Social Intranet – Schöpfen Sie das Wissenspotential im Unternehmen aus!

Veröffentlicht am 15. August 2012 in der Kategorie Management & People Skills von

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Social Intranet: Wissenspotential im Unternehmen ausschöpfenE-Mail-Ordner, Dateisysteme, Intranet, Datenbanken und die Köpfe der Mitarbeiter – Wissen wird heute in vielen Silos gespeichert und zu wenig genutzt. Dirk Hellmuth, Geschäftsführer von trends2move, erklärt, wie ein Social Intranet das schlummernde Wissenspotential in Unternehmen nutzbar macht.

„Wenn HP wüsste, was HP weiß, wären wir dreimal so profitabel“, war der ehemalige HP-CEO, Lew Platt, überzeugt. In Zeiten von Innovationsdruck, steigenden Kosten und Fachkräftemangel hat sich die Notwendigkeit, effektiv mit Informationen und Wissen umzugehen, zu einem noch wesentlicheren Faktor für den Unternehmenserfolg entwickelt. Doch wie sieht die Realität aus? Mitarbeiter suchen aufwändig nach eigentlich vorhandenen Informationen, sie reagieren genervt, und ihren Arbeitgebern entstehen unnötige Kosten. Das muss nicht sein. Ein Social Intranet hilft dabei, Wissen zu sichern, sichtbar zu machen und zu nutzen. Es ermöglicht, die wichtige Ressource Wissen um ein x-faches produktiver zu nutzen als bislang.

Die Kernidee des Social Intranets

Die Kernidee des Social Intranets ist einfach: Alle Mitarbeiter können Inhalte in ein Unternehmens-Intranet einzustellen, sei es als Dokument, Blog-Eintrag oder Wiki-Seite. Wikipedia, XING, Facebook, Twitter, Amazon-Bewertungen, Foren, Blogs & Co funktionieren nach diesem Prinzip und schaffen Werte, indem sie das Wissen vieler („wisdom of crowds“) vernetzen. Analog zu diesem Grundprinzip vernetzt das unternehmensbezogene Social Intranet das Wissen aller daran Beteiligten und bietet die Grundlage für Effizienz, Mitwirkung und Innovation.

Wer sich in Unternehmen umschaut, stellt schnell fest: Es besteht Handlungsbedarf. Noch setzen viele Firmen auf E-Mails zur Kommunikation sowie lokale und zentrale Dateisysteme, um Dokumente zu speichern. Doch wer danach sucht, fragt sich: Wo liegt die aktuellste Version etwa des Strategie-Dokuments? Im E-Mail-Postfach oder im Datei-System? Wie war nochmal das Feedback des Marketing-Leiters? Unternehmen, die Wissen in unterschiedlichen „Silos“ speichern, sind ineffizient. Es mangelt an Transparenz, was interne Kosten steigert.

Marktplatz des Wissens

Im Social Intranet hingegen wird das Wissen zentral gespeichert. Jede Führungskraft und jeder Mitarbeiter kann dort Inhalte erstellen. Sie kommunizieren via Blog oder Chats statt per E-Mail. Dokumente werden gemeinsam auf der Plattform erarbeitet, zum Beispiel in einem firmenspezifischen Wiki. Entscheidender Vorteil: Alle Beteiligten wissen jederzeit, wo sie die Informationen finden. Zudem haben sie jederzeit den gleichen Informationsstand, so dass Missverständnisse und unproduktive Informationssuche vermieden werden. Mitarbeiter, die urlaubs- oder krankheitsbedingt abwesend waren, können sich nach ihrer Rückkehr im Social Intranet schnell wieder über den neuesten Stand etwa von Projekten informieren, statt zuvor hundert, meist längst inhaltlich überholte E-Mails durchforsten zu müssen.

Ein Social Internet bündelt die Informationen eines Unternehmens an einer Stelle. Dadurch sind Ideen von Mitarbeitern aus anderen Firmenbereichen des Unternehmens verfügbar, die vorher nicht einbezogen werden konnten. Und auch das Know-how von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen haben, bleibt weiterhin verfügbar. Die neue Transparenz ermöglicht, bessere Entscheidungen zu treffen sowie innovative Produkte und Leistungen zu entwickeln – gut für die Zukunft des Unternehmens.

