Du kennst es sicher auch: In den meisten Firmen gibt es einfach mehr Brei als Köche. Anders gesagt: Mehr Projekte als qualifizierte MitarbeiterInnen dafür. Daher werden diese parallel in mehreren Abteilungen oder Projektteams eingesetzt: Multiteaming heißt das heute kurz.

Und da in allen Firmen und Abteilungen Arbeitsaufgaben zunehmend in Projekten umgesetzt werden, ist Multiteaming quasi über Nacht zur wichtigsten Form der Arbeitsorganisation überhaupt geworden. Denn der allergrößte Teil der MitarbeiterInnen, die in Projekten oder Teams organisiert arbeiten, werden (künftig oder bereits jetzt) multipel in mehr als einem Team eingesetzt.

Und da reden wir bei Weitem nicht mehr „nur“ über die schon lange in Projektform organisierten Abteilungen wie IT- oder Software-Entwicklung – in Zeiten von „Arbeit 4.0“ ist Multiteaming ein Thema, das dich als MitarbeiterIn, als TeamleiterIn oder als UnternehmerIn mit Sicherheit schon betrifft.

Damit Mitarbeiter brennen – und nicht ausbrennen

Multiteaming kann, richtig auf- und eingesetzt, viele Vorteile haben – hier eine kurze Übersicht aus der jeweils sehr unterschiedlichen Perspektive des Projektstaffings, der Führungskräfte, der HR- oder Personalabteilung, der MitarbeiterInnen und des Gesamtunternehmens:

• Effizienterer Mitarbeiter-Einsatz durch Auslastung
• in mehreren Projekten weniger Kosten für Neueinstellungen und Schulungen
• Know-how-Austausch zwischen verschiedenen Projektteams. Dadurch Entwicklung übergeordneter Lösungen und Ideen sowie Abbau vertikaler Schranken, also des „Turmdenkens“
• Vorantreiben von Innovationen
• Wissenstransfer in parallel laufenden Projekten
• Spannende Herausforderungen für Mitarbeiter
• Agiler Wechsel in Teams mit „frischem Wind“
• Tieferes Verständnis seitens der Mitarbeiter für die Entwicklungen und Produkte des eigenen Unternehmens.

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Aber das klappt nur, wenn ihr euch in den Firmen strategisch mit dem Thema auseinandersetzt und von den Erfahrungen anderer Unternehmen oder Projektteams lernt. Doch leider wird meist nur vor sich hingewurstelt und alle Firmen, Abteilungen oder Projektleiter machen dieselben Fehler bei der Einführung von Multiteaming aufs Neue. Die Konsequenz:

• Projektdesaster
• ausgebrannte Mitarbeiter
• Führungschaos
• betriebswirtschaftlicher Schaden

Die 5 wichtigsten Tipps für gutes Multiteaming

Tipp 1: Kompetenz- und Wissensmanagement aufsetzen

Leider wird Multiteaming oft so betrieben, dass MitarbeiterInnen, die abteilungs- oder firmenweit durch ihre besonders gute Leistung, spezifische Ausbildung oder Ergebnisorientierung verschiedenen Projekten und Teams zugeordnet werden. Dahinter steht der verständliche, aber falsche, Gedanke: „der oder die macht das schon“, „der oder die reißt das Ding nochmal nach Vorne“.

Aber es kommt darauf an, dass für jedes Projekt das Team zusammengestellt wird, das sowohl auf der Verhaltensebene als auch auf der Hard-Skill-Ebene die beste Mischung erbringt.

Teaming darf nicht aus Not heraus geschehen, sondern nur auf Basis der passenden Zusammenstellung an Kompetenzen und Spezialisierungen, an Hard Skills und Soft Skills, an Zusatzausbildungen und Zertifikaten, die für manche Projektentwicklungen gefordert sind.

Ebenso wichtig ist der Aufbau des Wissensmanagements, um Know-how-Sicherung aus und Wissenstransfer zwischen Projekten, Teams und Abteilungen systematisch umzusetzen. In Zeiten agilen Arbeitens muss das nicht zwingend in Riesen-Reportings ausufern, dafür könnt ihr auch Ansätze wie Working out Loud oder regelmäßige Barcamps nutzen.

