Externe Berater: Risiko oder Bereicherung?

Veröffentlicht am 8. April 2011 in der Kategorie Management & People Skills von

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In Marketing und Vertrieb wird regelmäßig mit externen Beratern zusammengearbeitet. Als Marketing- oder Vertriebsleiter erhoffen Sie sich für die Investition in externe Berater, dass Ihr Projekt früher, schneller, effizienter und/oder erfolgreicher durchgeführt wird als ohne externe Unterstützung. So viel zu den Erwartungen an externe Berater. Und so viel zur Theorie.

In der Praxis sieht das leider häufig anders aus. Das belegt nun auch eine aktuelle Befragung von Führungskräften in Deutschland und der Schweiz.* Danach verlaufen mehr als ein Drittel aller Projekte mit Beratern nicht zur Zufriedenheit der Auftraggeber. Wenn man sich die genannten Gründe für die Unzufriedenheit der Führungskräfte ansieht, fühlt man sich schnell an eigene Projekte mit Beratern erinnert:

Der Auftraggeber ist unzufrieden mit dem Projekt, weil*

  • keine konkreten Ergebnisse erarbeitet wurden (87%).
  • die erarbeiteten Ergebnisse nicht umsetzbar waren (76%).
  • die Ergebnisse nur mit massiven Kostenüberschreitungen erzielt werden können (67%).
  • das Projekt keine neuen Erkenntnisse liefert (66%).
  • die Ziele nicht erreicht wurden (64%).
  • die Ergebnisse nur mit massiven Terminüberschreitungen erzielt werden können (55%).
  • die Ergebnisse zum Zeitpunkt ihrer Einführung bereits obsolet sind (49%).

Zusammengefasst führten die hier bemängelten Beratungsprojekte zu unbrauchbaren Ergebnissen, überhöhten Kosten und/oder Zeitverschwendung – keine Rede also von „früher, schneller, effizienter oder erfolgreicher“. Kein Wunder, dass das Vertrauen in externe Berater leidet und die Bereitschaft für die Vergabe von Beratungsaufträgen sinkt. Gerade in Zeiten enger Budgets und strikter Zielvorgaben kann es sich kein Marketing- oder Vertriebsleiter mehr erlauben, wichtige Projekte mit Beratern in den Sand zu setzen.

Dennoch bleibt die „richtige“ Zusammenarbeit mit den „richtigen“ Beratern sehr wertvoll für die Verantwortlichen. Daher gilt es, an den Ursachen für fehlende Projekterfolge ansetzen, um diese zukünftig vermeiden zu können. In einigen dieser Punkte ist das Unternehmen selbst, also die Geschäftsleitung, der Projektleiter oder das gesamte Projektteam gefragt.

Es liegt nicht allein am „schlechten“ Berater. Es sollte auch daran gearbeitet werden, die interne Projektumsetzung zu verbessern. Die Auswahl des „richtigen“ Beraters spielt dabei eine große Rolle. Um die ermittelten Ursachen für fehlgeschlagene Beraterprojekte zu vermeiden, sollten Sie bei der Beraterauswahl zukünftig auf folgendes achten:

Ihr Berater sollte

  • konzeptionell stark und erfahren sein, um Ihnen ein durchdachtes Gesamtkonzept mit Zeitplan und Meilensteinen zu liefern. Prüfen Sie, wie weit der Berater in der Lage ist, ein vollständiges und konkretes Konzept bis zur Umsetzungsreife zu erstellen. Standardisierte, fertige Konzepte, die er/sie bereits in anderen Unternehmen umgesetzt hat, sprechen nicht für konzeptionelle Erfahrung, sondern nur für Schema F.
  • Ihnen ein laufendes Projektcontrolling zusichern, d. h. Sie auch in der Einführungs- und Umsetzungsphase Ihres Projektes begleiten.
  • eine klare Spezialisierung auf Ihre Projektaufgabe / Ihren Verantwortungsbereich aufweisen - also besser Marketing- oder Vertriebsspezialist statt Allround-Berater.
  • Wert auf eine klare Projektpositionierung legen, damit das Projekt von Anfang an vom Management bis zum Mitarbeiter richtig eingeführt wird. Ein guter Berater lässt Sie mit dieser Aufgabe nicht allein.
  • Ihre Projektleitung bei Managementpräsentationen unterstützen wollen und können.
  • Erfahrungen in der Erwartungsermittlung und im Erwartungsmanagement haben, um alle im Projekt aufeinander treffenden Erwartungen zu berücksichtigen. Hier muss der Berater in der Lage sein, seinen Vorteil des Externen zu spielen, denn ein Interner reibt sich hier auf.
  • Wert auf eine klare Zielformulierung zum Projektstart legen – Ihnen also von Anfang an zig Fragen stellen, bis er Ihre Ziele wirklich verstanden und Ihnen eine klare Formulierung entlockt hat.
  • in der Lage sein, eine professionelle Projektkommunikation durchzuführen. Kommunikation ist ein Handwerk, das man lernen kann, aber auch erlernen muss. Ein Berater sollte Sie unbedingt auch hierin kompetent beraten können.
  • eine wichtige Aufgabe auch darin sehen, Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter im Projekt mitzunehmen, denn das gehört zu einem erfolgreichen Projekt unbedingt dazu. Gute Berater haben umfangreiche Erfahrungen auf diesem Gebiet und können Sie konkret darin unterstützen.
  • Erfahrung in Ihrer Projektaufgabe haben, um zu wissen, was tatsächlich wie viel Zeit benötigt und Ihnen eine realistische Zeitplanung liefern zu können.
  • ein professionelles Projektmanagement betreiben und erfahren in der Durchführung auch großer, komplexer und langfristiger Projekte haben.

Das sind eine ganze Menge Punkte, auf die sie achten sollten und es scheint, als würde die Auswahl des „richtigen“ Beraters immer komplizierter. Wenn es Ihnen jedoch gelingt, sich auf diese Kriterien zu konzentrieren, wird Ihr nächstes Projekt erfolgreicher sein. Das setzt voraus, dass Sie sich von den gewohnten Kriterien für die Beraterauswahl frei machen:

  • Ich kenne den Berater persönlich.
  • Mir wurde der Berater empfohlen.
  • Der Berater hat Erfahrungen in meiner Branche.
  • Es handelt sich um einen namhaften Berater (große Beratungsgesellschaft, viele Veröffentlichungen o. ä.).

Diese klassischen Kriterien vermitteln gefühlte Sicherheit bei der Auftragsvergabe. Doch leider sagen sie nichts darüber aus, inwieweit ein Berater die o. g. wichtigen sachlichen Kriterien erfüllt. Allenfalls wird es dadurch leichter, den Berater auf diese Kriterien hin zu prüfen. Dafür ist aber leider auch die Gefahr größer, sich schließlich doch von den scheinbar sicheren Kriterien blenden zu lassen.

Unser wichtigster Tipp daher: Machen Sie sich frei von diesen emotionalen Auswahlkriterien und wählen Sie Ihre Berater ausschließlich nach rein sachlichen und fachlichen Kriterien aus. Dann werden Sie mit Ihren Projektergebnissen ganz sicher zufriedener sein, als die in der Studie befragten Führungskräfte.

*Quelle: Wirtschaftswoche Nr. 36 vom 06.09.2010, Führungskräftebefragung durch Cardea

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