Schaffen Sie mehr Arbeitseffektivität mit den richtigen Prioritäten!

Veröffentlicht am 28. Oktober 2008 in der Kategorie Management & People Skills von

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Schaffen Sie mehr Arbeitseffektivität mit den richtigen Prioritäten!Kennen Sie das? Sie haben den ganzen Tag geackert und am Ende des Tages trotzdem das Gefühl, nichts von dem erledigt zu haben, was Sie eigentlich erledigen wollten? Oder Sie wünschten, der Tag hätte 36 Stunden?

Um unsere Zeit besonders effektiv nutzen zu können, müssen wir sicherstellen, dass wir die richtigen Dinge tun. Dies gelingt uns am besten, indem wir bewusst Prioritäten setzen.

Unsere Aktivitäten lassen sich in folgende Kategorien einteilen:

  • A-Aktivitäten: Hauptverantwortungsbereich, Hauptumsatzaktivitäten (z.B. Neukundengewinnung, Kundentermine, Mitarbeiterführung, Projektabwicklung)
  • B-Aktivitäten: Vorbereitungen von A-Aktivitäten, um diese optimal erledigen zu können (z.B. Recherchen, Datenbankmanagement)
  • C-Aktivitäten: Alles Andere (z.B. Verwaltung, Ablage, Post, Fachzeitschriften/Broschüren lesen)

In sechs Schritten zu einer effektiven Zeit- und Aufgabenplanung

Es ist wichtig, dass wir beim Prioritätensetzen strukturiert vorgehen und unsere Zeit- und Aufgabenplanung schriftlich festhalten.

  • Schritt 1: Erstellen Sie eine Liste mit Ihren tagtäglichen Aktivitäten.
  • Schritt 2: Identifizieren Sie Ihre wichtigsten Tätigkeiten (A-Prioritäten): Wie viel Prozent meiner Zeit verbringe ich mit A-Aktivitäten? Welche dieser Aufgaben mache ich gerne, welche nicht so gerne? Beschäftige ich mich mit „Fluchtaktivitäten“?
  • Schritt 3: Identifizieren Sie die Arbeiten, die Sie delegieren können (B- und C-Prioritäten). Habe ich einen Mitarbeiter, an den ich diese Aufgabe delegieren kann? Würde mir das mehr Zeit für berufliche oder persönliche A-Aktivitäten geben?
  • Schritt 4: Identifizieren Sie Tätigkeiten, die Sie gänzlich von Ihrer To-Do-Liste streichen können, da sie viel Zeit in Anspruch nehmen und wenig Ergebnisse bringen.
  • Schritt 5: Erstellen Sie eine schriftliche Tagesplanung, indem Sie Ihre Aktivitäten in Zeitblöcke einteilen. Planen Sie zuerst die Zeitblöcke für Ihre A-Aktivitäten und verbuchen Sie dann die verbleibende Zeit für die B- und dann die C-Aktivitäten. Machen Sie es niemals umgekehrt, da Sie Ihre A-Aktivitäten sonst nicht mehr in Ihrem Kalender unterbekommen. Seien Sie realistisch in Ihrer Zeitplanung und planen Sie einen Puffer von mindestens 30% ein.
  • Schritt 6: Führen Sie regelmäßige Zwischenkontrollen durch und überdenken Sie Ihre Prioritäten von Zeit zu Zeit.

Das Geheimnis des Erfolgs

Arbeiten Sie immer zuerst an Ihren A-Prioritäten - solange bis Sie fertig sind, bearbeiten Sie dann Ihre B- und danach Ihre C-Prioritäten. Verlieren Sie sich nicht in Aktivitäten, die sie lieber machen, um sich vor anderen wichtigeren Aufgagben zu drücken. Delegieren Sie so viele B- und C-Aktivitäten wie möglich.

Um in unserem Arbeitsalltag die wesentlichen Dinge nicht aus den Augen zu verlieren, müssen wir uns regelmäßig Prioritäten setzen und diese mit Hilfe einer schriftlichen Zeitplanung konsequent umsetzen. Das gleiche gilt auch für unser Privatleben. Auf diese Weise schaffen wir uns Freiräume, können Ballast abwerfen, sind effektiver in unseren Handlungen und auf lange Sicht erfolgreicher und zufriedener.

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