Compliance Management für den Mittelstand: Verstöße, Sanktionen und die Complianceabteilung (Teil VI)

Unsere 14-tägige Reihe zum Thema Compliance hatte Sie Schritt für Schritt an das Thema Compliance Management herangeleitet.

Von der Definition, über die Rolle der Mitarbeiter, bis hin zum Code of Conduct wurde Ihnen vieles erklärt und auch nahegelegt.

Dieser nun abschließender Teil wird Ihnen aufzeigen, wie wichtig die Einrichtung einer guten Complianceabteilung ist und warum sich ein solcher Schritt in jedem Fall lohnt.

Welche Compliancethemen sind besonders wichtig?

• Umgang mit Datenschutz und IT-Sicherheit (Besonders Passwörter und Telefonieren)
• Einhaltung der Arbeitszeit (Stichwort Zeitdiebstahl)
• Regelung zur Annahme von Geschenken
• Beachtung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetztes
• Beachtung der Arbeitsschutzvorschriften
• Bekämpfung doloser Handlungen (Mitarbeiterkriminalität) und Einhaltung des Kartellrechts
• Einhaltung von Umweltschutzvorschriften und relevanten internationalen Gesetzen
• Bei Geschäftsbeziehungen in Drittländer Verhinderung von Kinder/Zwangsarbeit

Die Bandbreite der Verstöße & ihre Sanktionen

Damit das Thema Compliance von allen Mitarbeitern ernst genommen wird, ist nicht nur ein nach innen und außen (Z.B. Abhandlung auf Homepage) engagiertes Umsetzen und Darstellen des Themas durch das Management erforderlich, sondern auch eine konsequente Ahndung von entsprechenden Verstößen je nach Schweregrad.

Hier sollte unbedingt auf die Verhältnismäßigkeit geachtet werden, denn die denkbare Bandbreite von Complianceverstößen reicht von der Missachtung eines Rauchverbotes bis hin zur organisierten Kriminalitätsstruktur durch eine feste Tätergruppe.

Denkbare Sanktionen sind beispielsweise Ermahnungen, Abmahnungen, Versetzungen, Aberkennung freiwilliger Entgeltbestandteile des Mitarbeitereinkommens oder die verschiedenen Formen der Kündigungen. Auch bei Kündigungen gibt es wieder eine Verhältnismäßigkeit auf der die Aufhebungsvereinbarung ganz unten steht und die Fristlose Kündigung neben einer Strafanzeige und der Geltendmachung von zivilrechtlichen Schadensersatzansprüchen das härteste Mittel darstellt. Entsprechend dazwischen befinden sich die ordentliche Kündigung und die Verdachtskündigung.

Die Einrichtung einer Complianceabteilung

Auch das Thema der Abwehr von Industriespionage sollte in der Complianceabteilung verortet sein, denn gerade innovative kleinere Unternehmen sind hiervon besonders gefährdet und oftmals schlecht geschützt. Die Überwachung der Compliancevorschriften wird durch eine zu errichtende Complianceabteilung sichergestellt, die sich von der Größenordnung an der Zahl der Mitarbeiter und dem bestehenden Gefahrenpotential orientieren sollte.

Sie sollte aber zumindest aus drei Personen bestehen, damit notwendige Mitarbeiterbefragungen und Ermittlungen mindestens durch zwei Personen zeitgleich erfolgen können und dies auch während der Urlaubzeiten eingehalten werden kann. Diese Erfordernis ergibt sich nicht nur aus der Notwenigkeit einer effizienten Arbeits- und Vorgehensweise, sondern auch aus einer gegenseitigen zeugenschaftlichen Absicherung der Compliancemitarbeiter. Denn die Ermittlungsergebnisse müssen notfalls auch gerichtsfest beweisbar gemacht werden können.

Sofern einem KMU für eine solche personelle Maßnahme die finanziellen Mittel fehlen, ist auch ein kostengünstigeres Modell bis zu einer gewissen Betriebsgröße denkbar. Hierbei gibt es einen hauptamtlichen Compliancebeauftragten und zwei nebenamtliche Compliancemitarbeiter die im Bedarfsfall bei Ermittlungen hinzugezogen werden können. Allerdings müssen die beiden nebenamtlichen Compliancemitarbeiter ebenfalls professionell ausgebildet sein, damit auch im Urlaubs- und Krankheitsfall sichergestellt ist, dass die unternehmensinterne Compliance funktioniert.

Welche Fähigkeiten muss man erfüllen?

Die wichtigsten zu fordernden persönlichen Fähigkeiten sind daher die Fähigkeit für Befragungen professionelle forensische Interviews durchzuführen und die Fähigkeit strategisch zu denken und zielgerichtete unternehmensinterne Ermitttlungen zu tätigen. Eine professionelle und intensive Schulung der Compliancebeauftragten ist daher neben der systematischen Implementierung einer festen Compliancestruktur die wichtigste Maßnahme.

Zur Durchführung der Compliance Maßnahmen im Unternehmen sei noch darauf hingewiesen, dass der Arbeitgeber gem. § 315 BGB in Verb. mit § 106 GewO die Leistungspflichten seiner Arbeitnehmer entsprechend festlegen kann. Zur rechtlichen Ausgestaltung des Compliance Konzepts sollte ein Rechtsanwalt beigezogen werden und zur praktischen Umsetzung ein erfahrener Kriminalist. So ist jedes KMU vor bösen Überraschungen geschützt und präsentiert sich professionell nach Innen und Außen.

Weitere Artikel dieser Serie:

Compliance Management für den Mittelstand: Was ist Compliance? (Teil I)
Compliance Management für den Mittelstand: Schutz statt blinder Kontrolle (Teil II)
Compliance Management für den Mittelstand: Die Rolle der Mitarbeiter & des Vertriebs (Teil III)
Compliance Management für den Mittelstand: Verantwortung sinnvoll verteilen (Teil IV)
Compliance Management für den Mittelstand: Integration in den Arbeitsvertrag und Code of Conduct (Teil V)

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