Telefon- und Büroservice: So bleiben Sie optimal erreichbar

Veröffentlicht am 23. Februar 2010 in der Kategorie Management & People Skills von

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wählenKunden, Geschäftspartner und auch potenzielle Kunden erwarten, dass Sie bestmöglich erreichbar sind. Ob Sie als Ein-Mann-Unternehmen agieren oder eine kleine/mittelständische Firma führen, die Unternehmensgröße spielt dabei keine Rolle.

Interessenten, Kunden und Geschäftspartner interessiert es nicht, dass weder Sie selbst noch ein Mitarbeiter den Anruf entgegennehmen können und sie deswegen mit einem Anrufbeantworter kommunizieren müssen oder auch nach dem zwanzigsten Klingeln keiner ran geht.

Was beim Anrufer bleibt, ist ein ungutes Gefühl. Und Ihnen könnte in diesem Moment ein Auftrag entgangen sein.

Ausgangssituation analysieren

Folgende Situation: Sie haben eine Teilzeitkraft als Unterstützung eingestellt. Die Teilzeitkraft erledigt „klassische“ Bürotätigkeiten wie schriftliche Korrespondenz, organisatorische Aufgaben, Fristenkontrolle, Rechnungsprüfung etc.

Das Telefon klingelt und Ihre Bürokraft unterbricht in dieser Zeit die zu erledigenden Büroarbeiten. Folglich können die eigentlichen Tätigkeiten nicht in der dafür vorgesehenen Zeit erledigt werden.

Andere Situation: Sie selbst sind im Kundengespräch oder auf Geschäftsreise und erwarten einen äußerst dringenden Rückruf oder die Kontaktaufnahme eines Interessenten. Im Gespräch mit dem Kunden sollten Sie sich zweifelsohne auf Ihr Gegenüber, Ihren Kunden, konzentrieren und das Gespräch nicht unterbrechen.

Weitere Situation: Während Ihrer Geschäftsreise kann es durchaus vorkommen, dass Sie aus technischen Gründen nicht erreichbar sind, weil Sie sich gerade im Flugzeug, in einem Funkloch oder auf der Autobahn befinden.

Lösung: Professionelle Telefonserviceanbieter können Sie – aus dem Hintergrund heraus – unterstützen und Ihnen ganz nebenbei helfen, Fixkosten einzusparen.

Flexible Abwicklung

In Zeiten erhöhten Anrufaufkommens, bei Krankheit oder Urlaub des eigenen Personals aktivieren Sie ohne großen technischen Aufwand Ihr Telefonsekretariat.

Jeder Anruf wird entgegengenommen und auf Wunsch direkt durchgestellt. Zu jedem Telefonanruf erhalten Sie eine Gesprächsnotiz, so dass Sie unverzüglich informiert und für einen Rückruf vorbereitet sind.

Service rund um die Uhr

Viele größere Unternehmen haben mittlerweile Kunden in den USA oder Asien, die erwarten, ihren deutschsprachigen Ansprechpartner auch zu dortigen Bürozeiten – nachtschlafender Zeit in Deutschland – zu erreichen. Oder Sie sind im Internetbusiness tätig und es ist üblich – eine Grundvoraussetzung aus Kundensicht – auch telefonisch 24 Stunden erreichbar zu sein, um z.B. Bestellungen aufgeben zu können.

Einige Dienstleister bieten ihren Service zusätzlich für 24h an 365 Tagen im Jahr sowie in mehreren Sprachen an. So könnten Ihre Anrufe bspw. in englischer Sprache entgegengenommen werden.

(Bild: © FW - Fotolia.com)