Virtuelle persönliche Assistenten: Mehr Zeit für die schönen Dinge des Lebens!

Veröffentlicht am 9. November 2011 in der Kategorie Management & People Skills von

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mehr zeit für die schönen Dinge des lebens„Wer sich selbstständig macht, muss ein Arbeitstier sein“ – Die Vorstellung, dass man als Unternehmer ‚selbst und ständig‘ für alles zuständig ist, steht für die Masse außer Frage. Es sei denn, man baut das Unternehmen schnell auf mehrere Millionen Umsatz pro Jahr auf, verkauft es und lebt den Rest seines Lebens stressfrei von den Erlösen - so die Vorstellung.

Doch als Unternehmer ist es durchaus möglich, sogar deutlich weniger als im normalen Angestelltenverhältnis zu arbeiten – das beweisen die vielen Ausnahmen, die ihre Arbeit so organisieren und delegieren, dass ihnen mehr Zeit für die schönen Dinge im Leben bleibt. In diesem Artikel geht es darum, wie man mit Hilfe von virtuellen persönlichen Assistenten sein Unternehmen automatisieren kann, um nicht mehr „im“, sondern nur noch „am“ eigenen Unternehmen arbeiten zu müssen und so wichtige Zeit zurückzugewinnen.

Überblick über noch nicht automatisierte Aufgaben

In der Regel macht es Sinn, sich als erstes einen Überblick über die Tätigkeiten zu verschaffen, die noch nicht automatisiert sind, also Aufgaben, die vom Inhaber oder Geschäftsführer übernommen werden. Da die Zusammenarbeit mit virtuellen persönlichen Assistenten vor allem über das Internet läuft, müssen die Aufgaben auch von virtueller Natur sein. Ein virtueller persönlicher Assistent kann Ihnen keinen Kaffee machen, er könnte Ihnen nur einen bestellen. Je nachdem, in welcher Entwicklungsstufe sich das Unternehmen gerade befindet, sind in der Regel verschiedene Arten von Zeitfressern vorzufinden.

Ist das Unternehmen noch jung und hat keine beziehungsweise kaum eigene Angestellte, so werden zum Teil komplette Unternehmensbereiche noch mit vom Inhaber angeschoben. Insbesondere Gründer in der Startphase machen häufig noch alles selbst: von Marketing, Neukundenaufnahme, Kundenbetreuung, Leistungserbringung und Buchhaltung über Rechnungskorrekturen, Controlling, Recherchen, Networking, Community Management und unzählige weitere Aufgaben. Hat das Unternehmen bereits Angestellte, die viele dieser Funktionen übernehmen, so bleiben in der Regel dennoch einige zeitintensive Aufgaben an der Geschäftsführung hängen, die häufig nicht zu deren eigentlichem Kernarbeitsgebiet gehören. Terminkoordination und Standardmails beantworten sind nur zwei Standardbeispiele.

Definition der Funktionen

Hat man sich einen Überblick über die noch nicht automatisierten Tätigkeiten verschafft, werden im nächsten Schritt die Funktionen definiert. Ich persönlich finde es hilfreich, das Unternehmen beziehungsweise den jeweiligen zu automatisierenden Unternehmensbereich einmal im Flussdiagramm abzubilden und die anfallenden Aufgaben neben die einzelnen Stationen zu schreiben. Beispielsweise könnten neben dem Bereich ‚Recruiting‘ im Flussdiagramm Aufgaben wie „Jobanzeigen aufsetzen“, „Jobanzeigen einstellen“ und „Jobanzeigen regelmäßig aktualisieren“ stehen. Durch das Diagramm sieht man in der Regel schon recht gut, in welche Funktionen sich Aufgabenbereiche zusammen fassen lassen.

Im nächsten Schritt definiert man die Verantwortlichkeiten für jede Funktion, verfasst ein Tutorial zu dem Aufgabenbereich und beschreibt – ähnlich wie in einer Stellenausschreibung – kurz, welche Anforderungen an den virtuellen persönlichen Assistenten (VPA) gestellt werden, der die Aufgabe übernimmt. Ist dies getan, wendet man sich an den VPA-Anbieter seiner Wahl. In der Regel bekommt man den bestmöglichen Match zum eigenen Anforderungsprofil als Ansprechpartner. Man sollte jedoch abklären, dass man im Falle grundsätzlicher Abstimmungsschwierigkeiten mit einer Person einen anderen Assistenten zugeteilt bekommen kann.

In vielen Fällen sind VPA eine gute Möglichkeit, in kleinen und mittelständischen Unternehmen Prozesse zu automatisieren, das Unternehmen skalierbar zu machen und die Strukturen gleichzeitig schlank zu halten. Man darf jedoch nicht vergessen, dass VPA auch nur Menschen sind und keine Wunderwaffe. Insbesondere am Anfang sind Iterationen und eine gewisse Einarbeitungszeit zu erwarten, insbesondere bei komplexeren Aufgaben. Wer jedoch bereit ist, diesen Initialaufwand auf sich zu nehmen, der kann mittelfristig Zeit und Geld sparen.

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