Kommunikation ohne Umwege – Social Software im Unternehmen macht’s möglich!

Veröffentlicht am 8. Oktober 2012 in der Kategorie Management & People Skills von

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Kommunikation ohne Umwege – Social Software im Unternehmen macht’s möglich!Ob Freelancer, Gründer, Kleinunternehmer, Mittelständler oder Konzerne: Die Kommunikation über Stadt- oder Landesgrenzen hinweg hat an Bedeutung stetig zugenommen. Bisher galt die E-Mail als das Kommunikationsmittel erster Wahl. Schnell getippt, konnte sie an zahlreiche Empfänger versendet werden, die wiederum an alle in der E-Mail angesprochenen Personen antworten konnten. Nun waren zwar alle informiert, doch Verantwortlichkeiten, Prioritäten etc. konnten so nur schwer abgesteckt werden. Mit zunehmendem E-Mail-Aufkommen wird diese Lösung zudem immer unkomfortabler. Was kann demnach als Alternative dienen?

Das Verfassen, Lesen, Beantworten und Weiterleiten von E-Mails ist einer der hauptsächlichen Zeitfresser im Arbeitsalltag. Umso mehr Empfänger in eine Nachricht involviert sind, desto komplizierter wird der Austausch: Wer muss antworten, wer ist nur zur reinen Information auf der Empfängerliste? Diese und weitere Fragen stellen sich häufig, was zu verlängerten Abstimmungswegen und folglich zu Ineffizienz führt. Um die Kommunikation zu optimieren und sowohl Mitarbeiter bzw. Kollegen, Kunden als auch Dienstleister mit den für sie relevanten Informationen zu versorgen, kann die Social Software eingesetzt werden. Voraussetzung für den Erfolg: Alle beteiligen sich an der Plattform und eine Rechtevergabe steckt klar ab, wer auf welche Bereiche, Dateien und Dokumente innerhalb der Lösung Zugriff hat.

Mit der Social Software wird aus Kommunikation Wissen

So kann aus einer Lösung nicht nur eine Kommunikations- sondern zugleich eine Wissensplattform entstehen. Der Austausch über Chats oder Messaging-Funktionen ist für kurze Kommunikationswege bestimmt und vermeidet parallele Installationen auf einem oder mehreren Rechnern. Auch persönliche Nachrichten werden einfach über das System versendet. Damit hier nicht eben solches Versandverhalten wie bei der E-Mail entsteht, können darüber hinaus Team-Räume eröffnet und Mitglieder eingeladen werden. In diesen Gruppen sind dann keine Nachrichten mehr erforderlich, die Mitglieder, zu denen auch Kunden und Dienstleister zählen können, tauschen sich direkt in der Gruppe aus.

Was daraus sowie aus integrierten Wikis, Blogs und Foren entstehen kann, ist eine Wissenssammlung, die gespeichert und jederzeit wieder genutzt werden kann. Hilfreich ist dies auch dann, wenn Informationen zu einem Projektstatus festgehalten und so für jeden Beteiligten einsehbar sind, Fragen zu Problemen oder Vorgängen direkt geklärt und Fachthemen näher beleuchtet werden. Wissen ist damit langfristig festgehalten und von jedem Mitglied des Portals nutzbar, das zu einem späteren Zeitpunkt nach verwandten Informationen sucht. Informiert wird der Nutzer über Aktualisierungen oder neue Inhalte z.B. über sogenannte Activity Streams, die ähnlich wie bei Facebook nahezu alle Tätigkeiten der Systemnutzer auf der Startseite anzeigen. Hinweise an den jeweiligen Navigationsbausteinen machen darüber hinaus sichtbar, wo neue Inhalte bereitgestellt wurden.

Aus Wissen wird Zeit und Geld

Wird Wissen richtig verwaltet, kann Zeit und durch den Verzicht auf eine Vielzahl separater Softwareanwendungen zudem Geld eingespart werden. So kann bspw. ein integriertes CRM-System bei der Projektabwicklung helfen. Hierin finden sich eine beliebige Anzahl von Kontakten und interner sowie externer Ansprechpartnern, bestenfalls inklusive einer Kontakthistorie. Damit sind nicht nur Gespräche festgehalten, auch projektspezifische Dokumente und Verträge lassen sich ohne lange Recherche einsehen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft durch die Möglichkeiten der gemeinsamen Bearbeitung, Versionierung, WebDAV-Zugriff und Direct Edit von Office-Dokumenten wiederum bei der Prozessbeschleunigung. Die in manchen Lösungen mögliche Pflege von Zeitaufwänden, Reisekosten und Spesen, Urlaubsanträgen und -tagen hilft nicht nur bei der – bestenfalls ebenfalls aus dem System möglichen – Rechnungsstellung, sondern wiederum bei der Projektplanung.

Social Software: Zusammenstellen, was zusammen gehört

Zahlreiche Anbieter haben eine Social Software-Lösung im Portfolio, die Unternehmen eine erfolgreichere Kommunikation verspricht. Das Manko: Oftmals ist es nicht möglich, sich ein passendes System nach seinen Wünschen und Anforderungen zusammenzustellen. Somit sind eventuell Teile der Lösung gar nicht oder nur eingeschränkt für das jeweilige Unternehmen nutzbar. Empfehlenswert ist es daher, eine modular aufgebaute Softwarelösung zu wählen und hier nur die Bestandteile zu nutzen, die wirklich gebraucht werden.

Auch mit Blick auf die Kosten ist dies entscheidend, denn der Anschaffungspreis richtet sich damit nach dem Umfang der Lösung. Gerade Gründer, Abteilungen oder Kleinunternehmen scheuen den Erwerb einer komplexen Lösung, u.a. da zusätzliche Installationen anfallen. Um dies zu umgehen, stehen, was eine Social Software angeht, inzwischen Software-as-a-Service (SaaS)-Angebote zur Verfügung, die global zur Verfügung stehen und mit monatlichen Fixkosten pro Nutzer kostensensibel eingesetzt werden können.

(Bild: © Renee Jansoa - Fotolia.de)