Homo mobilitatus: Zuhause im 24-Stunden-7-Tage-die-Woche-Büro

Veröffentlicht am 17. Juli 2012 in der Kategorie Management & People Skills von

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Im kühlen Schatten rauschender Eschen und Eichen sitze ich an meinem Notebook und schreibe diese Zeilen. Zu meiner Rechten dreht eine Drossel raschelnd Blätter um und der Geruch von frischem Waldmeister weht durch meine Nase. Dieser Platz ist für mich ein Ort, der mir Kraft und Kreativität gibt. Ein Ort, den ich für das Schreiben bewusst wählen konnte.

Die Möglichkeiten, die Arbeit räumlich und zeitlich flexibel zu gestalten, sind mittlerweile immens. Aber auch hier gilt: Jede Medaille hat zwei Seiten, und die sollte jeder für sich betrachten. Jeder betroffene Unternehmer, jede Führungskraft und jeder Mitarbeiter sollte von Zeit zu Zeit für sich reflektieren, was ständige Erreichbarkeit bedeutet und welche Auswirkungen die Möglichkeit hat, sich von überall auf der Welt ins Firmennetzwerk einzuloggen.

Spannungsfelder sind entstanden, die zu Konflikten führen können:

  • Papa ist jetzt jeden Freitag zu Hause und kann auch mal mit seinen Jungs Fußball spielen. Dafür hat er den Tablet PC auch im Urlaub dabei und loggt sich nach dem Frühstück in eine Telefonkonferenz ein.
  • Für eine Vertriebsorganisation vereinbart die Mutter mit Interessenten Termine von zu Hause aus. Die krabbelnde Sophie stört das nicht. Aber Mutter hat keine Pause mehr, denn nachmittags kommen ihre beiden Teenager nach Hause und abends ihr Mann.
  • Nicht mehr für Anwesenheit wird bezahlt, sondern für Ergebnisse. Doch um Ergebnisse zu erzielen, müsste man manchmal im Unternehmen anwesend sein.
  • Die Arbeit mit dem Handy und dem Notebook macht jeden Tisch zum Büro. Morgens auf dem Sofa, nachmittags beim Kunden und abends in der Firma. Doch wo ist meine berufliche Heimat? Wo ist der Ort, den wir früher Arbeitsplatz nannten? Wo der Schreibtisch, auf dem die Bilder der Familie standen und an dem ich wusste, wo Skizzenblock, Kugelschreiberhalter und Kalender zu finden sind? Wo ich mittags mit meinen Kolleginnen und Kollegen immer zum Essen ging? ...

Ihnen werden viele weitere Spannungsfelder und Konflikte einfallen, und wahrscheinlich sind auch Sie in irgendeiner Form davon betroffen. Doch was können wir gegen die negativen Folgen der großen Freiheit unternehmen? Wichtig ist meines Erachtens, dass wir bewusst unsere Arbeitsplätze und -zeiten gestalten. Dass wir bewusst darauf achten, dass Körper, Geist und Seele nicht zu kurz kommen im „24-Stunden-7-Tage-die-Woche-Büro“. Wie könnte das konkret aussehen? Folgende Aspekte sind meiner Erfahrung nach wichtig:

Bewusste Pausen

Handy aus, Notebook in die Ecke zum Aufladen und einfach einen Apfel essen, ein gutes Gespräch führen oder spazieren gehen. Wie sagte Ovid: „Was ohne Pausen geschieht, ist nicht von Dauer.“

Ordnung und das Zauberwort

Ordnung ist wichtig, um effizienter, kreativer und stressfreier zu arbeiten. Unerledigte Aufgaben, ungelesene Zeitschriften, versäumte Ablage und Datenmüll im Rechner kosten nicht nur Zeit und Nerven, sondern erzeugen auch ein schlechtes Gewissen, was zusätzlich Energie raubt. Ob Schreibtisch zu Hause, der Rechner oder die Kundenablage im Homeoffice, versuchen Sie Ordnung zu halten, um die Zeit des Suchens zu reduzieren. Außerdem hat ein Arbeitsplatz, welcher Form auch immer, eine Außenwirkung. Das Zauberwort für das Ordnungschaffen und -halten lautet „Papierkorb“.

Dies könnte ein Start für ihren neuen Arbeitsplatz sein:

  1. Holen Sie einen Behälter für Altpapier und stellen Sie ihn neben den Schreibtisch.
  2. Räumen Sie alles vom Schreibtisch, was Sie nicht in den letzten drei Tagen benutzt haben. Reduzieren Sie das Dekorationsmaterial auf dem Schreibtisch. Ihr Talisman darf bleiben. ;-)
  3. Nehmen Sie alle Zeitschriften vom Schreibtisch, die Sie bereits seit mehr als vier Wochen lesen wollen.

Dies könnte ein Start für ihren aufgeräumten Rechner sein:

  1. Belassen Sie auf dem Desktop nur Dokumente, die in Bearbeitung sind oder Programmverknüpfungen, die oft benötigt werden.
  2. Nutzen Sie eindeutige und durchgängige Ordnerbezeichnungen und eine übersichtliche Ordnerstruktur.
  3. Lassen Sie bearbeitete E-Mails nicht im Posteingang, sondern legen Sie diese in einem Ordner ab oder löschen Sie sie.
  4. Was Sie selten benötigen, sollte nicht den Platz wegnehmen für das, was Sie ständig brauchen.