Tipp 2: Cross-Effekte berücksichtigen

Zwar ist verständlich, dass Führungskräfte versuchen, besonders teuer eingekaufte hochqualifizierte MitarbeiterInnen oder (externe) Experten – beispielsweise im immer beliebteren „Bodyleasing“ – möglichst weit in verschiedenen Projekten auszulasten, doch werden für diese nach aller Erfahrung zu niedrige Belastungsquoten angesetzt.

„Mitarbeiter Y arbeitet bei Projekt 1 nur zu 60 %, dann kann er als Ratgeber oder Ideenmaschine ja noch zu je 20 % bei Projekt 2 und Projekt 3 eingesetzt werden.“ – diese Rechnung geht schief!

Normalerweise kommen dabei eher Belastungen von 130 % raus – und ein gestresster Mitarbeiter zwischen Demotivation und Erschöpfung. Dann aber fallen die Multiteamer gleich für mehrere wichtige Projekte oder Abteilungen aus. Das gilt auch, wenn in Projekt 2 auf einmal ein Riesenproblem auftritt oder ein Roll-out vorbereitet werden muss: Auf einmal ist der Multiteamer massiv gebunden – und die Projekte 1 und 3 kommen in Verzug oder crashen.

EXTRA: Total demotiviert? Finde zurück in deinen Flow!

Tipp 3: Projektleiter entsprechend ausbilden

Projekt Owner (Projektleiter, Scrum Master) sollten von Anfang an zusätzliches Wissen und Weiterbildung erhalten. Wichtige Themen dafür können sein:

• Übergeordnete Steuerung, um mehrere Projekte, an denen einzelne Multiteamer beteiligt sind, koordiniert zu führen
• informelle Formen des Lernens entwickeln und unterstützen
• Sicherung von Wissen und Transfer von Projekt-Know-how oder Innovationswissen auf andere Projekte oder Abteilungen ermöglichen
• Teams emotional zusammenzuhalten, zu binden, zu motivieren

Tipp 4: Vorteile für Multiteamer schaffen

Dass die Firmen, Abteilungen und Project Owner Vorteile beim Multiteaming genießen, ist klar. Aber das muss auch für die Multiteamer selbst gelten.

Denn wer die Erfahrung macht, dass er einfach verschiedenen Projekten und Teams zugeordnet wird, fühlt sich eher ausgenutzt als anerkannt!

Und wer in mehrere Projekte eingephast wird, muss noch mehr Kraft für die Adaption an die Gruppe, für das schnelle Einarbeiten, für die Umstellung in ganz unterschiedliche Arbeitsatmosphären aufbringen. Das darf nicht „Strafe“ für die besondere Expertise empfunden werden, sondern muss dem Multiteamer natürlich auch Vorteile bringen.

Idealerweise definieren Multiteamer und Projektverantwortliche vor dem Projektstart, was sie Positives aus dem Multiteaming herausziehen wollen, z.B.:

• breitere Kompetenzaufstellung
• Teamwettbewerb
• ein Projektziel, bei dem auch der Multiteamer seine Employability und damit letztlich sein Gehalt steigern kann

Tipp 5: Wichtiger denn je: Vertrauen, Spirit, Motivation

Multiteaming kann Cross-Effekte erzeugen, die sich sehr negativ auf Teambuilding, Gruppendynamik und Motivation im Team und damit im Projekt auswirken. In so manchen Projektteams herrschen Eifersüchteleien und Misstrauen, Angst vor Kompetenzabwanderung oder dem Verlust der Ehre für einzigartige Lösungen, Vereinzelung oder Abwehr gegenüber den anderen Projektteams.

Das müssen Projekt-, Abteilungs- und Firmenleitung wirklich auf dem Schirm haben und nicht nur eine allgemeine Kultur der Offenheit und des Wissenstransfers „predigen“, sondern konkrete Maßnahmen zur Vertrauens- und Motivationsstärkung einplanen.

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