Produktiv & organisiert in 5 Schritten

Veröffentlicht am 2. Januar 2018 in der Kategorie Management & People Skills von

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Jeder kennt das: Du sitzt Montagmorgen im Büro am Schreibtisch. Die wöchentliche Besprechung ist vorbei. Es gibt viel zu tun. Zu viel. Unzählige Termine sind zu koordinieren, ein Produktlaunch muss überarbeitet, Anfragen beantwortet und noch ein paar Kunden gebrieft werden. Das Telefon klingelt und der Maileingang blinkt … Der Stapel an Aufgaben droht, über dir zusammenzubrechen. Was tun?

Fakt ist: In der heutigen Berufswelt dominiert die asap-Mentalität. Alles bitte so schnell wie möglich und sofort. Wer immer so arbeitet, ist nicht effektiv und brennt irgendwann aus. Zu viele Aufgaben produzieren einen Engpass im Gehirn. Die Folge: Stress und Adrenalinausstoß, der Verstand kann immer schlechter arbeiten.

EXTRA: 6 einfache Mittel gegen Stress und Burnout [Infografik]

Das klassische Zeitmanagement reicht nicht mehr

Die Antwort früher war immer Zeitmanagement. Doch in der modernen, komplexen Arbeitswelt reicht diese Taktik nicht mehr aus. Das spüren Berufstätige jeden Tag. Die Zeit lässt sich nicht „strukturieren“. Jeder Tag hat für jeden die gleichen 24 Stunden. Es lässt sich keine Stunde von heute auf morgen verschieben. Zeit lässt sich also lediglich effektiv nutzen. Die Lösung ist daher Zeit- mit Projektmanagement und eigener Intuition zu kombinieren. Das gelingt dir mit folgendem System.

Arbeitsabläufe in fünf Schritten organisieren

1. Erfassen

Schreibe alle unerledigten Vorgänge lückenlos auf. Wichtig ist dabei, dass du wirklich alles erfasst. Nur so verhinderst du lose Enden, die dir Energie rauben.

Nutze Hilfsmittel wie einen Korb für die Eingangspost, ein (elektronisches) Notizbuch, E-Mails, Diktiergeräte, Apps … Was teilweise nach einem alten Hut klingt, ist und bleibt Herzstück, um deine Produktivität zu steigern.

2. Durcharbeiten

Im zweiten Schritt musst du die Dinge innerlich durchdringen. Hier geht es darum, deine Vorgänge zu verstehen und zu erfassen. Stell dir vor, du stehst vor einem riesigen Berg verschriftlichter Vorgänge. Beim Durcharbeiten solltest du dich bei jedem Punkt fragen:

  • Worum geht es hier?
  • Ist in der Sache etwas zu tun?
  • Wenn ja, was?
  • Wenn nein, wohin damit?

3. Einordnen

Sortiere deine Listen nun nach Kategorien. Was du beim Durcharbeiten im Inneren getan hast, folgte somit jetzt im Äußeren. Sortiere A zu A und B zu B. Die Kategorien können inhaltlicher Natur sein, wie eine Liste mit dem Titel „Website“. Doch auch bestimmte Rahmenbedingungen können eine Kategorie bilden, wie die Liste „Telefonieren“. Unsere Tipps fürs Ordnen:

Kreiere Projekte, erstelle dir To-Do- und Not-To-Do-Listen – umsetzbare und nicht umsetzbare Handlungen.

Organisiere deine Termine immer getrennt von deinen Aufgaben. Und lasse dich systematisch erinnern.

Erfolgstipp: „Zwei-Minuten-Regel“

Die Zwei-Minuten-Regel empfiehlt, alles sofort zu erledigen, was nicht länger als 120 Sekunden dauert. Der Grund ist einfach: Wenn du etwas zeitlich delegierst, gedanklich und schriftlich „auf später“ verschiebst, beträgt der Zeitaufwand zwei Minuten. Um produktiv zu bleiben, kannst du es auch sofort erledigen.

4. ĂśberprĂĽfen

In dieser Phase ist es an der Zeit, die Relevanz der einzelnen Vorgänge und Projekte festzulegen. Deine Projekte solltest du wöchentlich durchgehen. Beschließe bei jedem Vorhaben deinen konkreten nächsten Schritt. Dabei gilt:

Terminkalender geht immer vor To-Do-Liste.

Im Kalender steht zwar nicht immer das Wichtigste, aber das Zeitkritischste.

Ein Beispiel aus meinem Alltag:

  • Jeden Morgen checke ich meinen Kalender: „Welche Termine stehen an?“
  • Ist ein Meeting abgeschlossen, frage ich mich: „Auf welche Liste kommen die neuen Aufgaben?“
  • Dann nehme ich meine „Telefonieren“-Liste zur Hand: „Wen muss ich anrufen?“
  • AnschlieĂźend ĂĽberprĂĽfe ich meine Projekte: „Was muss ich tun? Was kann warten?“, und so weiter.

5. Tun BeschlieĂźen

Mit der Antwort „Du rufst deinen Kunden an“ befindest du dich auf Stufe fünf: „Tun Beschließen“. Beschließe die Dinge, die in dein situatives Umfeld gut hineinpassen. Soll heißen: Bist du alleine im Büro, bietet sich „Telefonieren“ an. Sitzt du allerdings im Zug, eignen sich Recherchearbeiten besser. Welche Liste du wählst, bedingt deine Umgebung, deine verfügbare Zeit und Energie, aber auch dein inneres Gespür.

Lust auf Listen

Warum sind diese altbekannten Listen so hilfreich? Die Ursache liegt wieder in unserer Schaltzentrale:

Das Gehirn ist darauf programmiert, an alles gleichzeitig denken zu wollen. Zudem bildet es gerne assoziative VerknĂĽpfungen.

Schreibst du an einer E-Mail und tippst das Wort „Homepage“, blinkt es in deinem Kopf an vielen Stellen auf. „Homepage! Der Kunde fragte da noch was. Ich wollte noch was googeln. Der Webmaster sollte noch was anpassen …“ Während du deine E-Mail schreibst, arbeitet dein Kopf bereits an ganz anderen Themen. Eine To-Do-Liste blockt diese Assoziationen ab. „Ich habe es auf der Liste stehen.“ Mit diesem Satz führst du dein Gehirn immer wieder in den sicheren Bahnhof.

EXTRA: Die 3 Power Habits fĂĽr Leistung und Erfolg

Kurzum: Auch wenn dir die vielen Listen aufwendig erscheinen: Es lohnt sich. Schon nach kurzer Zeit wird dir dieses Vorgehen in Fleisch und Blut übergehen. Und du arbeitest gelassener und effektiver. Du bekommst mehr Selbstkontrolle, bist organsierter und erhöhst deine Konzentration. Die einen verdoppeln ihre Überstunden, du lieber deine Produktivität.

Noch mehr Tipps, um produktiver zu werden

Produktivität bedeutet Erfolg: Wie Sie produktiver werden können - 22 Tipps und TricksProduktivität bedeutet Erfolg: Wie Sie produktiver werden können - 22 Tipps und Tricks (Zeitmanagement, Gewohnheiten ändern, Ziele erreichen)

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