Ein Büro ohne Papier? So klappt’s [Infografik]

In Büros werden Unmengen an Papier verbraucht. Im Durchschnitt verwendet eine Bürokraft 10.000 Seiten Kopierpapier pro Jahr. Es stellt sich daher die Frage, ob man nicht den Schritt wagen sollte, ganz ohne Papier auszukommen. Ist das überhaupt möglich? Und wenn ja, wie? Die folgende Infografik gibt Vorschläge, die den Papierverbrauch drastisch einschränken können.

4 Schritte zum papierlosen Büro

• Online-Fax: Erstellen Sie sich einen Account bei einem Online-Fax-Service, um eine neue Faxnummer zu erhalten. Senden und Empfangen Sie PDF-Dateien via Fax, um den Papierverbrauch zu verringern. Das Fax wird entweder per E-Mail oder durch eine Web-Schnittstelle versendet und empfangen.
• Elektronische Verträge: Die meisten Unternehmen brauchen unterschriebene Verträge, für die man wiederum Papier benötigt. Seit einiger Zeit sind nun auch elektronische Signaturen möglich, sodass Sie die Verträge einfach online, auf einem geeigneten Portal, Ihren Vertragspartnern senden und diese ihre Signatur hinzufügen können, die daraufhin gespeichert wird.
• Papierlose Abrechnung: Rechnungen steigern den Papierverbrauch einer Firma enorm. Eine einfache und sparsame Variante wäre die Zustellung der Unterlagen via E-Mail oder über einen passenden Online-Service.
• Scannen und Recyclen von Dokumenten: Selbstverständlich haben Firmen eine Menge Werbung, Dokumente und Unterlagen auf Papier. Scannen Sie die wichtigen Dokumente und speichern Sie sie als PDF für die Zukunft, so können Sie immer darauf zugreifen. Recyclen Sie unnötige und unwichtige Papiere sofort.

Dieses Papier bleibt! Was Sie behalten sollten

Einige Unterlagen können Sie recht schnell entsorgen, andere sollten Sie jedoch gut aufbewahren:

• Originale, die Sie aufheben sollten: Gewerbeerlaubnis, Versicherungsschein 
• Kopien, die Sie aufheben und scannen sollten: Steuererklärung, Einkaufsbelege, Reparaturbelege, Arbeits- und Personalunterlagen, Projekte, freiwillige Arbeiten, persönliche Unterlagen
• Unterlagen, die Sie nach kurzer Zeit entsorgen können: Erklärung zur Krankenversicherung, 401(k), 529 Plan, IRA

Daten digital sichern – statt auf Papier

Ihre Firma von zu viel Papierkram zu befreien, ist eine gute Idee, wenn Sie auch daran denken, die wichtigen Daten zu speichern. Für die papierlose Speicherung der Daten gibt es zwei Lösungen:

1. Digitale Sicherung: Es gibt heutzutage viele Dienste, die eine digitale Datensicherung anbieten. Es braucht ein wenig Zeit, die Daten zu ordnen, aber Sie können eine durchsuchbare Datenbank einrichten, in der Sie leicht finden, was Sie suchen.
2. Datensynchronisierungs-Service: Durch eine regelmäßige Synchronisierung halten Sie alle Unterlagen auf beliebigen vielen Computern aktuell. Das heißt Sie können Ihre Daten auf mehr als einem Gerät sichern.

Papierlos zu werden, bedeutet nicht nur den Müll zu reduzieren, es hilft Ihrem Unternehmen auch Geld zu sparen und produktiv zu handeln. Wenn Sie es nicht schaffen komplett ohne Papier zu arbeiten, versuchen Sie zumindest den Verbrauch zu verringern.

(Quelle: metrofax.com)