Was habe ich eigentlich den ganzen Tag gemacht? (Teil I)

Veröffentlicht am 9. Juni 2011 in der Kategorie Management & People Skills von

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Kennen Sie das? Ihr Arbeitstempo wird immer höher und trotzdem bleiben am Ende des Bürotages Aufgaben liegen, die Sie „irgendwie“ nicht schaffen. Die Anzahl der Aufgaben und Verpflichtungen wächst unmerklich. Und immer öfter ist die Bemerkung „Irgendwie weiß ich gar nicht so genau, was ich eigentlich den ganzen Tag gemacht habe“, zu hören. Vielleicht geht es Ihnen auch so, dass Sie das Gefühl haben, es müsste an Ihnen liegen, dass Sie Ihr Tagesgeschäft nicht mehr so leicht abgearbeitet bekommen wie noch vor zwei Jahren? Doch stimmt das eigentlich? Ein Grund für diese Situation könnten zu viele unerkannte „sowieso-Aufgaben“ sein.

Von Wera Nägler

Unmerklich kommen viele ständige Aufgaben dazu

Was meine ich mit „sowieso-Aufgaben“? Ich verdeutliche es an einem Beispiel: Eine Sachbearbeiterin arbeitet seit zwei Jahren an ihrem Arbeitsplatz. Nach und nach sind immer mehr kleine Aufgaben hinzugekommen. Beispielsweise ist sie jetzt dafür zuständig, den Zählerstand des Kopierers monatlich an den Servicedienst zu mailen. Keine große Aufgabe. Früher wurde bei den wöchentlichen Meetings die Rolle des Protokollanten gewechselt. Als durch Krankheit ein Engpass war, machte sie den Vorschlag, das Protokoll zu vereinfachen. Vorher hatte der jeweilige Protokollant handschriftlich mitgeschrieben, es später abgetippt, verteilt und abgelegt. Sie schlug vor, während der Besprechung alles gleich in ein Textdokument einzugeben.

Dieses Vorgehen wurde zum neuen Standard. Dabei wurde sie zur festen Protokollantin, da andere Kollegen sich nicht in der Lage sahen, gleichzeitig zu tippen und mitzudiskutieren. Die Zeit für die Feinarbeit am Protokoll und das Verteilen berücksichtigt die Sachbearbeiterin bei ihrer Tagesplanung jedoch nicht. Denn sie denkt (fälschlicherweise): „Ich erledige ja alles in der Besprechung“. Früher hat sie alle sechs Wochen Protokoll geführt und dafür eineinhalb Stunden in ihrer Tagesplanung vorgesehen. Für die wöchentliche „sowieso-Aufgabe“ des Protokolls plant sie jetzt keine Arbeitszeit mehr ein, obwohl dies auf den gleichen Zeitraum gemessen drei Arbeitsstunden ergibt.

Die Routine-Falle besteht aus lauter „sowieso-Aufgaben“

Diese Beispiele könnten für die meisten Arbeitsplätze weiter ausgeführt werden. Von der wöchentlichen Kontrolle, welches Büromaterial benötigt wird bis zur Organisation der Bewirtung. Auch das Pflegen der Webseite „mal eben“ gehört dazu. Die Merkmale dieser „sowieso-Aufgaben“ sind:

  • Es sind wiederkehrende Aufgaben.
  • Sie wirken erst einmal wie eine „Kleinigkeit“, die man leicht „nebenbei“ „mitmachen“ kann.
  • Die Aufgaben sind oft nicht schwierig, nicht anspruchsvoll und in sich nicht zeitaufwändig.
  • Sie werden oft erteilt mit dem Hinweis „Sie machen doch sowieso schon xy, dann können Sie doch auch gleich noch zz machen“.
  • In der Summe sind die Aufgaben der „Routine-Falle“ oft die Zeit, die am Ende des Tages fehlt.

Warum „sowieso-Aufgaben“ nicht unvorhergesehene Aufgaben sind

Bitte verwechseln Sie solche „sowieso-Aufgaben“ nicht mit Unvorhergesehenem. Unvorhergesehene Aufgaben sind beispielsweise technische Probleme, Ausfall von Kollegen und unerwarteter Kundenbesuch. Dafür sollten Sie bei Ihrer Tagesplanung optimalerweise einen Zeitpuffer einplanen. Eine sehr allgemeine Empfehlung lautet beispielsweise: 60 Prozent der täglichen Arbeitszeit sind für die Erledigung von Aufgaben und Terminen vorgesehen, während 40 Prozent der Zeit für unvorhergesehene Vorfälle einzuplanen sind. Mit solch einem Zeitpuffer können Sie flexibel auf unerwartete Anforderungen von Außen durch Vorgesetzte, Kunden oder Kollegen reagieren.

Doch „sowieso-Aufgaben“ sind überhaupt nicht unvorhergesehen, denn sie sind ja bekannt. Auch Routineaufgaben, für deren Bearbeitung Sie Zeit einplanen, sind keine „sowieso-Aufgaben“. Wenn einmal monatlich eine Statistik zu führen ist, die Sie dann in der Tagesplanung mit zwei Stunden berücksichtigen, ist dies eine konkrete Aufgabe.

Weitere Artikel dieser Serie:

Was habe ich eigentlich den ganzen Tag gemacht? (Teil II)

(Das Buch zum Artikel: Alles im Griff)

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