Dynamische Moderation: So gestalten Sie Meetings effizienter! (Teil I)

Veröffentlicht am 14. Oktober 2011 in der Kategorie Management & People Skills von

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Dynamische Moderation: Besprechungen dynamischer und effektiver gestaltenDie Arbeits- und Kommunikationsprozesse in den Unternehmen sind heute viel dynamischer als früher. Das spiegelt sich in der Art, wie Besprechungen und Entscheidungsprozesse in ihnen moderiert werden, jedoch kaum wider. Dies führt bei hochqualifizierten und -motivierten Mitarbeitern regelmäßig zu Frust.

Noch immer gilt: Besprechungen in Unternehmen sind häufig eine Quelle von Zeitverschwendung, und die vorhandenen Ressourcen werden in ihnen nicht effektiv genutzt. Das liegt unter anderem daran, wie Besprechungen durchgeführt werden und wie sie in die Arbeitsabläufe eingebunden sind.

Häufig sind Besprechungen Bestandteil der Regelkommunikation in Unternehmen. Das heißt, mehrere „Experten“ mit unterschiedlicher Kompetenz sowie verschiedenen (Teil-)Aufgaben treffen sich regelmäßig, um Informationen auszutauschen, sich abzustimmen, gemeinsam Entscheidungen zu treffen und ihre Aktivitäten zu koordinieren. Das Ziel hierbei: die (Zusammen-)Arbeit koordinieren, um Synergien und den größtmöglichen gemeinsamen Output zu erzielen.

Erfolgreiche Teams wissen um die interdependente Natur ihres Zusammenwirkens. Sie wissen zudem, wie wichtig das wechselseitige Abstimmen und Koordinieren der Aktivitäten für den Teamerfolg ist. Entsprechend groß ist ihr Wunsch, Meetings so zu gestalten, dass zum Beispiel folgende Ziele erreicht werden:

  • sich besser kennen lernen,
  • neue Teammitglieder einbinden,
  • gemeinsame Ziele formulieren,
  • Meilensteine setzen,
  • Aktionspläne kreieren,
  • den Arbeitsfortschritt überwachen und visualisieren,
  • qualifiziertes Feedback über die Performance austauschen und
  • den Wirkungsgrad des gesamten Teams verbessern.

Klassische Moderationsmethoden stoßen an Grenzen

Um all diese Ziele zu erreichen, genügen die klassischen Moderationsmethoden vielfach nicht – unter anderem, weil sie in einer tayloristischen Art und Weise versuchen, den Kommunikations- und Entscheidungsprozess in der Gruppe in linear aufeinander aufbauende Teilschritte zu zergliedern. Damit werden sie weder der Komplexität der Aufgaben, noch der Komplexität des Beziehungsgeflechts in modernen Unternehmen gerecht.

Hinzu kommt: Je qualifizierter die Teilnehmer einer Besprechung sind, umso größer ist ihr Verlangen nach Mitbestimmung und konsensorientierten (Entscheidungs-)Verfahren, sowie nach mehr Verantwortung und Entscheidungsfreiräumen. Gerade für Unternehmen mit vielen hochqualifizierten Mitarbeitern gilt: Vielfach findet eine Art Umwälzung von der Basis her statt, der das Management teilweise hilflos gegenüber steht. Denn die hochqualifizierten „Spezialisten“ wollen nicht nur wahr- und ernstgenommen werden. Sie pochen regelrecht darauf, einbezogen zu werden.

Mit den klassischen Moderationsmethoden wie zum Beispiel der legendären Kartenabfrage gelingt dies nur begrenzt. Bei dieser Moderationsmethode wird der Moderationsprozess zumeist in folgende Teilschritte zergliedert:

  • Thema als Frage oder Aufgabe formulieren,
  • Problem definieren,
  • Ursachen analysieren,
  • Lösungsalternativen sammeln,
  • strukturieren
  • bewerten,
  • auswählen und
  • Maßnahmen definieren.

Bei Aufgabenstellungen, die sich durch eine geringe Komplexität auszeichnen, hat dieses standardisierte Verfahren, vielfach Vorteile – unter anderem, weil der Moderator diesen Prozess aufgrund seiner linearen Struktur einfach steuern kann. Anders ist dies bei komplexen Aufgabenstellungen, bei denen es zum Beispiel darum geht, ganz neue Problemlösungen zu entwerfen.

Im zweiten Teil des Artikels erfahren Sie, was bei der Moderation komplexerer Aufgabenstellungen zu beachten ist und wie eine dynamische Moderation durchgeführt werden kann.

Weitere Artikel dieser Serie:

Dynamische Moderation: So gestalten Sie Meetings effizienter! (Teil II)

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