Der Weg zum Social Intranet

Die Kernelemente eines erfolgreichen Social Intranets sind:

  • eine Intranet-Plattform mit Werkzeugen wie etwa Wiki und Blog, in denen jeder Mitarbeiter Inhalte einstellen kann,
  • die Nutzung der Plattform innerhalb der Unternehmensprozesse,
  • eine Unternehmenskultur, die Transparenz und den direkten Austausch als wertschöpfend versteht und fördert.

Die technologische Plattform ist in vielen Fällen bereits vorhanden. Prominente Plattformen wie Microsoft Sharepoint oder Lotus Connections bringen die notwendigen Web 2.0-Werkzeuge wie Wikis, Blogs oder Foren bereits mit. Alternativ können für geringe Kosten SaaS-Dienste wie Yammer, Salesforce oder Microsoft Office365 gemietet werden.

Damit die Einführung des Social Intranets gelingt, sind die Tools in die Unternehmensprozesse einzubinden. Achtung: Ist das Social Intranet neben E-Mail und Dateisystem nur ein weiteres Wissensmanagement- und Kommunikationsinstrument, ist die Gefahr groß, dass die Mitarbeiter es nicht akzeptieren werden. Die Unternehmensprozesse sollten daher konsequent umgestellt werden. Beispielsweise wird dann die Termin-Agenda im Wiki erstellt, statt E-Mail-Ketten mit zahlreichen Dokumenten-Versionen zu versenden. Und die Unternehmensführung bloggt künftig Informationen an die Mitarbeiter, statt den Email-Newsletter zu nutzen. Führungskräfte wie Mitarbeiter erkennen dann sehr schnell die Vorteile des Social Intranets und nutzen es auch. Denn es ermöglicht einen direkten, spontanen Austausch. Informationen fließen schneller, werden transparent bereitgestellt und vor der Veröffentlichung nicht mehr kontrolliert.

Häufig erfordert dies einen Wandel in der Unternehmenskultur hin zu mehr Transparenz und Vertrauen. Daher ist es ratsam, bei der Einführung eines Social Intranets schrittweise vorzugehen. Im ersten Schritt machen die Entscheider im Unternehmen deutlich, dass sie Informationen künftig transparenter und den direkten Austausch fördern wollen. Den Anfang können sie zum Beispiel mit einer Terminagenda im Wiki und einem Geschäftsführungs-Blog machen. Die Mitarbeiter erleben, welche Vorteile ihnen die neue Form des Austauschs bietet (Quick Wins). Sobald diese Grundlage gelegt ist, kann das Social Intranet schrittweise ausgebaut werden und sich zum Kerninstrument für die Informationsarbeit im Unternehmen entwickeln. Der Lohn dafür: effektiveres Arbeiten, mehr Innovationen, bessere Entscheidungen durch die Mitwirkung vieler und eine steigende Bindung der Mitarbeiter.

Die 10 Kernpunkte des Social Intranet im Überblick

  1. Das Social Intranet wird zum zentralen Kommunikations- und Dokumentationsort im Unternehmen.
  2. Jeder Mitarbeiter kann Informationen einstellen und konsumieren.
  3. Alle Mitarbeiter haben den gleichen Informationsstand.
  4. Die Aufwände für Suche und durch Missverständnisse werden vermindert.
  5. Entscheidungen und Entwicklungen werden auf eine breitere Basis gestellt.
  6. Die Möglichkeit der Mitwirkung stärkt die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen.
  7. Das Wissen ist zentral gesichert, auch wenn wichtige Mitarbeiter gehen.
  8. Erfolgsfaktor 1: eine leicht bedienbare und integrierte Technologie-Plattform.
  9. Erfolgsfaktor 2: die Integration in die Unternehmensprozesse.
  10. Erfolgsfaktor 3: eine Kultur des Vertrauens und der Informationstransparenz.

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