Firmennetzwerk: So gestalten Sie Ihre IT-Struktur flexibel!

Veröffentlicht am 15. Dezember 2010 in der Kategorie IT & Technik von

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Wer ein neues Unternehmen gründet, muss eine Reihe von wichtigen Entscheidungen treffen. Ein schwieriges Thema ist die IT-Struktur, denn sie verursacht oft hohe Kosten und ihr Aufbau nimmt viel Zeit in Anspruch. Zudem verfügen die meisten Firmengründer selbst nicht über genug technisches Know-How und müssen Experten hinzuziehen.

Probleme lassen sich trotzdem nicht immer vermeiden. Oft stellt sich erst im Nachhinein heraus: Die gewählte Lösung ist nicht flexibel genug, funktioniert nicht wie erwartet oder verursacht zu hohe laufende Kosten. Ein Grund mehr, schon bei der Firmengründung vorauszuschauen. Wie soll sich das Unternehmen in Zukunft entwickeln? Welche Hardware und Software hilft mir bei dieser Entwicklung, anstatt Probleme zu verursachen?

Vernetzung ist hierbei ein zentrales Thema. Wie stellt man sicher, dass alle Firmen-PCs Zugriff auf die gleichen, aktuellen Daten wie Tabellen und Präsentationen haben? Wer soll überhaupt welche Daten einsehen können? Und wenn Microsoft Outlook für die Kommunikation, Terminplanung und Adressverwaltung genutzt wird: Wie kommen E-Mails, Kalender und Adressen auf alle Rechner?

Firmennetzwerk: Ein eigener Server ist kein Muss

Eine Möglichkeit, diese Fragen zu lösen, ist eine klassische Client-Server-Struktur: Auf einem zentralen Computer, dem Server, werden alle Unternehmensdaten gespeichert. Die übrigen Rechner, die Clients, greifen über das Firmennetzwerk darauf zu. Doch ist dies immer mit hohen Kosten verbunden. Der Server ist nicht nur teuer in der Anschaffung. Auch die Wartung durch einen Fachmann kostet immer wieder Geld.

Alternativen bieten hier Softwarelösungen für einen automatischen Datenaustausch. Sie können einen Server ersetzen, indem sie zwischen den Firmen-PCs ein Peer-to-Peer-Netzwerk aufbauen. Das bedeutet: Im Gegensatz zu einem Client-Server-Netz sind hier alle Rechner quasi gleichberechtigt. Egal, wo Daten verändert werden, die Aktualisierung erfolgt auf allen anderen Computern automatisch. Neben Computerzeitschriften wie c't informiert der Blog „Datenaustausch“ über Neuigkeiten und Problemlösungen zu diesem Spezialthema.

Netzwerkeinrichtung für Anfänger

Ein weiterer Vorteil: Für die Installation einer Synchronisations-Software sind in der Regel weit weniger Expertenkenntnisse nötig als zum Einrichten eines Servers. Auch Laien können solch eine intuitiv bedienbare Software in wenigen Schritten installieren. Anschließend legen sie selbst fest, welche Daten zwischen welchen Rechnern synchronisiert werden sollen. Das können entweder ausgewählte Windows-Ordner sein mit wichtigen Dokumenten, Vorlagen oder ähnlichem, oder Outlook-Ordner wie Posteingang, Kalender oder Kontakte.

Nach dieser Auswahl findet der Datenaustausch automatisch im Hintergrund statt. Der Nutzer muss sich darum also nicht weiter kümmern. Auch eine Rechtevergabe ist bei manchen Lösungen integriert, falls bestimmte Mitarbeiter Daten zwar ansehen, aber nicht ändern dürfen.

Firmennetzwerk: Zugriff auf aktuelle Daten auch von unterwegs

Mit bestimmten Software-Lösungen ist eine hoch verschlüsselte Datenübertragung über das Internet möglich. Dann spielt es keine Rolle, von wo aus man auf aktuelle Firmendaten zugreifen möchte. Ein Datenaustausch mit Teamkollegen kann praktisch überall auf der Welt passieren, wo der Nutzer online gehen kann.

Als besonders praktisch erweist sich eine derartige Softwarelösung für Unternehmer, die viel unterwegs sind und zur Kommunikation Notebooks nutzen. Wer in der Bahn, auf dem Flughafen oder bei einem Kundentermin aktuelle Daten abrufen möchte, hat diese über eine Synchronisations-Software stets verfügbar. Sind mindestens zwei Rechner aus dem Peer-to-Peer-Netzwerk gleichzeitig online, ist nicht einmal eine Zwischenspeicherung auf externen Servern notwendig. Alle Daten bleiben dann auf den firmeneigenen Rechnern gespeichert und nirgendwo sonst.

Flexible Softwarelösung erleichtert Projektarbeit

Für viele Firmen ist es wichtig, beim Austausch von Daten gelegentlich Externe einbeziehen zu können. Das können freie Mitarbeiter sein, die für einzelne Aufträge gebucht werden, Partnerfirmen oder auch Kunden, mit denen man Projekte durchführt. Der stete Zugriff auf aktuelle Daten vermeidet unangenehme Fehler und Missverständnisse, beispielsweise im Austausch von Dokumenten oder bei der Terminkoordination.

Nutzt eine der beteiligten Firmen bereits einen Server, muss dies kein Hindernis darstellen. Es gibt zum Beispiel bereits Software-Lösungen am Markt, die Exchange-Daten mit externen Computern abgleichen, ohne dass ein direkter Zugriff auf den Server gegeben sein muss. Eine Kollaborations-Software dieser Art bietet daher auch speziell bei Projektarbeit viel Flexibilität.

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