ERP-Systeme im Bestellprozess: Daten-Erfassung, Automatisierung, Dateiformate

Veröffentlicht am 20. Januar 2014 in der Kategorie IT & Technik von

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ERP-Systeme im Bestellprozess: Daten-Erfassung, Automatisierung, Dateiformate Die Geschäftswelt ist in Plauderstimmung. Kooperationen werden aufgebaut, Unternehmen schließen sich zusammen, Geschäftsbeziehungen intensivieren sich – national und international. Wir wachsen enger zusammen, und das heißt zugleich: Immer mehr Daten fließen hin und her. Damit Geschäftspartner reibungslos miteinander kommunizieren können, müssen Daten zuverlässig elektronisch übertragen werden. Besonders mittelständische Unternehmen rüsten deshalb IT-technisch auf.

Unternehmen müssen ihre Geschäftsprozesse optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Hohe Datenqualität spielt dabei eine zentrale Rolle. Denn nur mit „sauberen“ Daten gehen die Abläufe zuverlässig und sicher über die Bühne – und das schafft zufriedene Kunden. Eine im Juli veröffentliche Studie zeigt: Für Mittelständler ist es ein entscheidender Wettbewerbsfaktor, dass innovative IT-Lösungen die einzelnen Geschäftsprozesse unterstützen. Es führt also kein Weg daran vorbei, dass sie langfristig und nachhaltig in ihre IT-Infrastruktur investieren.

Prozesse mit Format

Täglich empfangen Unternehmen elektronische Daten von Kunden, Dienstleistern und anderen Partnern. Die Herausforderung: Eingehende Daten kommen in unterschiedlichen Formaten an, das Zielsystem kann sie zunächst nicht lesen. Deshalb muss die Information umgewandelt werden, um sie in die Unternehmensprozesse zu integrieren.

Früher gaben die Mitarbeiter beispielsweise eingehende Bestelldaten, die per Fax ankamen, manuell ins Enterprise Resource Planning (ERP)-System ein. Dort wurden sie verarbeitet. Es konnte schnell passieren, dass sich in diesem Prozess ein Fehler einschleicht: Eine Kommastelle verrutscht oder die Kundenadresse wird falsch übertragen. Besonders bei unternehmenskritischen Prozessen können solche „Flüchtigkeitsfehler“ enorme Kosten verursachen.

Deshalb haben sich viele Unternehmen entschieden, den gesamte Bestellprozess zu automatisieren: Sie binden die Kunden und Partner über elektronische Datenübertragung (EDI) an das eigene IT-System an. Eine Software decodiert die eingegangen Bestelldaten und überträgt sie in die unternehmensinterne Datenbank. Von dort aus fließen sie direkt ins ERP-System. Folgende Daten beispielsweise werden automatisiert ausgetauscht:

  • Auftragsbestätigung
  • Rechnungsstellung
  • Lagerbestände
  • Transportstatus

Entscheidend ist, dass die Formate bei jedem Schritt zuverlässig konvertiert werden und Fehler bei der Dateneingabe vermieden werden.

Sprechen Sie EDIFACT?

Die IT-Infrastruktur ist nicht in allen Unternehmen so ausgelegt, dass sie auch seltene Formate in die Abläufe integrieren kann. Gewisse EDI-Standard-Formate, die Unternehmen international einheitlich anwenden – beispielsweise EDIFACT – haben sich mittlerweile durchgesetzt. Parallel dazu bestehen allerdings branchen- und länderspezifische Formate sowie unzählige Inhouse Formate, die sich von Firma zu Firma unterscheiden. Bindet ein Unternehmen beispielsweise einen neuen Kunden aus Asien über EDI an, stellt sich die Frage, wie sich das Format, das der Kunde verwendet, integrieren lässt.

Selbst ist das System

Idealerweise sollten die Mitarbeiter der IT-Abteilung neue Schnittstellen selber anbinden können, also unabhängig von einem externen Dienstleister. Dies ist kostengünstiger, sicherer und schneller, zudem unterstützen die meisten Schnittstellen unternehmenskritische Prozesse, die ein Unternehmen nicht aus der Hand geben möchte.

Das Know-How für Kodierungen, Scriptsprachen oder Java-Programmierungen ist allerdings nicht in jedem mittelständischen Unternehmen vorhanden. Eine IT-technische Lösung für den elektronischen Datenaustausch sollte deshalb so angelegt sein, dass keine Programmierkenntnisse erforderlich sind.

Den Überblick behalten

Je mehr Kunden oder Partner angebunden sind, desto mehr Schnittstellen sind vorhanden. Um nicht den Überblick zu verlieren ist es wichtig, diese zentral zu verwalten. In vielen mittelständischen Unternehmen wird noch für jeden Kunden manuell eine eigene Schnittstelle programmiert. Ein solcher Prozess kostet Zeit und ist anfällig für Fehler. Jede Änderung sollte dokumentieren werden, um einen durchsichtigen Ablauf zu schaffen. Nur so können die Mitarbeiter der IT-Abteilung flexibel reagieren, wenn Schnittstellen angepasst werden müssen oder Fehler in der Datenübertragung auftreten.

Nicht nur draußen, auch drinnen

Auch die internen Systeme in einem Unternehmen kommunizieren ständig miteinander. Täglich fließen Daten zwischen dem ERP-System und beispielsweise dem Kundenmanagement oder dem Webshop hin und her, die Buchhaltung korrespondiert mit dem Vertrieb und die Auftragsannahme mit dem Lager. Auch hier kann ein Fehler in der Dateneingabe hohe Kosten verursachen, umso wichtiger ist ein korrekter Ablauf.

Ein automatisierter Datenaustausch sowohl zwischen als auch innerhalb von Unternehmen verbessert das Datenmanagement und erhöht die Datenqualität. Die IT-Mitarbeiter registrieren Fehler in der Datenübertragung sofort und können sie selbstständig korrigieren. Jeder Schritt wird dokumentiert und ist nachvollziehbar, Datenredundanz verschwindet.