Compliance Management für den Mittelstand: Integration in den Arbeitsvertrag und Code of Conduct (Teil V)

Veröffentlicht am 30. September 2013 in der Kategorie Management & People Skills von

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Ein kleiner, dennoch wichtiger Schritt des Compliance Managements ist die Einbindung in Arbeitsverträge, Dienstanweisungen oder in den Code of Conduct.

Nach Lesen der ersten vier Teile dieser Reihe haben Sie erfahren, worum es sich bei Compliance Management handelt, welche Vorteile und Gefahren es in sich birgt, welche Rolle dabei die Mitarbeiter spielen und wie man Verantwortung sinnvoll verteilt.

Dieser Teil erklärt Ihnen, warum das Schulen der Personalverantwortlichen und  die Integration in die oben genannten Dokumente wichtig ist.

Die Umsetzung des Compliance Managements

Beginnen wir nun mit dem ersten Schritt der Umsetzung eines Compliance Managements für KMU unter Berücksichtigung einer überschaubaren Kostenstruktur. Ein Compliance Management lässt sich kostengünstig in die Geschäftsprozesse implementieren, wenn man die Ressourcen und Fachkompetenzen aller Abteilungen des Unternehmens nutzt und verzahnt. Außerdem führt dies dann zu einer breiten Akzeptanz, weil alle Mitarbeiter in den Prozess miteinbezogen werden und sich die Maßnahmen transparent und sachlich sinnvoll darstellen lassen.

Der erste Schritt eines effizienten Compliance Managements sollte deshalb sein, dass die Personalabteilung des Unternehmens im Erkennen von Bewerbungsbetrug und in forensischen Interviewtechniken geschult wird. Dies deshalb, weil jeder Bewerbungsbetrug, welcher bereits im Bewerbungsverfahren erkannt wird, das Unternehmen vor einem zukünftigen Mitarbeiter mit krimineller Energie zuverlässig schützt.

Zwischen Profiling und Bewerbungsgespräch

Die meisten Personalverantwortlichen sind Profis wenn es darum geht, die Passung zwischen Bewerber und Stellenprofil zu bewerten aber die wenigsten sind bei der Integritätsprüfung von Bewerbern sattelfest und entsprechend sensibilisiert und geschult. Gerade in der heutigen Zeit, in der sich jeder durchschnittliche EDV-Anwender am PC sämtliche Referenzen und Zeugnisse nach eigenem Gutdünken professionell erstellen und ausdrucken kann, ist eine Schulung der Personalabteilung in Sachen Bewerbungsbetrug ein Must have.

Da aber Personalverantwortliche aber oft auch diejenigen sind, die nah an den einzelnen Mitarbeitern im Arbeitsalltag dran sind, ist der zweite wichtige Schlüssel im Aufbau einer effizienten Compliance die Schulung der Personalverantwortlichen in forensischen Interviewtechniken. Denn Personaler sind mit den Mitarbeitern regelmäßig im Dialog und können bei entsprechender Schulung dann frühzeitig mögliche Konfliktherde oder problematische Persönlichkeiten erkennen.

Ergänzungen im Arbeitsvertrag

Wenn man nun noch einige wichtige Ergänzungen im Arbeitsvertrag und den internen Dienstanweisungen unterbringt, hat man bereits einen ersten großen und kostengünstigen Schritt in der Umsetzung eines effizienten Compliance Management Systems getan. Denn gerade für KMU sollte die Ausnutzung vorhandener Ressourcen der erste Schritt sein, um dadurch die einzurichtende Complianceabteilung personell und kostentechnisch so überschaubar wie möglich zu halten.

Diesbezüglich sollte man auch den Betriebsrat als Ressource einbinden. Sofern ein solcher nicht vorhanden ist, sind die Änderungen umso einfacher in die Praxis übertragbar, da es dann weniger Entscheidungsträger gibt. Die Inhalte sollten sich aus der Betriebsvereinbarung und dem Code of Conduct ergeben und deren Kenntnisnahme wie bereits besprochen in einem dreimonatigen Rhythmus von den Mitarbeitern unterzeichnet werden.

Dies ist im Falle von notwendigen Sanktionsmaßnahmen erforderlich, um diese rechtlich fundiert begründen und nachzuweisen zu können, dass der Mitarbeiter bewusst gegen die Regeln verstoßen hat und diese auch vollumfänglich verstand. Das alles bestätigt der Mitarbeiter durch seine Unterschrift.

Die Bestätigung der Mitarbeiter

Um es kurz zu machen: Beziehen Sie die Complianceregeln in den Arbeitsvertrag, der Betriebsvereinbarung und dem Code of Conduct mit ein und lassen Sie sich regelmäßig bestätigen, dass die Mitarbeiter davon Kenntnis genommen und die Inhalte verstanden haben. Bei Neueinstellungen ist dies ohnehin unproblematisch und bei bestehenden Arbeitsverträgen kann mit Zustimmung des Mitarbeiters eine Ergänzung des Arbeitsvertrages erfolgen.

Ggf. können entsprechende Inhalte auch über Änderungskündigungen in den Arbeitsvertrag integriert werden, jedoch sollte Freiwilligkeit immer an oberster Stelle stehen. Findet bei einem einzelnen Mitarbeiter allerdings das Kündigungsschutzgesetz Anwendung, dann ist der Arbeitgeber gezwungen ein milderes Mittel in Form seines Weisungsrechts an den Arbeitnehmer anzuwenden. Daher empfehle ich die Complianceinhalte auch in den Code of Conduct und der Betriebsvereinbarung zu integrieren. Denn ein gutes Compliance System zeichnet sich durch Redundanz in den Sicherungsmaßnahmen aus.

Weitere Artikel dieser Serie:

Compliance Management für den Mittelstand: Was ist Compliance? (Teil I)
Compliance Management für den Mittelstand: Schutz statt blinder Kontrolle (Teil II)
Compliance Management für den Mittelstand: Die Rolle der Mitarbeiter & des Vertriebs (Teil III)
Compliance Management für den Mittelstand: Verantwortung sinnvoll verteilen (Teil IV)
Compliance Management für den Mittelstand: Verstöße, Sanktionen und die Complianceabteilung (Teil VI)

(Bild: wordle.net)