Als Steuerberater Dokumente digital archivieren & Vorteile erkennen

In der Steuerberatung bieten sich digitale Belegarchive an. Darin werden Quittungen und Ähnliches automatisiert hochgeladen und für den dauerhaften Zugriff durch Mandant und Berater hinterlegt. Das erleichtert die Arbeit und hilft dabei, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Wichtig ist vor allem:

• vielfältige Funktionalitäten und
• höchste Sicherheitsstandards.

Das moderne Büro arbeitet digital

Die Digitalisierung schreitet in allen Lebensbereichen voran.

• Büros werden „papierfrei“,
• die Empfänger von Mails werden aufgefordert, diese nicht zu drucken,
• das „Gedächtnis“ der Menschheit verlagert sich aus Büchern auf Festplatten und in Online-Wikis.

Aber ein Berufsstand hat sich weiterhin dem Papier verschrieben, wie die Gallier, die den Römern im letzten freien Dorf trotzen:

Steuerberater ohne Papier – Klappt das überhaupt?

Steuerberater häufen auch im Jahr 2015 noch eine unglaubliche Menge an Papier an. Sie heften Belege ab, kopieren Vertragsunterlagen und, und, und. Eine Digitalisierung solcher Unterlagen? Die hat sich längst noch nicht durchgesetzt – und das, obwohl sie eine ganze Menge Vorteile für Mandanten und Berater mit sich führt.

Papier hat eine begrenzte Lebenszeit

Papier ist geduldig, weiß der Volksmund, und sicherlich ist das auch korrekt. Aber so geduldig es sein mag, so begrenzt ist auch seine Lebenszeit. Konventionelles Thermopapier besitzt eine durchschnittliche Haltbarkeit von einigen Jahren.

Die Schrift bleicht aus, das Papier wird trocken und rissig – aber die allermeisten Quittungen und Belege werden auf solchem Papier gedruckt. Das heißt: Sie verlieren nach einer gewissen Zeit ihre Lesbarkeit.

Diesen Sachverhalt sollten Unternehmer nicht auf die leichte Schulter nehmen, das Argument

„Was interessiert mich die Quittung von vorletztem Jahr?“

gilt nicht.

Wichtig: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Denn zum einen gibt es immer wieder Belege, die auch nach einigen Jahren ihre Wichtigkeit nicht eingebüßt haben. Kann man diese nicht mehr nachvollziehen, ist das ärgerlich. Viel ärgerlicher wird es aber, wenn ein Unternehmer die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nicht einhalten kann.

Denn Buchungsbelege beispielsweise müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, sofern Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten bestehen – und das ist bei den allermeisten Unternehmen der Fall.

Welche Dokumente müssen langfristig aufbewahrt werden?

Buchungsbelege sind alle Unterlagen über die einzelnen Geschäftsvorfälle. Sie sind die Grundlage der Eintragungen in die Bücher und Aufzeichnungen, dazu zählen unter anderem:

• Rechnungen bzw. Rechnungskopien,
• Lieferscheine,
• Auftragszettel,
• Lohn- und Gehaltslisten sowie Lohnabrechnungen,
• Quittungen,
• Kontoauszüge und
• Werkstattabrechnungen

Übrigens: Wer sich nicht an den Aufbewahrungsfristen hält, kann zu Geldstrafen im gehobenen vierstelligen Bereich verurteilt werden.

Dementsprechend sinnvoll erscheint ein digitales Archiv, in dem die Belege, unberührt vom Zahn der Zeit, gesichert sind.

• Doch was heißt das jetzt genau, Digitalisierung von Belegen?
• Und wie funktioniert das?
• Soll ein Mitarbeiter des Steuerbüros oder des Unternehmens jetzt jeden Tag eingegangene Belege manuell scannen?

Nein, das kann nicht Sinn der Sache sein.

Digitalisierung der Belege: Darum macht sie Sinn

Deshalb muss ein automatisiertes System zur digitalen Archivierung im Mittelpunkt stehen, über das die Digitalisierung rund um die Uhr abgewickelt werden kann. Nur so ist die Digitalisierung effizient und gleichzeitig sicher und gewährleistet tatsächlich eine spürbare Verbesserung aller Abläufe.

• Unternehmer,
• Mitarbeiter und
• Steuerbüro

können auf diese Art viel zeitschonender mit den notwendigen Belegen arbeiten, das Suchen in Papierstapeln gehört der Vergangenheit an. Nutzer sollten deshalb die Möglichkeit haben, rund um die Uhr, von überall her und mit allen möglichen internetfähigen Geräten auf das digitale Belegarchiv zugreifen zu können.

Welche Vorteile hat ein digitales Archiv? Beispiele:

• Der Unternehmer will am Wochenende an der See doch einmal kurz Belege des vergangenen Monats checken?
  – Kein Problem.

• Der Controller muss in einer internationalen Niederlassung bestimmte Vorgänge auf dem Tablet dokumentieren und braucht dafür bestimmte Belege?- Auch das ist mit einem modernen digitalen Archiv ohne weiteres möglich.

Im besten Falle sind die Belege so digitalisiert, dass sie als PDF abgespeichert werden. Ein weltweit gängiges, auf allen Geräten gut lesbares und vor allem auch leicht per E-Mail zu versendendes Dateiformat. Auch sind PDF nur sehr schwer zu verändern, was die Sicherheit erhöht.

Wie kann Sicherheit garantiert werden?

Apropos Sicherheit: Ein solches System muss natürlich höchste Sicherheitsanforderungen erfüllen, sonst ist jede andere Funktionalität unwichtig. Entscheidend sind vor allem zwei Dinge.

1. Schutz vor Hackerangriffen

• Auf der einen Seite muss das Archiv für jeden unbefugten Zugriff von außen geschützt sein. Deshalb sollte an den technologischen Sicherheitsmechanismen nicht gespart werden.

2. Beschränkter Zugriff für bestimmte Nutzer

• Auf der anderen Seite muss es auch eine hohe innere Sicherheit geben. Möglicherweise sollen Mitarbeiter eines Unternehmens auch im digitalen Archiv arbeiten, aber nicht alle Belege sehen sollen. Somit muss es möglich sein, dass manche Nutzer nur einen beschränkten Zugriff erhalten.