Intelligentes Travel Management zur Organisation von Geschäftsreisen

Unter einem intelligenten Travel Management wird die Organisation einer Geschäftsreise in das In- oder Ausland verstanden. Ziel der Planung ist es, einen reibungslosen Ablauf der Reise zu garantieren. Darüber hinaus muss eine Reisekostenabrechnung erstellt werden. Diese dient der Abrechnung der Reisekosten über das Geschäftskonto und der Buchung in der Bilanz des Unternehmens, denn die Reisekosten können steuerlich abgesetzt werden.

Grundsätzlich beginnt das Travel Management für den Geschäftsreisenden mit einer Vorplanung. Dabei erfolgt eine Analyse, ob die Reise wirklich notwendig ist und der Verbesserung der Geschäftsbeziehungen dient. Mitunter ist es möglich, die modernen Medien für die Herstellung von Kontakten zu nutzen. Über das Internet können beispielsweise Videokonferenzen abgehalten werden.

Ist die Entscheidung für eine Reise gefallen, koordiniert der Travel Manager die Termine. Dabei sind die Örtlichkeiten und die Reisezeiten zu berücksichtigen. Ist die Geschäftsreise über mehrere Tage an verschiedenen Orten geplant, ist es wichtig, dass die Reisegruppe alle Termine bequem erreichen kann.

Tipp: Eventuelle Ausfälle von Verkehrsmitteln, Staus und andere Eventualitäten sollten eingeplant werden.

Für jeden Ort, an dem sich der Reisende oder die Reisegruppe aufhält, muss eine Hotelbuchung erfolgen. Gleichermaßen ist es wichtig, die Transfers zu organisieren. Dafür können Limousinen bereitgestellt werden. Alternativ werden jedoch auch die Dienstleistungen eines Taxis in Anspruch genommen. Wenn das Unternehmen auf die Kosten achten muss, können auch Öffentliche Verkehrsmittel für die Transfers in Frage kommen.

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Organisation und Durchführung des Travel Managements

Sind alle Vorplanungen abgeschlossen, ist es die Aufgabe des Travel Managements, die Reise zu buchen und alle erforderlichen Unterlagen zu beschaffen. Im Rahmen des Travel Managements werden Tickets gebucht und Reisedokumente überprüft. Auch die Buchung der Hotels und der Transferdienstleistungen erfolgt anhand der Vorplanung und der vereinbarten Termine.

Bei Reisen mit dem Zug oder mit dem Flugzeug kommt es häufig zu Wartezeiten, die im Ausland im Transferbereich verbracht werden müssen. Die Geschäftsreisenden können diese Zeit gezielt nutzen, um Unterlagen zu bearbeiten oder E-Mails zu lesen. Stehen Vorträge an, wird die freie Zeit gern für eine letzte Analyse und Vorbereitung genutzt.

Ist der Reisende am Ziel angekommen, möchte er so schnell wie möglich das Hotel oder den Tagungsort erreichen. Wenn es das Budget erlaubt, wird das Travel Management für Geschäftsreisen Limousinen oder kleine Busse buchen, die den Reisenden oder die Reisegruppe vom Flughafen oder Bahnhof abholen und direkt zum Zielort fahren. Auf diese Weise kann nicht nur Zeit eingespart werden, das Reisen wird auch sicherer.

Travel Management aus einer Hand

Viele Unternehmen geben das Travel Management in die Hand eines Dienstleisters, der die komplette Organisation von der Vorplanung bis zur Auswertung übernimmt. Diese Art des Travel Managements hat den Vorteil, dass das Unternehmen nur einen Ansprechpartner hat, der sich um alles kümmert. Ein Nachteil dieser Lösung kann sein, dass die Organisation nicht so flexibel verläuft.

Bei der Beauftragung mehrerer Unternehmen gibt es ein größeres Spektrum an Organisationsmöglichkeiten, das vor allem bei großen Reisplanungen mit vielen Terminen vorteilhaft sein kann.

Das Travel Management ist nach dem Abschluss der Reise nicht beendet. Es muss eine Reisekostenabrechnung erstellt werden, die den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Die Abrechnung kann bei Nutzung des elektronischen Zahlungsverkehrs automatisch erstellt werden. In jedem Fall sind Barausgaben manuell zu erfassen und zu verbuchen.

Am Ende der Planung steht eine Auswertung der Reise. Diese Auswertung dient unter anderem der Beurteilung von Organisation und Kosten. Es werden Schlussfolgerungen gezogen, die in die zukünftige Reiseplanung einbezogen werden können. Ziel ist es, die Abläufe der Geschäftsreisen stetig zu optimieren und die Kosten trotz optimaler Sicherheit für die Geschäftsreisenden so niedrig wie möglich zu halten.