E-Mails richtig formulieren: 10 Tipps

Veröffentlicht am 2. November 2018 in der Kategorie Management & People Skills von

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E-Mails richtig formulieren: 10 Tipps

Du sitzst einen Augenblick vor dem Computerbildschirm, tippst auf deiner Tastatur ein paar Worte, klickst auf "Senden", und deine Nachricht taucht in wenigen Minuten auf dem Bildschirm des Empfängers auf. Du kannst Dokumente aus der Zwischenablage deines Textverarbeitungsprogramms direkt in den E-Mail-Text kopieren oder ganze Dateien an die E-Mail anhängen, damit die Anlage beim Empfänger heruntergeladen werden kann. Du sparst Zeit, wenn du Angebote per E-Mail verschickst. Du kannst die E-Mail innerhalb von wenigen Sekunden an verschiedene Adressaten senden.

Aber die Sache hat einen Haken: Das Prozedere des elektronischen Briefs ist so einfach und praktisch, dass es uns zu nachlässiger und schlampiger Kommunikation verführt. Befolge die unten aufgelisteten Ratschläge, damit die elektronische Trägheit für dich keine Falle darstellt.

1. Verschicke keine E-Mail Nachricht, wenn...

  • …ein einfacher Anruf ausreicht
  • …du jemanden disziplinierst oder negatives Feedback weitergibst
  • …du Arbeitsaufgaben delegierst
  • …deine Nachricht eine emotionale Komponente enthält, die durch Stimme und Körpersprache verstärkt werden muss

2. Schreibe richtig

Benutze Groß- und Kleinbuchstaben. Eine ganz in Groß- oder Kleinbuchstaben geschriebene Nachricht ist schwer zu lesen und spricht nicht gerade für deine Professionalität.

  • Achte auf korrekte Grammatik und Schreibweise. Viele E-Mail-Programme überprüfen deine Dokumente nicht auf Grammatik und Orthographie.
  • Beschränke Absätze auf fünf bis sieben Zeilen.
  • Ordne deine Gedanken im Voraus, um die Nachricht kurz zu halten.
  • Vermeide Symbole wie Smileys oder Emoticons, die du mit Stichpunkten, Klammern und anderen Zeichen der Tastatur gestalten kannst. Sie sind kein Ersatz für gutes Deutsch in geschäftlicher Kommunikation.

3. Datenversand? Benutze das Standardformat

Wenn du beispielsweise ein Angebot verschickst, können das Format und das Layout, das du auf deinem Bildschirm siehst, anders sein als auf dem Bildschirm des Empfängers.

Zahlenkolonnen und Tabellenspalten kommen beim Adressaten vielleicht als Zahlen- und Buchstabensalat an. Du solltest formatsensible Dateien der E-Mail als Anlage beifügen. Vergewissere dich, dass der Empfänger die selbe Softwareversion benutzt wie du, damit er die Dateien öffnen kann. Das Standardformat für den Datenaustausch in der Windows-Textverarbeitung ist das „Rich Text“-Format (Extension: rtf).

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4. Du musst den Empfänger kennen

Die Menschen haben unterschiedliche Vorstellungen, auf welche Weise sie E-Mails einsetzen und schreiben. Für alle Empfänger gilt:

Finde ihre Präferenzen heraus und respektiere ihre Wünsche.

Sei, wenn du die andere Person nicht kennst, eher zurückhaltend, und riskiere nicht, den anderen vor den Kopf zu stoßen. Sei vorsichtig mit salopper Umgangssprache, Dialekten und anderen ungewöhnlichen Ausdrucksformen, es sei denn, du weißt, dass der Empfänger Sinn dafür hat.

5. Respektiere den Empfänger

Wegen der scheinbaren Anonymität von Emails meinen manche, sich nicht an die üblichen Umgangsformen halten zu müssen. Achte auf deine Sprache. Verwende zum Zweck der Betonung nicht zu viele Großbuchstaben oder Ausrufezeichen. Der Leser hat sonst den Eindruck, permanent angeschrien zu werden.

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6. Schreibe für die ganze Welt

Gehe beim Verfassen deiner Nachricht davon aus, dass sie durch viele Hände gehen wird.

Alles, was du in einer E-Mail-Nachricht schreibst, kann mit wenigen Mausklicken gespeichert, gedruckt und an andere Empfänger weitergeleitet werden. In vielen Unternehmen werden elektronische Briefe als Firmeneigentum angesehen und überprüft. Gestalte deine E-Mail professionell.

7. Stelle dich vor, nenne das Thema

  • Nenne  zu Beginn deiner E-Mail den Grund für deine Nachricht.
  • Fülle die Betreffzeile aus.
  • Schreibe am Anfang eine Anrede, am Schluss einen Gruß.

8. Formuliere deine Antwort verständlich

Wenn du eine Nachricht beantwortest, denke daran, dass der Absender möglicherweise nicht mehr weiß, was er ursprünglich geschrieben hat. Deshalb ist es hilfreich, die Betreffzeile nicht zu ändern bzw. an deren Ende beispielsweise nur "Meine Antwort" hinzuzufügen.

Außerdem kann man wichtige Passagen aus der ursprünglichen Nachricht in die Antwort-Mail einfügen und Fragen auf diese Weise direkt beantworten. Beantworte Fragen nie mit einem "Ja" oder "Nein", ohne dich dabei auf die Frage zu beziehen. Wenn sich deine Antwort auf eine andere Angelegenheit bezieht, dann ändere die Betreffzeile.

9. Vermeide"Empfangsbestätigungen"

Wenn es dir dein E-Mail-Dienst ermöglicht, einen Nachweis darüber zu erhalten, dass deine Nachrichten tatsächlich gelesen werden, benutze die Funktion nur, wenn du wirklich eine Bestätigung benötigst. Viele Menschen könnten diese Funktion als ein Zeichen von Misstrauen betrachten.

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10. Lies deine E-Mails mindestens zwei Mal am Tag

Für viele Menschen ist es wichtig, dass ihre Nachrichten dich noch am Absendetag erreichen. Wenn du das Medium E-Mail einsetzen willst, dann nutze es verantwortungsvoll und regelmäßig.

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