5 Tipps für effizientes Informationsmanagement

Veröffentlicht am 9. August 2011 in der Kategorie Management & People Skills von

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Viele Unternehmen sehen Nachholbedarf beim eigenen Informationsmanagement. Hier erhalten Sie fünf Tipps, wie Sie Ihre Dokumente und Informationen besser in Ihre Geschäftsabläufe einbinden.

Einer Studie des Informationsdienstleisters Iron Mountain zufolge sind neun von zehn Firmen unzufrieden mit eigenen Geschäftsprozessen. Für die Studie befragt wurden rund 5.500 Unternehmensverantwortliche aus dem Bereich Informationsmanagement. Iron Mountain gibt fünf Tipps für einen effizienteren Umgang mit Informationen:

1. Informationen zugänglich machen

Machen Sie den Mitarbeitern den Zugriff auf relevante Daten so einfach wie möglich. Vermeiden Sie über interne Richtlinien, dass sich Kompetenzen überschneiden und unberechtigte Zugriffe erteilt werden.

2. Informationen digitalisieren

Sorgen Sie dafür, dass wichtige Dokumente kontinuierlich digitalisiert werden. So können Sie Informationen später einfacher finden und Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

3. Kopien reduzieren

Oft werden zu viele unnötige Kopien gemacht. Dabei geraten Akten durcheinander oder gehen verloren. Digitalisieren Sie wichtige Dokumente lieber, um zentralen Zugriff darauf zu ermöglichen – unabhängig vom Standort.

4. Notfallplan ausarbeiten

Stellen Sie sicher, dass der der laufende Geschäftsbetrieb auch im Notfall möglich ist. Schützen Sie dafür geschäftskritische Daten besonders, damit Sie darauf auch bei einem Datenverlust zugreifen können.

5. Abläufe einfach halten

Überprüfen Sie Ihre Abläufe im Umgang mit Informationen – und vereinfachen Sie diese bei Bedarf. Denn oft erfordert etwa die Freigabe von Dokumenten viel unnötige Bürokratie. Klare Zuständigkeiten sparen hier Zeit und Aufwand.

(uqrl)

(Quelle: www.ironmountain.de)

(Bild: © Pixel – Fotolia.com)