagungen und Seminare. Zudem werden in Marbach keine Privatgäste beherbergt. Ideal für Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmer absolut ungestört und unter sich sein wollen.

Das „Suppenkoma“ verhindern

Auch die Küche spielt im Tagungshotel eine wichtige Rolle. Lerngerechte Kost zeichnet sich durch Verträglichkeit, Ausgewogenheit und leichte Verdaubarkeit aus. Schweres und fettreiches Essen hingegen macht unkonzentriert und schläfrig - das gefürchtete „Suppenkoma“ droht. Im Waldknechtshof, der in Baiersbronn, Deutschlands Gourmetregion Nr. 1, liegt, kredenzt Küchenchef Christian Heinsohn daher insbesondere vitaminreiche, leichte und ernährungswissenschaftlich ausgewogene Speisen. Dass sie trotzdem exquisit schmecken, zeigen seine Auszeichnungen durch Michelin und der Zeitschrift „Der Feinschmecker“.

Bei mehrtägigen Veranstaltungen ist das Bedürfnis nach Bewegung und Relaxen ausgeprägt. Fragen Sie daher im Hotel nach Spazier- und Joggingwegen, Outdoor-Anlagen, Sauna, Fitnessräumen und sonstigen therapeutisch/medizinischen Einrichtungen. Wichtig: Klären Sie, ob das jeweilige Fachpersonal bei Bedarf auch verfügbar ist.

Spitzenservice gefordert

In guten Tagungshotels können Gäste und Teilnehmer einen Spitzenservice erwarten. Damit sind aber weder Freundlichkeit noch Herzlichkeit gemeint. Diese sollten selbstverständlich sein. Guter Service beginnt in einem exzellenten Tagungshotel da, wo der Nutzen der unentgeltlichen Leistungen im Vordergrund steht. Service erspart dem Kunden Arbeit und Mühe. Service erleichtert die Arbeitsbedingungen und bietet Annehmlichkeiten, auf die man nicht mehr verzichten will. Spitzenservice setzt aber voraus, dass man sich mit den Bedürfnissen der Kunden auseinandersetzt - mehr noch: sich in die Lage der Kunden hineinversetzt. Es darf daher nicht passieren, dass die Küche kalt serviert, wenn der Zeitplan oder das Programm kurzfristig umgestellt wird.

Zum Service gehört auch, dass ein kompetenter Mitarbeiter während der Veranstaltung zur Verfügung steht. Mögliche Pannen oder Störungen verlieren dann ihren Schrecken. Im Gut Gremmelin etwa versteht es das gesamte Team, flexibel auf veränderte Abläufe zu reagieren. Damit jeder Mitarbeiter die Erwartungen, Wünsche und Aufgaben des Veranstalters und der Trainer genauestens kennt und somit eine optimale Betreuung gewährleisten kann, wurde die Hotelcrew in speziellen Seminaren zu Tagungsexperten qualifiziert.

Sehnsucht nach Romantik und Luxus

Erfahrungsgemäß stehen Burgen, Schlösser, Klöster und Gutshäuser auf der Präferenzliste von Firmen und Teilnehmern seit Jahren ganz oben. Die Romantik eines historischen Gebäudes und die märchenhaften Vorstellungen etwa von einem Schloss versetzen die Menschen in eine Hochstimmung, sie sind gut gelaunt und gehen entspannt in den Seminarraum – und genau dies ist eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiches Lernen.

Für das Lernen in historischen Gebäuden, etwa das Kloster Hornbach oder das Schlosshotel Eyba, sprechen die spürbaren Reize der harmonikalen Gestaltung des Lernumfeldes. Anders als in den Tagungsräumen „moderner“ Häuser drücken die weiten und hohen Räume in Schlössern und Klöstern nicht auf den Geist und beengen nicht die Kreativität sowie die Freiheit des Denkens.

Tagungen und Weiterbildungsveranstaltungen sind zu wichtig und zu teuer, als dass man sie in unqualifizierten Seminarhotels (oft mit dem Zusatz „wohlfühlen“) scheitern lässt. Wer den Aufwand einer Vor-Ort-Besichtigung scheut, sollte sich in jedem Fall vorher den Internet-Auftritt des Hotels anschauen. Sind die Seminarräume nicht zu sehen, sollten Sie misstrauisch werden.

Checkliste: Acht Leistungen, die ein gutes Tagungshotel auszeichnen

  1. Optimale Lernumfeldbedingungen, etwa ein durchdachtes Kommunikation förderndes Farbkonzept, viel Licht, gutes Raumklima, gute Akustik, ergonomische Möbel etc.
  2. Ein Tagungsmanager als alleiniger Ansprechpartner für Veranstalter, idealerweise mit Erfahrungen aus der Industrie.
  3. Kundenorientierung: Das Personal sollte die Erwartungen, Bedürfnisse und Wünsche von Veranstaltern und Trainern sehr genau kennen.
  4. Flexibilität: Die Küche – und das gesamte Hotelteam – sollten flexibel auf Kundenwünsche eingehen.
  5. Moderne Technik: Im Falle eines technischen Problems sollte ein Ansprechpartner bereit stehen.
  6. Lernzielfördernde Angebote: diese unterstützen die Dramaturgie von Veranstaltungen.
  7. Ein Wohlfühlklima: Menschen, die in Veranstaltungen etwas leisten/lernen sollen, müssen ein Gefühl der Geborgenheit verspüren.
  8. Service- und Dienstleistungsmentalität: der Geist, der in einem Hotel vorherrscht, ist meist schon an der Rezeption zu spüren.

Und was halten Sie davon?

Wie muss für Sie persönlich das optimale Tagungshotel ausgestattet sein? Was muss es bieten?

(Bild: © kabliczech – Fotolia.com)