10 Tipps, mit denen Sie Ihr IT-Projekt zum Erfolg führen

Veröffentlicht am 28. März 2012 in der Kategorie Management & People Skills von

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Projekte zum Erfolg führenWährend meiner Arbeit als Projektmanager bin ich immer wieder auf ähnliche Probleme, Fragen, Komplikationen und Anforderungen gestoßen, die das Projektergebnis gefährdeten. Welche einfachen, aber effektiven Maßnahmen mir und dem Team geholfen haben, wollte ich für andere Projektverantwortliche zusammentragen. Die folgenden zehn Punkte haben mir geholfen, die IT-Projekte zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen:

1. Professionelle Kommunikation

Grundlage für ein gut funktionierendes Projekt ist eine professionelle Kommunikation innerhalb der Projektparteien. Je größer das Projekt ist, desto komplexer (und wichtiger) wird dieser Punkt.

Zunächst ist es für die Projektplanung wichtig, vom Auftraggeber/Kunden zu erfahren, was das Ziel des Projektes ist. Es müssen dem Kunden die richtigen Fragen gestellt und die Antworten kritisch hinterfragt werden. Nicht alles, was der Kunde wünscht, ist (technisch) möglich oder/und sinnvoll, oder es gibt eine ihm nicht bekannte Alternative. Auch die Kommunikation unter den einzelnen Projektparteien während des Projektes ist Aufgabe vom Projektmanagement-Office (PMO) oder dem Projektmanager, der dieses unterstützt, dokumentiert und fördert.

2. Professionelle Planung

Es ist wichtig, genug Zeit für die Planung bereitzustellen. Folgende drei Eckpunkte müssen geplant werden: Zeit, Kosten, Qualität. Sie bilden ein „magische Dreieck“ und werden mit dem Kunden besprochen und festgelegt. Jede Änderung sollte mit einer Change Request (CR) mit dem Kunden diskutiert werden: Ist diese tatsächlich notwendig?

Selbst viele kleinere CRs können die Komplexität eines Projekts so stark erhöhen, dass sie Auswirkungen auf wichtige Meilensteine haben.

3. Unterstützung vom Top-Management

Es ist essentiell, dass IT-Projekte nicht nur durch die IT-Abteilung, sondern insbesondere durch das obere Management unterstützt werden. In kritischen Situationen, die in diesen Projekten immer wieder vorkommen, muss man sich 100% auf Stakeholder aus dem C-Management-Level verlassen können.

4. Professionelle Qualitätskontrolle

Zu einer professionellen Projektleitung gehört, dass diese – je nach Projektgröße – entweder selbst einen Projektqualitätsmanagement-Plan aufsetzt oder einen Projektleiter bzw. Mitarbeiter mit dieser Aufgabe beauftragt. Wie eine Studie von BULL zeigt, scheitern über ein Drittel der Projekte an einer nicht vorhandenen Qualitätskontrolle. Der Qualitätsmanagementplan sollte folgende Punkte beinhalten:

  • Qualitätsplanung/Qualitätsstrategie
  • Qualitätssicherung
  • Qualitätskontrolle

5. Kontrolle der Meilensteine

Während des Projektes muss in kurzen regelmäßigen Abständen kontrolliert werden, ob sich Meilensteine verschoben haben. Nur so kann bereits auf kleine Veränderungen reagiert werden und das Projektmanagement die richtigen Entscheidungen treffen.

6. Ressourcenplanung

Während des Projektes müssen notwendige Mitarbeiter rechtzeitig angefordert werden, oder zumindest sollte auf den Ausfall von Ressourcen schnellst möglichst reagiert werden. Insbesondere in internationalen Projekten bzw. bei Beschäftigung von internationalen Experten, ist es wichtig, dass auch die gesetzlichen Bestimmungen der einzelnen Staaten – mit dem notwendigen Vorlauf – beachtet werden.

7. Projektcontrolling und Budgetplanung

Zu einem professionellen Projekt gehört ebenso, dass die Projektkosten nicht aus den Fugen geraten. Ein regelmäßiger Soll-/Ist Vergleich der Kosten ist für jeden Projektmanager bzw. Projektmanagement-Office (PMO) Pflicht. Nach einer Abweichungsanalyse kann gegengesteuert und danach eine Erfolgskontrolle durchgeführt werden.

8. User mit einbeziehen

Während des Projektes ist es wichtig, die späteren Benutzer möglichst früh mit in das ‚Projekt-Boot‘ zu holen. So haben Sie das Gefühl, dazu zu gehören, und sie akzeptieren die neue Software von Anfang an. Andernfalls kann es während der Abnahmetests zu Überraschungen kommen, wenn zum Beispiel die Anwender unrealistische Erwartungen oder Anforderungen haben.

9. Klare Anforderungen

Spätestens wenn sich das IT Projekt dem Ende neigt, wird es jedem bewusst: Alle Anforderungen müssen erfüllt werden, sonst kann es zu Schwierigkeiten beim Abnahmetest kommen. Deshalb im Vorfeld und auch während der Umsetzungsphase: Definieren Sie die Anforderungen möglichst genau, auch um sie messbar zu machen. Nicht messbare Punkte sollten erneut diskutiert und umformuliert werden.

10. Projektende mit Ausblick

Ein zufriedener Kunde erwartet, dass sein Projekt bzw. seine Software auch Monate bzw. Jahre nach Projektende funktioniert bzw. ausgebaut werden kann. Auch diese Zeitvorgabe sollte mit der Projektleitung besprochen werden. Welche Punkte sind, neben Support und Service, wichtig für den Kunden und müssen fest geplant werden.

Wer als Projektmanager diese Punkte beachtet, hat einen großen Schritt in Richtung Projekterfolg getan.

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