Outsourcing für KMU: Lagern Sie Ihre Backoffice-Prozesse aus!

Veröffentlicht am 8. Mai 2012 in der Kategorie Management & People Skills von

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Gründer, Jungunternehmer, Selbstständige, kleine aber auch mittelständische Unternehmen sehen sich regelmäßig mit dem Dilemma konfrontiert, in teure professionelle Infrastruktur und Personal investieren, gleichzeitig aber die festen monatlichen Ausgaben so niedrig wie möglich halten zu müssen, um das unternehmerische Risiko zu begrenzen. An dieser Stelle könnte Outsourcing eine Lösung sein! Doch was ist möglich und in welchen Bereichen ist Outsourcing für Kleinunternehmen sinnvoll?

Grundsätzlich lassen sich in Unternehmen zwei Dimensionen unterscheiden, in denen Wettbewerb stattfindet und die daher besonders erfolgskritisch sind. Zum einen die Kernprozesse, die die eigentliche Produkt- oder Dienstleistungserstellung betreffen (bei einer Design-Agentur z.B. die Entwicklung einer neuen Webseite für den Kunden, bei einem Anwalt die Beratungsleistung usw.) und zum anderen die Backoffice-Prozesse, die dafür sorgen, dass das eigentliche Produkt bzw. die Dienstleistung reibungslos erstellt werden kann. Zu den Backoffice-Prozessen gehören zum Beispiel klassische Sekretariatsarbeiten, die Beantwortung eingehender Anrufe, das Verschicken von Angeboten etc.

Outsourcing-Potenziale im Bereich Backoffice

Insbesondere in diesen Backoffice-Prozessen ergeben sich erhebliche Outsourcing-Potenziale, die es dem Unternehmen ermöglichen, nach außen einen besonders professionellen Eindruck zu machen und sich dabei auf die wirklich erfolgskritischen Aufgaben und die Entwicklung der Kernleistung zu konzentrieren.

Outsourcing im Bereich Backoffice ist auch deshalb sinnvoll, weil dieser vermeintliche „Nebenschauplatz“ von Kleinunternehmen oftmals vernachlässigt wird. Dabei findet Wettbewerb heute auf sehr vielen Ebenen statt, insbesondere auch in der Kundenbetreuung. Ein (potenzieller) Kunde, der auf der Suche nach einer Lösung für sein Problem ist, erwartet 100%igen Service. Ruft der Interessent bei einem Unternehmen an, das beispielsweise auf seiner Internetseite eine hochprofessionelle Lösung verspricht, so wird er (wie übrigens 63 % aller Anrufer) keine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen. Viel eher wird er es beim Wettbewerber versuchen, der möglicherweise sofort zur Stelle ist. Auch kurzangebundene Kommentare wie „Ich bin gerade im Meeting, können Sie in drei Stunden nochmal anrufen?“ sollte man sich eher sparen. Wettbewerb bedeutet, dass es immer auch andere Anbieter mit einer passenden Lösung gibt. Und gerade im Internet ist der Konkurrent nur einen Mausklick entfernt.

Welche Vorgänge sollte man auslagern?

Outsourcing kann gerade für den Erfolg von Kleinunternehmen einen großen Beitrag leisten. Die größten Effizienzvorteile realisieren Sie dabei natürlich an den Stellen, wo Sie sonst eigenes Personal einstellen und sich langfristig binden oder sonstige hohe Fixkosten aufbauen würden. Ein wichtiges Kriterium für die Auswahl der Aufgaben, die zur Auslagerung an einen externen Dienstleister vorgesehen werden, ist die Möglichkeit für den Dienstleister, den Prozess wirklich zu erfassen. Komplexe Beratungen sind natürlich weniger praktikabel für Outsourcing als Standardvorgänge, die einmal implementiert, immer wieder gleich und standardisierbar abgewickelt werden können. Den größten Effekt für den Erfolg hat daher die Auslagerung von immer wieder gleichen Vorgängen mit hohen Fixkosten wie:

  • Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit (sog. „Telefonsekretariat“)
  • Inkassodienstleistungen
  • Temporäre Nutzung von Konferenzräumen
  • Aufbau von Zweigniederlassungen für die Vermarktung (ohne eigenes Personal vor Ort)
  • Etc.

Mittlerweile gibt es Dienstleister, speziell für Kleinunternehmen, die sich einzelnen oder allen diesen Themen gewidmet haben und als Outsourcing-Partner in Betracht kommen. Entdecken also auch Sie das Thema Outsourcing für sich und konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen.

(Bild: © aldegonde le compte - Fotolia.de)