Interview: So optimieren Sie Ihre IT-Prozesse!

Veröffentlicht am 19. Januar 2010 in der Kategorie IT & Technik von

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Interview: So optimieren Sie Ihre IT-Prozesse!Ob Hardware, Software, Kundenbeziehungsmanagement oder Sicherheit: Etliche kleine und mittelständische Unternehmen sind weit davon entfernt, ihre IT- und Technik-Prozesse optimal zu gestalten.

Unternehmer.de fragte beim IT-Experten Nawid Tabibi nach: Wie kann ich meine IT-Prozesse optimieren?

Herr Tabibi, welche drei Punkte sollte ich als Unternehmer beachten, um einen reibungslosen Ablauf meiner IT-Prozesse gewährleisten zu können?

Nawid Tabibi: 1. Aufbau von eigenem Know-how: Die IT ist für die meisten Unternehmer ein undurchsichtiger Dschungel aus vielen Anglizismen. Daher ist es ratsam, sich zu den wichtigsten Prozessen im Unternehmen eigenes Know-how aufzubauen. Holen Sie sich auch die Meinung verschiedener Vertrauenspersonen ein, um sich ein eigenes Bild machen zu können.

2. Die Nutzung gängiger Software: Beim Aufbau oder einer Erneuerung von IT-Prozessen und -Strukturen kann in der Regel eine gängige Software an die Unternehmensprozesse angepasst werden, oder es wird eine neue Software von Grund auf in Eigenproduktion maßgeschneidert. Gerade hier gilt es sorgfältig abzuwägen, wobei in den meisten Fällen sicherlich die Anpassung gängiger Software die günstigere sowie zukunftsorientiertere Alternative ist. Eigenentwicklungen machen in vielen Fällen eigene Mitarbeiter unentbehrlich. Fallen diese Mitarbeiter aus, könnte das Unternehmen im Worst Case zu einer kompletten Neuentwicklung gezwungen sein. Ein weiterer Vorteil der Nutzung gängiger Software ist die stetige Weiterentwicklung und Verbesserung des Produktes durch den Anbieter.

3. Sicherung/Ausfallsicherheit/Worst Case Planung: Unternehmer sollten darauf achten, dass eine regelmäßige Sicherung aller unternehmenskritischen Daten stattfindet. Auch sollte für wichtige Prozesse eine Ausfallsicherheit vorhanden sein. Je wichtiger ein Prozess, umso wichtiger ist es, eine Redundanz zu gewährleisten. Wird aus Kostengründen auf eine vollständige Redundanz verzichtet, so ist es wichtig, die Schwachstellen zu kennen, um sofort Gegenmaßnahmen einleiten zu können. So können Kosten gespart und im Worst Case die Ausfallzeit reduziert werden.

Welche IT-Bereiche sollte ich auf jeden Fall in die Hände eines Experten geben und um welche kann ich mich selbst kümmern?

nawidNawid Tabibi: Gerade hier ist es eine Frage der Unternehmensgröße. Kleine Unternehmen bzw. Kleinstunternehmer sollten auf eine große IT-Infrastruktur grundsätzlich verzichten und geeignete Anbieter von web-basierten Lösungen suchen. Software-as-a-Service (SaaS) ist hier das große Schlagwort. SaaS bietet den Unternehmen die Möglichkeit, unter Entrichtung einer Gebühr die Software über das Internet in dem Browser zu nutzen. So werden weitere Kosten wie die Anschaffung von Hardware und Servern komplett eingespart. Außerdem kann von überall auf die Software zugegriffen werden, es werden lediglich eine Internetverbindung und ein Browser benötigt.

Prinzipiell gilt: je wichtiger ein Prozess für die eigene Wertschöpfung ist, desto wichtiger ist es auch, eigenes (in-house) Know-how dazu aufzubauen. Für weniger aufwändige oder standardisierte Prozesse ist ein guter und zuverlässiger Dienstleister meist die günstigere Alternative. So ist es für die meisten Unternehmen unrentabel, Aufgaben wie Server-Hosting oder -Administration über das eigene Personal abzudecken.

Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch, dass Sie beim Outsourcing nicht nur die Aufgaben an einen externen Dienstleister übertragen, sondern damit auch die Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf der Prozesse. In dem SLA (Service Level Agreement) müssen daher neben den Aufgaben und Tätigkeiten auch die Reaktionszeiten bei Ausfall oder eventuelle Vertragsstrafen festgehalten werden.

Thema Unternehmenskosten: In welchen IT-Bereichen bietet sich mir das größte Einsparpotential?

Nawid Tabibi: Dies ist natürlich auch von der Struktur und Größe des Unternehmens abhängig. Generell sollten Kosteneinsparungen nicht als zeitlich begrenztes Projekt gesehen, sondern als kontinuierliches Programm angelegt werden.

Allgemein lässt sich im Bereich der Software-Lizenzen enorm sparen. Die meisten kostenpflichtigen Programme haben einen kostenlosen Open-Source-Konkurrenten. Alles, was es hierzu braucht, ist eine gewisse Offenheit gegenüber neuen Programmen. So lässt sich pro Arbeitsplatz durch den Einsatz von OpenOffice gegenüber Microsoft Office über 400 Euro sparen.

Ein weiterer Bereich ist die Prüfung von Dienstleistungsverträgen auf die aktuellen Anforderung. So sollten Verträge regelmäßig dahingehend geprüft werden, ob die Anforderungen bzw. Vertragsstrafen noch sinnvoll sind. Häufig lassen sich SLAs für weniger kritische Prozesse entschärfen, gerade im Bezug auf die Vertragsstrafen oder die Reaktionszeiten. Dadurch sinken meist auch die Preise.

Welche IT-Sicherheitsvorkehrungen sind ein Muss?

Nawid Tabibi: Grundsätzlich sollte jeder Arbeitsplatz mit einem Anti-Viren-Scanner ausgestattet sein. Idealerweise hilft das Programm auch gegen Schadsoftware wie Spy- oder Malware. Auch gilt es darauf zu achten, dass sämtliche Software auf den Arbeitsrechnern stets auf dem aktuellsten Stand sind. Durch das regelmäßige Einspielen von Software-Updates werden bekannte Sicherheitslücken geschlossen. Es ist wichtig zu verstehen, dass jeder in IT-Sicherheit investierte Cent eine gute Investition ist. Es gibt nur wenige Bereiche in der IT, welche so wenig beachtet werden wie die Sicherheit.

Herr Tabibi, wir bedanken uns für dieses Gespräch!

Nawid Tabibi ist Projektleiter bei der Marktplatz Mittelstand GmbH & Co. KG.

(Bild: © Maria.P. - Fotolia.com)