Geschäftsprozesse in KMU: Das sind die größten Schwachstellen!

Geschäftsprozesse richtig dokumentieren: So gelingt der Einstieg!

Geschäftsprozesse gibt es in jedem Betrieb, oft sind sie schlecht dokumentiert. Dabei kann eine gute Dokumentation dabei helfen, Schwachstellen in Prozessen zu entdecken. Wenn kleine Unternehmen ihre Prozesse strukturieren, werden sie mit weniger Reibungsverlusten und zufriedenen Kunden belohnt. Lesen Sie hier, mit welchen Methoden das gelingt.

Rechtssicherheit durch standardisierte Prozesse

Ein eigenes Geschäftsprozessmanagement ist vor allem aus Großunternehmen und Banken bekannt. Gerade in Branchen, in denen in den vergangenen Jahren die Regulierung zugenommen hat, sind die Dokumentation und die Gestaltung von Geschäftsprozessen unverzichtbar. Dabei helfen standardisierte Dokumente, die Prozesse überschaubar und rechtssicher zu machen. Im Finanzbereich ist die Dokumentation von Beratungsgesprächen Pflicht – darauf müssen sich insbesondere Banken mit ihren Prozessen einstellen.

Geschäftsprozesse in Kleinunternehmen und Handwerksbetrieben

Auch kleinere Unternehmen profitieren von einer verbesserten Dokumentation. Krankheits- und Urlaubszeiten lassen sich besser überbrücken, ein gefährliches Durcheinander von Dokumenten mit verschiedenen Versionen wird vermieden. Und wenn ein Kunde anruft, weiß jeder, wo die zugehörigen Informationen zu finden sind.

Doch oft hapert es schon mit dem Einstieg: Unternehmen wissen nicht, wo sie anfangen sollen. Die Innovationsinitiative Saar.is stellt einige Methoden vor, die sich direkt praktisch umsetzen lassen. Darunter sind diese zwei besonders einfachen Vorschläge:

Die Karteikarten-Methode

Sie eignet sich für kleine Unternehmen mit einfachen Prozessen und wenigen Beteiligten. Ein Prozess (Vorgang) wird mit allen Einzelschritten auf einer Karteikarte aufgelistet. Das kann zum Beispiel der Vorgang „Auftragsbearbeitung“ sein. Anschließend untersuchen die Verantwortlichen, welche Personen dabei eingebunden sind und welche Dokumente verwendet werden.

Die dritte Säule sind die Tätigkeiten, die ausgeführt werden. Aus diesen Informationen wird ein einfaches Ablaufdiagramm gezeichnet. Im Falle der Auftragsbearbeitung enthält es die Kästchen „Angebot erstellen“, „Materialien bestellen“ und so weiter.

Die Bildkarten-Methode

Diese Methode eignet sich dazu, alle Mitarbeiter einzubinden. Sie beschreiben selbst ihre Aufgaben, indem sie ihre Aktivitäten und Hilfsmittel auf Kärtchen notieren. Die Bestandteile des Geschäftsprozesses sind dabei mit jeweils einer Farbe symbolisiert, beispielsweise

• rot für Aktivitäten
• gelb für Personen
• rosa für Dokumente und
• blau für Hilfsmittel.

Sobald alle Bestandteile des Prozesses festgehalten sind, beginnt das Puzzle: Die Kärtchen mit den Aktivitäten werden in der richtigen zeitlichen Abfolge auf einem großen Tisch oder einer großen Pinnwand angeordnet. Personen, Hilfsmittel und Dokumente werden den Aktivitäten zugeordnet.

Oft fallen bereits bei der Anordnung der Karten Fehler und Unstimmigkeiten im Prozess auf. Das Unternehmen verständigt sich auf sinnvolle Änderungen der Prozesse und hält die gewünschten Prozesse im Bild fest. Diese Methode eignet sich im Gegensatz zur Karteikarten-Methode auch für komplexere Abläufe.

Wenn die Prozesse sauber dokumentiert sind, ist die Arbeit allerdings noch nicht beendet. Unternehmen erstellen anhand der Prozesse Arbeitsplatzbeschreibungen, Checklisten und Informationsdatenbanken. So geht der Betrieb auch dann reibungslos weiter, wenn der zuständige Mitarbeiter im Urlaub oder krank ist.