Falsches Vorbild Genie

Folgen Sie bitte nicht denen, die sagen: „Der Kleingeist hält Ordnung, das Genie überblickt das Chaos.“ Kreativität entsteht nicht durch Chaos, sondern durch Anregung und klare Gedanken. Wenn Sie auf ein hohes Maß an äußeren Impulsen angewiesen sind, gibt es bessere Wege. Nutzen Sie inspirierende Bilder oder Kunstgegenstände, Zeitschriften, Bücher. Unordnung zählt nicht dazu.

Selbstmanagement

Wer viel unterwegs ist, seine Zeit einteilen darf und unterschiedliche Arbeitsplätze hat, der muss zwangsläufig auch mehr Verantwortung für die Erledigung seiner Aufgaben, das Anstreben von Zielen oder das Managen seiner Projekte übernehmen. Wir müssen uns stärker selber organisieren und führen.

Ein wichtiger Aspekt ist: Nutzen Sie nur einen Kalender und eine Aufgabenliste, um Zeit und Energien zielorientiert einzuteilen. Das eigene Selbstmanagement zu optimieren, also die Kunst, sich selbst zu führen und zu organisieren, ist eine Aufgabe, an der wir ständig arbeiten sollten. Goethe schrieb hierzu einst so treffend: „Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel.“ Weitere Empfehlungen und Werkzeuge hierzu finden Sie beispielsweise auf www.behn-friends.de und www.blueprints.de.

Bewusste Nutzung unterschiedlicher Arbeitsplätze

Es gibt eine großartige Kreativitätsmethode. Sie nennt sich Walt-Disney-Methode. Diese Methode bezeichnet eine Kreativitätstechnik, die der Amerikaner Robert Dilts durch Anpassung der Vorgehensweise von Walter Elias Disney entwickelt hat. Der Gründer und Namensgeber der weltbekannten Disney Company war ein Mensch mit besonders ausgeprägten Träumen und Visionen. Er unterteilte die Erarbeitung seiner Ziele in drei Phasen und trennte diese räumlich und zeitlich voneinander. Diese Phasen oder Positionen waren: der Träumer, der Realist und der Kritiker.

Für jede dieser drei Positionen hatte Walt Disney sich eigens einen Raum oder Platz eingerichtet. Leider werden diese drei Rollen im Kopf oft vermischt, denn beim Träumen denken wir bereits an die Umsetzung und beim Planen hadern wir mit der Unmenge an Arbeit. Das Ziel der Walt-Disney-Methode liegt darin, den Träumer, den Realisten und den Kritiker in ein Gleichgewicht zu bringen. Häufig finden wir in uns viele Kritiker, einige Realisten und kaum Träumer. Vielleicht können auch Sie Ihre Arbeitsplätze so gestalten, dass Sie Ihr inneres Team ins Gleichgewicht bringen und noch kreativer und kraftvoller arbeiten.

Gesundheit und Arbeitsplatz

Ohne Gesundheit ist alles nichts. Deswegen sollten wir auch bei unseren Arbeitsplätzen darauf achten, dass unsere Gesundheit nicht in Mitleidenschaft gezogen wird. Richtige Sitzgelegenheit, gut ausgeleuchtete Räume, optimale Belüftung, immer ein Glas Wasser in der Nähe... Schaffen Sie Plätze, an denen Sie entspannt arbeiten. Denn so arbeiten Sie meist nicht nur erfolgreicher, sondern fast immer auch gesundheitsschonender.

Führung und Homo mobilitatus

Wenn Sie Mitarbeiterverantwortung tragen, kommen weitere Nachteile für das mobile Büro hinzu. Führung heißt zielorientiertes Bewegen von Menschen. Das funktioniert auch oder gerade dann, wenn Arbeitszeiten und -orte flexibel sind. Da aber die Führungskraft auch die Aufgabe hat, dem Mitarbeiter bei Problemen zu helfen, seine Leistung zu beurteilen und ihn zu qualifizieren, sind Mitarbeitergespräche notwendig. Diese nur über Skype, Telefon oder am Rande eines Teamtreffens durchzuführen, ist selten eine gute Idee. Der Rahmen und genügend Zeit für dieses wichtige Führungsinstrument entscheidet letztendlich auch über die Wirksamkeit. Deswegen sollten sich Führungskräfte genügend Zeit für persönliche Gespräche mit ihren Mitarbeitern nehmen.

Die 72-Stunden-Regel

Wenn Sie nach dem Lesen dieses Artikels oder eines weiteren Beitrags in diesem Heft einen Veränderungswunsch verspüren, befolgen Sie bitte die 72-Stunden-Regel. Diese besagt: Wenn wir uns etwas vornehmen, muss innerhalb der nächsten 72 Stunden der erste Schritt durchgeführt werden, da sonst die Chance nur 1 % beträgt, dass wir das Vorhaben überhaupt noch ausführen.

Viel Erfolg an ihren Arbeitsplätzen

Wenn der Artikel Ihnen oder Ihren Mitarbeitern hilft, noch erfolgreicher Ihre Arbeitszeiten und -orte zu gestalten, dann hat sich die Zeit unter den Eschen und Eichen doppelt gelohnt. Nun hole ich mir einen Kaffee, mein Telefon und logge mich in eine Telefonkonferenz mit Frankfurt und Kobe, Japan ein. Vielleicht bis bald, aufwiederlesen und Konnischi wa.

(Illustration: © mediendesign)